Outsourcing, Analyse und Leitfaden für den Ablauf

Kurzbeschreibung

Die Checkliste dient als Hilfe, um das Unternehmen auf auslagerungsfähige Bereiche und Positionen zu überprüfen und eine fundierte Outsourcing-Entscheidung treffen zu können. Die Checkliste gliedert sich in die drei Phasen Planung, Vorbereitung und Durchführung und dient gleichzeitig als Leitfaden durch den Prozess.

Vorbemerkung

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen seine Unternehmensbereiche bzw. einzelne Funktionen innerhalb des Unternehmens laufend daraufhin untersuchen, ob diese ganz oder teilweise oder keinesfalls auslagerungsfähig sein könnten. Soweit bei dieser Untersuchung vollständig oder teilweise auslagerungsfähige Unternehmensbereiche oder -funktionen ermittelt werden, können die weiteren Schritte in Angriff genommen werden. Sind derzeit keine auslagerungsfähigen Unternehmensbereiche oder -funktionen im Unternehmen vorhanden, sollte die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt (mindestens jedoch einmal im Jahr) erneut vorgenommen werden.

Die Einteilung hilft dabei den Outsourcing-Prozess strukturiert und effizient zu gestalten und alle notwendigen Schritte und Teilaufgaben im Outsourcing-Prozess zu berücksichtigen. Sie betrachtet auch die Kostenanalyse und Kostenbewertung, sowie die qualitativen Faktoren, um eine möglichst sichere Outsourcing-Entscheidung treffen zu können.

Checkliste: Outsourcing

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Anmerkungen zur Verwendung der Checkliste

1. Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen auf auslagerungsfähige Bereiche und Funktionen überprüfen.

2. Keine dauerhafte Auslagerung von Kernbereichen des Unternehmens.

3. Laufende Information an die Unternehmensleitung.

4. Entscheidungen ausschließlich durch die Unternehmensleitung (Outsourcing ist Chefsache!).

Planungsphase
Analyse des Outsourcingspotenzials: zu prüfende Unternehmensbereiche/ -funktionen	Bewertung: auslagerungsfähig			Mögl. Termin bis	verantwortliche Personen	Bemerkung	erledigt
	Ja	Nein	Teilw.
Bedarfsanalyse Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse und Identifikation möglicher auszulagernder Prozesse ( Bestimmung der Prozesse, die nicht zu den Kernkompetenzen gehören)	[ ]	[ ]	[ ]			Beizufügen ist eine gesonderte Stellungnahme des/der Unternehmensbereichs / -funktion zum Outsourcing, z.B. hinsichtlich genutzer Raum- und Maschinenkapazitäten, Energiebedarf, betroffener Arbeitnehmer, Auswirkungen etc.	[ ]
1.	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
2…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
3…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]
4…	[ ]	[ ]	[ ]				[ ]

zu prüfende Unternehmensbereiche/ -funktionen			Mögl. Termin bis	verantwortliche Personen	Bemerkung	erledigt
Planungsphase
1. Zielsetzung und Anforderungen	Klare Zielsetzung Definition der Anforderungen (z. B. Kostenreduktion, Qualitätssteigerung, höhere Flexibilität durch die Auslagerung oder Zugang zu externem Know-How)				Ziele sowohl kurz- als auch langfristig formulieren	[ ]
2. Beratung	Hinzuziehen eines spezialisierten Outsourcings-Beraters notwendig? [ ] JA [ ] Nein				Wenn Ja, mögliche Berater feststellen, Angebote einholen, Auftrag vergeben.	[ ]
3. Voraussetzungen prüfen	Rechtliche Voraussetzungen prüfen (intern/extern)				Prüfung durch externe Berater, soweit innerhalb des Unternehmens keine eigene Rechtsabteilung vorhanden ist. Beizufügen ist das externe/interne Prüfungsergebnis.	[ ]
4. Analyse	Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertung und Überprüfung der internen Ressourcen, Kosten und Kompetenzen: Identifikation der Stärken und Schwächen der internen Prozesse Bewertung der Chancen und Risiken des Outsourcings Bewertung der Effizienz und Kosten der internen Abwicklung Strategische Überlegungen (Wettbewerbsfähigkeit sichern, Flexibilität gewährleisten, Schutz geistigen Eigentums etc.)				Für jede(n) Unternehmensbereich / -funktion	[ ]
					Beizufügen sind die Werte aus dem Rechnungswesen der letzten 3 Jahre. Schätzung der Kostensteigerung für die kommenden 5 Jahre, auch indirekte Kosten berücksichtigen.	[ ]
	Bewertung dermonetären Faktoren (Sachkosten, Personalkosten, Sonstige Kosten)
	Betrachten und Bewerten der qualitativen Faktoren (Erfahrung und Expertise, Kundenzufriedenheit, Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Skalierbarkeit, Marktstellung/Reputation, technologische Kompetenz, Konkurrenz, Zuverlässigkeit, Auswirkungen auf Mitarbeiter und Kunden, Sicherheitsstandards, Nachhaltigkeit, Preisauswirkung etc.)				Beizufügen ist eine detaillierte Aufstellung der Vor- und Nachteile Kernkompetenzbereiche sind nur in absoluten Ausnahmefällen auslagerungsfähig!	[ ]
5. Dienstleister	Marktanalyse und Auswahl potenzieller Dienstleister: Mögliche Dienstleister feststellen (z.B. nach Größe des Dienstleisters, Dauer und der Umfang der bisherigen Tätigkeit, Standort) Informationen einholen Auswahlkriterien festlegen (z.B. nach Fähigkeiten, Leistungen, Erfahrung, finanzielle Stabilität) Angebote einholen/Ausschreibung Angebote auswerten Auftrag vergeben				Prüfung der Referenzen und Erfahrungen der Anbieter Kontaktaufnahme mit Referenzkunden- Bewertung der bisherigen Projekterfahrungen	[ ]
6. Entscheidungsphase	Kostengegenüberstellung interne/externe Kosten und der qualita...