Littmann/Bitz/Pust, Das Einkommensteuerrecht, EStG § 3 S ... / he) Übernachtungs- und Reisenebenkosten

Rn. 697

Stand: EL 169 – ET: 12/2023

Übernachtungskosten waren die tatsächlichen Aufwendungen, die dem ArbN für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstanden.

Rn. 697a

Stand: EL 169 – ET: 12/2023

Benutzte der ArbN ein Mehrbettzimmer, so waren,

• wenn nur er zu seinem ArbG in einem Dienstverhältnis stand, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers entstandenen Kosten maßgeblich;
• wenn auch der andere ArbN eine Auswärtstätigkeit durchführte, die tatsächlichen Unterkunftskosten gleichmäßig aufzuteilen.

(H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.7 Abs 1 S 2, 3 LStR 2011).

Rn. 698

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Wies der ArbN durch einen Zahlungsbeleg nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung aus und ließ sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, war der Gesamtpreis zu kürzen um

• 20 % für Frühstück
• jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.7 Abs 1 S 4 LStR 2011).

Rn. 698a

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Der Grund für diese Kürzung lag darin, dass zB das Frühstück zu den Verpflegungsmehraufwendungen gehörte.

Die Erstattungsgrenzen waren (H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.7 Abs 3 LStR 2011 mit weiteren Einzelheiten):

Übernachtung im	Maximal erstattungsfähig pro Tag in EUR
Inland	20
Ausland	grds die Pauschbeträge (BMF vom 17.12.2009, BStBl I 2009, 1601)

Rn. 699

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Reisenebenkosten waren zB (vgl H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.8 Abs 1 LStR 2011):

• Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck sowie Reisegepäckversicherungen, soweit sich der Versicherungsschutz auf eine beruflich bedingte Abwesenheit von einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte beschränkte (s dazu BFH BStBl II 1993, 519; 1994, 256; 1995, 744; 2000, 406; außerdem konnten nur solche Reisenebenkosten steuerfrei ersetzt werden, die WK gewesen wären, BFH BStBl II 1994, 256). Deckte die Reisegepäckversicherung sämtliche Reisen des ArbN ab, konnte die Prämie in einen steuerfrei ersetzbaren beruflichen und in einen nicht steuerfrei ersetzbaren privaten Teil aufgeteilt werden, wenn der Versicherer eine Auskunft über seine Prämienkalkulation erteilte, die eine Aufteilung ohne weiteres ermöglichte; keine Aufteilung erfolgte, wenn der ArbN nur sporadisch oder gar keine Dienstreisen durchführte (BFH BStBl II 1993, 519); anders lag der Fall aber bei den Kosten für eine Gruppenkrankenversicherung, s Rn 702;
• Kosten für Telefonate und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem ArbG oder dessen Geschäftspartner;
• Kosten für Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen waren;
• Kosten für Unfallversicherung, soweit sie Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdeckten (BFH BFH/NV 1999, 1411); daher war (so BMF vom 17.07.2000, DStR 2000, 1262) der auf Unfälle bei Dienstreisen entfallende Betrag, den der ArbG übernahm, eine steuerfreie Vergütung von Reisenebenkosten, im Übrigen stpfl Arbeitslohn. Das BMF aaO ließ eine Zuordnung von 40 % des auf den beruflichen Teil der Unfallversicherung entfallenden Beitragsteils als steuerfreie Reisekostenvergütung zu;
• Kosten für Kreditkarten, wenn die Kreditkarte vom ArbN ausschließlich zur Abrechnung von Reisekosten und Auslagenersatz eingesetzt wurde. Hierfür war es nach Ansicht der FinVerw (BMF vom 29.09.1998, DStR 1998, 1794; FM Brandenburg vom 19.12.1996, FR 1997, 193; OFD Koblenz vom 04.02.1997, BB 1997, 613; kritisch dazu E. Schmidt, BB 1997, 610) erforderlich, dass der ArbG auf den monatlich vorgelegten Kreditkartenabrechnungen sämtliche dort ausgewiesenen Transaktionen iRd Reisekostenabrechnung kontrolliert und die Kreditkartenabrechnung zum Lohnkonto nahm. Wurden mit der Kreditkarte auch andere Umsätze als Reisekosten oder Auslagenersatz ausgeführt, so konnte nur der Anteil der übernommenen Kreditkartengebühr nach § 3 Nr 16 EStG aF steuerfrei bleiben, der dem Volumenanteil der abgebuchten Beträge für Reisekosten und Auslagenersatz an den gesamten Abbuchungen entsprach;
• ggf auch der Wertverlust aufgrund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen, die der ArbN auf seiner Reise verwenden musste, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruhte (s dazu BFH BStBl II 1994, 256: Wertersatz darf nicht für private Wertsachen oder sonstige Wertgegenstände, die nicht mit den beruflichen Erfordernissen der konkreten Dienstreise eindeutig zusammenhingen, gewährt worden sein).

Rn. 700

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In Höhe der tatsächlich entstandenen Reisenebenkosten konnte der ArbG seinem ArbN die Aufwendungen steuerfrei nach § 3 Nr 16 EStG aF erstatten (Pauschbeträge gab es hier nicht, s H 3.16 EStH 2010 iVm R 9.8 Abs 1 Nr 3, Abs 3 S 1 LStR 2011), zB auch für Unfallkosten, soweit der ArbN keinen Drittersatz erhielt.

Rn. 701

Stand: EL 169 – ET: 12/2023

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