New Work – Digitale Nachhaltigkeit in der Steuerkanzlei / 5 New Work: flexibel und gesund

Das Management einer Steuerkanzlei umfasst einerseits die Führung des Unternehmens (mit Planung, Organisation und Kontrolle) sowie die Führung der Beschäftigten. Während die Unternehmensführung immer deutlicher von der Zusammenarbeit mit anderen Institutionen und der Weiterentwicklung bzw. Entwicklung neuer Geschäftsmodelle geprägt wird, konzentriert sich die Mitarbeiterführung auf Themen wie Flexibilität und Gesundheit.

Merksatz: Die Personalführung zielt darauf, die Anforderungen des Unternehmens an die Arbeitsaufgaben und die dafür verfügbaren Mittel mit den Erwartungen der Beschäftigten und der potenziellen Nachwuchskräfte in Einklang zu bringen.

Für die Führung der Steuerkanzlei ist die Motivation der Beschäftigten von allerhöchster Bedeutung. Nicht die Methode oder das Geschäftsmodell sind bei personenbezogenen Dienstleistungen letztlich entscheidend, sondern der Mensch. Die Grundlage für Motivation ist … Vertrauen. Besteht Vertrauen der Beschäftigten in die Führungskräfte, engagieren sie sich und das führt zum Erfolg der Steuerkanzlei. Doch wie lässt sich Vertrauen herstellen? Der Natur des Menschen entsprechend, gibt es dafür nicht die eine Antwort. Aber es lassen sich durchaus Hinweise geben, die für viele Steuerkanzleien anwendbar sind. Mögliche Ansatzpunkte sind:

• Der Arbeit in der Steuerkanzlei authentisch neben dem ökonomischen zusätzlich auch einen ökologischen und sozialen Sinn geben (entsprechend den Inhalten dieses und der weiteren Handlungsleitfäden sowie des Einstiegsbeitrags)
• Entfaltung persönlicher Talente und Fähigkeiten (z. B. durch Ausgestaltung der Arbeitsinhalte)
• Förderung der Selbstverwirklichung (z. B. durch die Freigabe längerer Urlaube oder Sabbaticals)
• Einbezug der Interessen der Beschäftigten bei strategischen Themen des Unternehmens (wie z. B. Aufbau neuer Geschäftsmodelle, Kooperationen, Lernangebote)
• Einbezug der Interessen der Beschäftigten bei operativen Themen des Unternehmens (wie z. B. Zeit und Ort des Betriebsausflugs, Gestaltung von Gemeinschaftsräumen, Gestaltung von Büroräumen)
• Zeitliche und räumliche Flexibilisierung der Arbeit (siehe nachfolgendes Unterkapitel)
• Ermöglichen von ehrenamtlichem Engagement bzw. von Nebentätigkeiten (siehe nachfolgendes Unterkapitel)
• Angebote für Integration und Inklusion (siehe nachfolgendes Unterkapitel)
• Bereitstellung eines gesunden und wertschätzenden Arbeitsplatzes (siehe nachfolgendes Unterkapitel)

5.1 Flexibilisierung der Arbeit

Das Angebot von zeitlicher und räumlicher Flexibilität spielt eine wichtige Rolle für die Motivation und für das Unternehmen. Während die meisten Steuerkanzleien bereits zeitlich flexibel arbeiten (mit Kernarbeitszeiten, Gleitzeit für Überstunden und teilweise bereits auch Lebensarbeitszeitkonten), war die räumliche Flexibilität bis vor der Corona-Pandemie noch überschaubar. Die meisten Beschäftigten arbeiteten komplett am Arbeitsplatz in der Kanzlei. Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 konnten nur rd. 15 % (bei Bürojobs 30 %) die Möglichkeit für Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen.^[1]

Merksatz: : Die Berufstätigkeit nimmt einen großen Teil unserer Lebenszeit ein. Entsprechend sollten die Angebote für zeitliche und räumliche Flexibilität ausgebaut werden.

Vor Corona hätte die Empfehlung gelautet, die Einführung von Home-Office oder mobilem Arbeiten erst in einem Teilbereich des Unternehmens zu testen. Im Zuge der Pandemie wurden jedoch mehr oder weniger spontan für die Mitarbeiter, die nicht in voller Kurzarbeit waren, die Voraussetzungen für ein räumlich flexibles Arbeiten geschaffen. Der Umgang mit bislang ungewohnter Technik war dabei meist einfacher als befürchtet. Nun gilt es, die Vorteile auch weiterhin zu nutzen.

Die technischen Voraussetzungen wie Laptop, Fernzugänge zu Firmennetzwerken z. B. über Virtual Private Networks (VPN) oder der mobile Zugriff auf die E-Mails sind in den meisten Steuerkanzleien spätestens seit Corona vorhanden. Zusätzlich verbessern Kollaborationstools ein räumlich flexibles Arbeiten. Die entsprechenden Softwarelösungen ermöglichen, dass in der Cloud für alle zugänglich abgespeicherte Dokumente schneller erstellt und abgestimmt werden können.

Während der Arbeitgeber bei einem Home-Office-Arbeitsplatz die Aufgabe hat, einen vollständigen Arbeitsplatz einzurichten, konzentriert sich ein mobiler Arbeitsplatz auf eine auf Basis der doppelten Freiwilligkeit (also des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers) mobilen Arbeitens, unabhängig davon, ob es am heimischen Küchentisch, auf einer Wiese oder in einem Co-Working-Arbeitsplatz stattfindet. Einer der Vorteile ist eine stärkere Selbstbestimmung der Beschäftigten. Eine Überprüfung der Leistung erfolgt dann im Sinne einer ergebnisorientierten Erfolgskontrolle.

Um die bisherige starke persönliche Vernetzung durch Begegnungen am Arbeitsplatz nicht zu verlieren, sind neben regelmäßigen Video-Meetings zusätzlich eine abwechselnde Anwesenheit der Beschäftigten in Büros, die Durchführung von hybriden Besprechungen (ein Teil im Besprechungsraum, ein Teil in der Videoko...