Outsourcing im HR-Bereich / 5.2 Vorbereitungsphase

Risikoanalyse

Wurde Outsourcing-Potenzial identifiziert, muss eine Risikobewertung durchgeführt werden, um mögliche Risiken wie z. B. die Abhängigkeit von Lieferanten/Dienstleistern, möglichen Qualitätsverlust oder Datenschutzprobleme oder die Gefahr von Wissensverlust zu analysieren.

Das Unternehmen sollte Strategien zur Risikominimierung entwickeln, wie z. B. detaillierte vertragliche Regelungen, Backup-Pläne oder die Option, bestimmte Prozesse intern zu halten. Auch Compliance-Fragen, wie der Schutz personenbezogener Daten oder branchenspezifische Vorschriften, müssen geklärt werden.

Dazu gehört einerseits die Ermittlung der Unternehmensdaten, die der Dienstleister für die Übernahme der ausgelagerten Unternehmensbereiche oder -funktionen benötigt. Andererseits die Feststellung, welche Daten dem Dienstleister nicht oder nur unter bestimmten Voraussetzungen zur Verfügung gestellt werden dürfen. Des Weiteren ist zu prüfen, ob zusätzliche Datensicherungsmaßnahmen im Unternehmen oder beim Dienstleister getroffen werden müssen.

Vertragsgestaltung und Service Level Agreement

Zudem sind die rechtlichen Voraussetzungen zu prüfen. Ein klarer und umfassender Vertrag ist essenziell, um Missverständnisse und spätere Konflikte zu vermeiden. Dieser sollte klare Verantwortlichkeiten und Erwartungen festlegen, einschließlich spezifischer SLAs, die die Qualität, Reaktionszeit und andere Leistungsindikatoren des Dienstleisters regeln. Es sollte festgelegt werden:

• welche Prozesse ausgelagert werden,
• wie die Übergabe erfolgt,
• wie Leistungen gemessen werden,
• welche Sanktionen bei Nichterfüllung greifen,
• weitere Vertragsdetails wie Laufzeit, Kündigungsmöglichkeiten und rechtliche Rahmenbedingungen.

Dies muss exakt und umfassend erfolgen, am besten mit juristischem Know-How, da die rechtliche Materie kompliziert ist und bereits kleinere Versäumnisse oder Formfehler das Scheitern der Outsourcing-Maßnahme insgesamt bedeuten können.

Praxis-Tipp

Outsourcing-Beratung

Soweit das Unternehmen nicht über entsprechend qualifizierte Mitarbeiter verfügt, ist zu prüfen, ob zusätzlich ein spezialisierter Outsourcing-Berater eingeschaltet werden muss. Gegebenenfalls kann die rechtliche Prüfung auch durch diesen erfolgen.

Technische und organisatorische Vorbereitung

Beim Outsourcing von technischen Workflows und Prozessen müssen wichtige Voraussetzungen geklärt werden, wie z. B. Integration der IT-Systeme, die Sicherstellung eines sicheren Datenzugriffs sowie eventuelle Anpassungen interner Systeme. Zudem muss geklärt werden, wie Daten- und Kommunikationsflüsse zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister erfolgen. Hier sind auch Schnittstellen klar zu definieren, um reibungslose Abläufe zu garantieren. Organisatorisch bedeutet dies auch, dass Prozesse dokumentiert und standardisiert werden, um die Übergabe zu erleichtern.

Change Management: Information der Mitarbeiter

Eine der größten Herausforderungen beim Outsourcing ist der Umgang mit den Veränderungen innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter müssen auf den Wandel vorbereitet und informiert werden, um Widerstände zu minimieren. Dies kann durch regelmäßige Kommunikation, Schulungen und Workshops geschehen. Auch die Frage, wie mit betroffenen Mitarbeitern umgegangen wird – ob sie z. B. zum Dienstleister wechseln oder intern neu eingesetzt werden – muss frühzeitig geklärt werden. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und hilft, Unsicherheiten abzubauen.

Über die getroffene Auslagerungsentscheidung und die Vereinbarung mit dem Betriebsrat sind daher die betroffenen Mitarbeiter des Unternehmens wertschätzend und sensibel zu unterrichten. Diese Unterrichtung sollte kurzfristig erfolgen, um Gerüchte zu vermeiden. Neben den direkt betroffenen Mitarbeitern sollten auch alle anderen, von der Auslagerung nicht direkt betroffenen Mitarbeiter, informiert werden. In vielen Fällen ergeben sich auch für diese Mitarbeiter durch die Auslagerung Veränderungen ihrer Arbeits- und Dienstverhältnisse.