Offenlegung und Hinterlegung des Jahres- und Konzernabsc ... / 2.3 Offenlegungspflichtige Unterlagen

Rz. 12

Nach § 325 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 2 HGB haben alle publizitätspflichtigen Gesellschaften – von größenabhängigen Ausnahmen abgesehen – die folgenden Unterlagen offenzulegen:

• den festgestellten oder gebilligten Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang,^[1]
• den Lagebericht,
• bei prüfungspflichtigen Gesellschaften: den Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers oder den Vermerk über dessen Versagung,
• ggfs. die Erklärungen nach § 264 Abs. 2 Satz 3 HGB (Bilanzeid),
• ggfs. die Erklärung nach § 289 Abs. 1 Satz 5 HGB (Lageberichtseid),
• den Bericht des Aufsichtsrats (soweit ein solcher vorhanden ist),
• (bei börsennotierten Kapitalgesellschaften) die Erklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG.

Rz. 13

Die nach § 245 HGB vom Kaufmann zu leistende Unterschrift unter den Jahresabschluss kann gem. §§ 325 Abs. 6 i. V. m. 12 Abs. 2 HGB als elektronische Aufzeichnung eingereicht werden. Entsprechendes gilt für die nach § 322 Abs. 7 HGB zu leistende Unterschrift des Abschlussprüfers unter den Bestätigungsvermerk oder den Vermerk über seine Versagung. Damit werden eine qualifizierte elektronische Signatur und ein elektronisches Berufssiegel entbehrlich.

Rz. 14

Die gesetzlichen Vertreter einer kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaft, die nicht zur Aufstellung eines Konzernabschlusses verpflichtet ist, haben nach § 264 Abs. 1 Satz 2 HGB den Jahresabschluss um eine Kapitalflussrechnung und einen Eigenkapitalspiegel zu erweitern, die mit der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang eine Einheit bilden; sie können den Jahresabschluss um eine Segmentberichterstattung erweitern. In diesen Fällen sind diese Bestandteile ebenfalls offenzulegen.

Rz. 15

Wird der Jahresabschluss oder der Lagebericht geändert, so ist nach § 325 Abs. 1b HGB auch die Änderung nach § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB offenzulegen. § 325 Abs. 1b HGB gilt auch im Zusammenhang mit einer Nachtragsprüfung i. S. d. § 316 Abs. 3 HGB oder beim Widerruf eines Bestätigungsvermerks. Ist im Jahresabschluss nur der Vorschlag für die Ergebnisverwendung enthalten, ist nach § 325 Abs. 1b Satz 2 HGB der Beschluss über die Ergebnisverwendung nach seinem Vorliegen nach § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB offenzulegen.

Rz. 16

Nach bestimmten Vorschriften des AktG und des GmbHG sind ferner zum Handelsregister in elektronischer Form (vgl. § 12 Abs. 2 HGB) einzureichen:

• bei der AG eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Niederschrift und ihrer Anlagen über Beschlussfassungen in der Hauptversammlung,^[2]
• bei der GmbH eine von den Geschäftsführern unterzeichnete Gesellschafterliste nach jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung, aus der Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort jedes Gesellschafters sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile zu entnehmen sind.^[3]

Rz. 17

Zu den Befreiungsmöglichkeiten nach §§ 264 Abs. 3 bzw. 264b HGB vgl. Rz. 73, "Befreiung von der Offenlegungspflicht".

Rz. 18

vorläufig frei

Rz. 19

vorläufig frei

[1] § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB.

[2] § 12 Abs. 2 HGB i. V. m. §§ 37 Abs. 5, 130 Abs. 5 AktG.

[3] § 12 Abs. 2 HGB i. V. m. §§ 8 Abs. 5, 40 Abs. 1 GmbHG.