Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 4 Aufbau eines Kennzahlencockpits mit Daten aus der Entgeltabrechnung

4.1 Vorsysteme und Datenbanken als Informations- und Datenquellen

Excel unterstützt die Integration externer Daten, z. B. durch

• Datenimporte aus Vorsystemen (Daten können z. B. im Text- oder CSV-Format nach Excel importiert und auch aus Excel exportiert werden) und
• direkten Zugriff auf Datenbanken.

Daten aus Vorsystemen integrieren

Ist dem Anwender ein solcher Datenbankzugriff gestattet, vereinfacht sich der Datenimport. In der Praxis werden solche Datenbankzugriffe in den meisten Fällen aber durch EDV-Richtlinien unterbunden. Der Import aus dem Vorsystem kann jedoch ähnlich komfortabel gestaltet werden.

Im Excel-Menü Daten/externe Daten abrufen kann das Einlesen der Importdaten gesteuert werden. Alle in diesem Assistent gemachten Angaben zum Import werden mit der Excel-Datei gespeichert. Auf dieser Basis ist es Excel möglich, über die Schaltfläche Aktualisieren im Datenmenü die Importdaten erneut einzulesen.

Werden turnusmäßig aktuelle Importdaten erstellt, kann das Aktualisieren demnach alle Berechnungen und Auswertungen nachziehen, ohne dass der Anwender zusätzlichen Aufwand hat.^[1]

Abb. 2: Excel kann Daten aus unterschiedlichen externen Quellen einbinden

Ein auf diese Art erstelltes Cockpit ist somit ein arbeitseffizientes Werkzeug für das Controlling.

Im Anwendungsbeispiel aus Abb. 2 werden einige Personalinformationen aus dem Entgeltabrechnungssystem in Excel importiert (PrsNr, Vorname, Name, Geburtstag, Beschäftigungsbeginn, Abteilung, Kostenstelle, Grad der Behinderung, Personalgruppe, Tariftyp, IRWAZ, ATZ Eigenschaft, Altersvorsorgeaufwendungen, Tätigkeitsschlüssel und Elterneigenschaft). Solche Informationen sind so oder in ähnlicher Form in jedem Abrechnungssystem zu finden.

In den an die importierten Daten angrenzenden Spalten werden zusätzliche Werte errechnet, die Excel selbstständig nach unten erweitert oder löscht, falls sich...