Outsourcing im HR-Bereich / 3.3.1 Personalkostenanalysen – Benchmarking

Wie in allen Bereichen, so können auch im HR-Bereich eine Vielzahl von Kennzahlen, bis hin zu Kennzahlensystemen, erstellt werden. Diese HR-spezifischen Kennzahlen sollten über mehrere Jahre hinweg gebildet und miteinander verglichen werden. Darüber hinaus bietet es sich an und führt in der Regel zu zusätzlichen wertvollen Erkenntnissen, wenn diese internen Kennziffern mit denen gleichartiger Unternehmen derselben Branche verglichen werden. Oftmals sind insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen auch Mitglied in Erfahrungsaustauschgruppen. Hier stehen ebenfalls Vergleichszahlen zur Verfügung.

Personalkostenanalysen und Benchmarking bietet Unternehmen wertvolle Einblicke in die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit ihrer Personalstruktur. Externe Dienstleister, die sich auf diesen Bereich spezialisiert haben, führen umfassende Analysen der Personalkosten durch, vergleichen sie mit Branchendurchschnittswerten und identifizieren Optimierungspotenziale. Sie nutzen umfangreiche Marktdaten und Benchmarks (Best Practises/Bestwerte), um präzise und aktuelle Vergleiche (unter ähnlichen Verhältnissen) zu erstellen, die dabei helfen, die eigene Personalstrategie anzupassen und Kosten zu optimieren.

Diese Dienstleister bieten zudem detaillierte Berichte und Empfehlungen, die Unternehmen unterstützen, fundierte Entscheidungen über Gehälter, Zusatzleistungen und Personalbudgetierung zu treffen. Durch das Outsourcing erhalten Unternehmen objektive, datenbasierte Einblicke, die intern oft schwer zu generieren sind, und können ihre Personalkostenstrategien effizienter steuern

Benchmarking ist immer dann sinnvoll, wenn die ergriffenen Maßnahmen zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz einzelner Arbeitsabläufe führen, die letztlich dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile im Vergleich zu den Konkurrenten im Markt bringen. Mit Benchmarking können die Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens erkannt und mit denen der Konkurrenten im Markt verglichen werden.

Grundsätzlich unterscheidet man

• internes Benchmarking: Vergleich unternehmensinterner Bereiche, Abteilungen, Niederlassungen, Tochtergesellschaften usw.
• externes Benchmarking: Vergleich mit Konkurrenzunternehmen innerhalb der gleichen Branche auf dem jeweiligen Markt (In- und/oder Ausland).
• funktionales Benchmarking: Branchenunabhängiger Vergleich von betrieblichen Funktionen oder Prozessen (z. B. Lohnsachbearbeiter je 1000 Mitarbeiter).

Auf interne Vergleichszahlen kann verhältnismäßig einfach zurückgegriffen werden (z. B. über die eigene Controllingabteilung). Bei funktionalem Benchmarking können Daten der Verbände herangezogen werden. Die Erstellung externer Benchmarks wird in der Regel über externe Dienstleister abgewickelt.

Die Leistung des externen Beraters sollte neben der Auswahl der notwendigen Kennzahlen, der Datenermittlung und -verarbeitung sowie der Beschaffung der (externen) Benchmarks auch die Auswertung und Präsentation der Daten umfassen. Zusätzlich zu den Leistungen gehören aber in jedem Fall die Schwachstellenanalyse sowie ein Maßnahmenkatalog für die praktische Umsetzung im Unternehmen. Der Maßnahmenkatalog kann, soweit entsprechendes Personal vorhanden, vom Unternehmer selbst umgesetzt werden. In der Regel bietet es sich jedoch an, dass der Berater zumindest die Umsetzung im Unternehmen begleitet.