Personalakten richtig führen / 2 Die Organisation der Personalaktenführung

2.1 Keine Rechtspflicht zur Führung von qualifizierten Personalakten

Natürlich muss jeder Arbeitgeber die für jeden seiner Arbeitnehmer gesetzlich (in erster Linie steuer- und sozialversicherungsrechtlich, daneben arbeitsschutzrechtlich) vorgeschriebenen Aufzeichnungen führen. Auch aus tariflichen Regelungen kann sich eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Führung bestimmter Unterlagen über die Mitarbeiter ergeben. All dies wird auch als einfache Personalakte bezeichnet. Dem wird die qualifizierte Personalakte gegenübergestellt. Sie enthält alle übrigen Unterlagen über den Arbeitnehmer.^[1] Zur Führung von qualifizierten Personalakten ist der private Arbeitgeber nicht verpflichtet.

Eine gewisse, eingeschränkte Ausnahme ergibt sich lediglich aus dem Nachweisgesetz.^[2] Nach dessen § 2 Abs. 1 hat der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen:

1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig wird, der Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
7. die vereinbarte Arbeitszeit,
8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
10. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Für Praktikanten gelten gemäß § 2 Abs. 1a NachwG Sonderregelungen.

Seinem eindeutigen Wortlaut nach gilt § 2 NachwG nur für Neueinstellungen. Bei bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen ist nach § 4 NachwG dem Mitarbeiter lediglich auf sein Verlangen und dann auch erst nach 2 Monaten eine Niederschrift gemäß § 2 auszuhändigen.

[1] S. Abschn. 1.1.

[2] Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen v. 28.7.1995, BGBl. I S. 946 ff., das zuletzt durch Art. 3a des Gesetzes v. 11.8.2014 (BGBl. I S. 1348) geändert worden ist.

2.2 Organisation und Art und Weise der Aktenführung: Arbeitgebersache

Aus dem Fehlen einer Rechtspflicht zur Anlage und Führung von Personalakten folgt auch, dass der Arbeitgeber nach seinem Organisationsermessen frei entscheidet, ob er die Unterlagen konventionell ablegt, in Karteiform führt oder elektronisch speichert oder auf andere Weise sammelt.

Existieren neben der Hauptpersonalakte noch Neben- und/oder Sonderakten, dann kann der Mitarbeiter verlangen, dass in der Hauptpersonalakte ein Vermerk über die übrigen als Personalakten anzusehenden Unterlagen, die der Arbeitgeber führt, angebracht wird. Dies ist erforderlich, um dem Mitarbeiter die Ausübung seines Einsichtsrechts gem. § 83 Abs. 1 BetrVG zu ermöglichen. Voraussetzung für die umfassende Ausübung dieses Rechts ist nämlich die Kenntnis der Existenz und des Verwahrungsorts dieser Unterlagen.^[1]

Dieser Vermerk könnte so lauten:

Weitere Unterlagen
Neben dieser (Haupt-)Personalakte werden noch folgende Unterlagen über Herrn/Frau .............................. geführt:
Bezeichnung der Unterlage	aktenführende Stelle
…	…
…	…

Durch die Einführung eines solchen Vermerks wird nicht in das Recht des Arbeitgebers eingegriffen, die Führung und Aufgliederung seiner Akten nach seinen bürotechnischen Vorstellungen (z. B. auch zentral oder dezentral) zu gestalten.

[1] Fitting, BetrVG, 26. Aufl. 2012, § 83, Rz. 5.

2.3 Der Umfang der in die Personalakte aufzunehmenden Daten

Hier ist ein Ausgleich widerstreitender Interessen und Grundsätze herbeizuführen.

2.3.1 Vollständigkeit und Lückenlosigkeit

Dazu hat das BAG vor längerer Zeit entschieden, es sei ein legitimes Anliegen des Arbeitgebers, dass die von ihm geführten Personalakten vollständig seien. Sie sollten nicht nur möglichst lückenlos über die Person des Mitarbeiters Auskunft geben. Sie müssten vor allem seine Laufbahn (im Betrieb und der Beschäftigungsbehörde) verlässlich nachweisen. Die in die Personalakte aufgenommenen Zeugnisse und Dienstleistungsberichte müssten ein möglichst objektives Bild von der Person, der Tätigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters vermitteln.^[1]

Dies kann – wenn überhaupt – uneingeschränkt allenfalls für den öffentlichen Dienst gelten.

[1] BAG, Urteil v. 25.4.1972, 1 AZR 322/71, DB 1972 S. 1783.

2.3.2 Einschränkungen aus dem Persönlichkeitsrecht

Das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seiner Privatsphäre begrenzt den Umfang der legitim aufzunehmenden Unterlagen. Ihr Kreis deckt sich in etwa mit dem Katalog der Fragen, die dem Arbeitnehmer bei seiner Bewerbung zulässigerweise gestellt werden dürfen. Die Verwahrung graphologischer Gutachten und Eignungstests setzt sein Einverständnis voraus. Weitere Schranke ist die Fürsorgepflicht des A...