Outsourcing von Beratungsleistungen / 10 Fazit: Anforderungen an Outsourcing-Prozesse

Aus den eingangs aufgezeigten Chancen und Risiken ergeben sich die nachfolgend dargestellten rechtlichen Anforderungen an Outsourcingprozesse in Steuerberatungskanzleien, damit sie erfolgreich und ohne rechtliche Risiken gestaltet werden können:

Vertragliche Festlegungen sind für den Steuerberater und seinen Outsourcingpartner zwingend. So sind die einzelnen Service Levels (genaue Vereinbarungen über den Standard der jeweiligen Leistung, Umfang des Auftrages sowie die zeitliche Abfolge) ebenso festzulegen wie Vereinbarungen über die Haftung und eine eventuelle Schadensregulierung bei Nicht- oder Teilerfüllung. In diesem Zusammenhang empfiehlt sich den Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung vertraglich verpflichtend zu regeln.

Die überlegte Auswahl der externen Dienstleister bestimmt die Qualität der eigenen Dienstleistung aus Sicht des Mandanten. Denn nicht unbedingt der preisgünstigste ist für den Steuerberater der beste Partner für ein gelungenes Outsourcing. Wenn die Schäden einer unglücklichen Zusammenarbeit die Kostenersparnis am Ende übersteigen, hilft das günstigste Angebot dem Steuerberater wenig. Im Ergebnis wird der Mandant den Steuerberater mit Problemen in der Mandatsbearbeitung konfrontieren; unabhängig ob der Fehler bei ihm oder seinem Outsourcingpartner aufgetreten ist.

Hinweis

Outsourcing ein fortlaufender Prozess

Der laufende Outsourcingprozess muss stetig vom Steuerberater kontrolliert und überwacht werden. D.h., dass Outsourcing ein fortlaufender Prozess ist, der immer wieder hinterfragt und auf neue Rahmenbedingungen angepasst werden muss. Daher muss die outsourcende Steuerberaterkanzlei die Arbeit des Dienstleisters fortlaufen anhand klar definierter Leistungsmerkmale kontrollieren. Daran wird deutlich, dass die Leistungsmerkmale im Vorfeld in einem Vertrag genau zu dokumentieren sind. Der Dienstleister, der die ihm übertragene Arbeit ausführt, tritt als externer Partner des Steuerberaters auf. Daher müssen Leistungen in aller Regel noch klarer definiert werden, als ohnehin im Hause. Hinzu kommt, dass genaue Vergütungs- und Haftungsregelungen zwingend erforderlich werden. Durch vertragliche Regelungen werden aber auch die Geschäftsprozesse transparenter, Kostenquellen klarer identifizierbarer. Insofern hat auch die genaue Planung der Prozesse und vertragliche Abfassung der Outsourcingvereinbarung einen positiven Effekt auf das eigene Unternehmen.

Ein kooperatives Verhalten sowie Teamwork sind von Anfang bis Ende im Outsourcingprozess gefragt. Ein regelmäßiger Austausch zwischen den beteiligten Mitarbeitern des Steuerberaters und des Dienstleisters sollte nicht nur vereinbart sondern tatsächlich auch gelebt werden. Dann alle internen Prozesse im Steuerbüro müssen optimal mit den externen Prozessen der Dienstleister verzahnt werden.