Mandanteninformationen: Die neue E-Rechnungspflicht - Das kommt auf Sie zu

Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an Mandanten und gibt einen ersten Überblick über die neue E-Rechnungspflicht.

Hinweis: Weitergabe von Mandanteninformationen

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

Anschreiben

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	[Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …
	[Datum]
Thema: Die neue E-Rechnungspflicht – Das kommt auf Sie zu

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

nach langen und zähen Verhandlungen wurde Ende März 2024 das Wachstumschancengesetz endgültig verabschiedet. Neben einigen Vorhaben zur Entlastung von Unternehmen beinhaltet das Gesetz auch eine Neuregelung zur Rechnungsstellung, auf die Sie sich jetzt schon vorbereiten sollten: Die neue E-Rechnungspflicht.

Was wurde beschlossen?

Zukünftig werden alle Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland (inkl. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind, von der neuen E-Rechnungspflicht erfasst. Damit sind Business-to-Business-Umsätze zukünftig verpflichtend über E-Rechnungen abzurechnen (wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 4 – 29 UStG steuerbefreit ist). Als E-Rechnung gilt hierbei aber nur noch ein Beleg, der in einem bestimmten, strukturierten, elektronischen Format, das der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht, ausgestellt wird.

Auf einen Blick: Ablauf Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht

Welche Rechnungen entsprechen der EU-Richtlinie 2014/55/EU?

Das neue E-Rechnungsformat deckt sich nicht mit dem, was gemeinhin unter E-Rechnungen verstanden wird. Eine E-Rechnung muss zukünftig einem bestimmten Format entsprechen, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann.

Wichtig: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als "sonstige Rechnung" bezeichnet.

Welches technische Format konkret gewählt wird, kann zwischen dem Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Wichtig ist nur, dass sich die Umsatzsteuer und die zugehörigen, nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen Rechnungsdaten, richtig und vollständig aus dem Beleg extrahieren lassen und das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist. Um für Unternehmen Planungssicherheit zu gewährleisten, stellt das Bundesfinanzministerium mit Schreiben v. 2.10.2023 klar, dass die bestehenden Rechnungsformate, die bereits heute für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet werden (konkret die X-Rechnung und ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1) diese Kriterien erfüllen und E-Rechnungen nach neuem Format darstellen.

Ab wann gilt die neue E-Rechnungspflicht?

Grundsätzlich gelten die Neuregelungen bereits ab dem 1.1.2025. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern gibt es aber Übergangsregelungen für das Ausstellen von E-Rechnungen:

Umsatzausführung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027:

Unternehmen dürfen weiterhin über Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format abrechnen, statt eine E-Rechnung zu erstellen.

Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028:

Unternehmen dürfen weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) die Umsätze abrechnen, auch wenn aus den Rechnungen die geforderten Daten nicht automatisch extrahiert werden können.

Umsatzausführung nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028:

Unternehmen dürfen weiterhin eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung verwenden, wenn das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalender einen Gesamtumsatz (nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hatte.

Lange Übergangsfristen – müssen Sie trotzdem jetzt handeln?

Kurz beantwortet: Ja. Für das Ausstellen der Rechnungen gibt es wie beschrieben Übergangsfristen. Erhalten Sie aber Rechnungen von Unternehmen, die von diesen Übergangsregeln keinen Gebrauch machen, müssen Sie ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, Rechnungen im neuen E-Rechnungsformat in Ihrem Unternehmen empfangen und verarbeiten zu können.

Gibt es Erleichterungen und Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

• Die neue E-Rechnungspflicht greift nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind.
• Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine Neuerungen.
• Ebenso gelten die neuen Regelungen nicht für sog. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, die als Rechnungsbeleg verwendet werden.

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]