Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 4 Aufbau eines Kennzahlencockpits mit Daten aus der Entgeltabrechnung

4.1 Vorsysteme und Datenbanken als Informations- und Datenquellen

Excel unterstützt die Integration externer Daten, z. B. durch

• Datenimporte aus Vorsystemen (Daten können z. B. im Text- oder CSV-Format nach Excel importiert und auch aus Excel exportiert werden) und
• direkten Zugriff auf Datenbanken.

Daten aus Vorsystemen integrieren

Ist dem Anwender ein solcher Datenbankzugriff gestattet, vereinfacht sich der Datenimport. In der Praxis werden solche Datenbankzugriffe in den meisten Fällen aber durch EDV-Richtlinien unterbunden. Der Import aus dem Vorsystem kann jedoch ähnlich komfortabel gestaltet werden.

Im Excel-Menü Daten/externe Daten abrufen kann das Einlesen der Importdaten gesteuert werden. Alle in diesem Assistent gemachten Angaben zum Import werden mit der Excel-Datei gespeichert. Auf dieser Basis ist es Excel möglich, über die Schaltfläche Aktualisieren im Datenmenü die Importdaten erneut einzulesen.

Werden turnusmäßig aktuelle Importdaten erstellt, kann das Aktualisieren demnach alle Berechnungen und Auswertungen nachziehen, ohne dass der Anwender zusätzlichen Aufwand hat.^[1]

Abb. 2: Excel kann Daten aus unterschiedlichen externen Quellen einbinden

Ein auf diese Art erstelltes Cockpit ist somit ein arbeitseffizientes Werkzeug für das Controlling.

Im Anwendungsbeispiel aus Abb. 2 werden einige Personalinformationen aus dem Entgeltabrechnungssystem in Excel importiert (PrsNr, Vorname, Name, Geburtstag, Beschäftigungsbeginn, Abteilung, Kostenstelle, Grad der Behinderung, Personalgruppe, Tariftyp, IRWAZ, ATZ Eigenschaft, Altersvorsorgeaufwendungen, Tätigkeitsschlüssel und Elterneigenschaft). Solche Informationen sind so oder in ähnlicher Form in jedem Abrechnungssystem zu finden.

In den an die importierten Daten angrenzenden Spalten werden zusätzliche Werte errechnet, die Excel selbstständig nach unten erweitert oder löscht, falls sich die Anzahl der Daten beim Aktualisieren erweitert oder verringert.

[1] Paatz/Jeschke/Mönkediek/Breden, Microsoft Excel im Personalwesen, Microsoft Press Deutschland, (2009).

4.2 Einbindung demografischer Kennzahlen

Zu den wichtigsten demografischen Kennzahlen gehören:

• Durchschnittsalter,
• durchschnittliche Betriebszugehörigkeit, sowie
• Betriebszugehörigkeits- und Altersstruktur.

Datumsdifferenzen berechnen

Mit der Funktion DATEDIF() bietet Excel die Möglichkeit, eine Datumsdifferenz stichtagsgenau zu berechnen und in Jahren auszudrücken. Der im Bespiel gezeigte Stichtag liest über die Funktion HEUTE() das aktuelle Systemdatum aus. Dementsprechend wird in der Nachbarspalte die Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters in Jahren ausgerechnet.

Abb. 3: Bildung stichtagsbezogener Datumsdifferenzen

Verteilungsrechnung durchführen

Mit diesen Werten wird auf dem Arbeitsblatt Cockpit eine Verteilungsberechnung durchgeführt:

• Zunächst werden die Altersklassen festgelegt, indem jeweils die Intervallobergrenzen untereinander in die Zellen eingetragen werden. Die letzte Altersklasse wird mit dem Text "älter" beschrieben.
• Die Matrixfunktion HÄUFIGKEIT() gestattet das Auszählen der Mitarbeiterzahlen in soeben eingetragenen Altersklassen (zweiter Funktionsparameter Klassen). Als Auszählungskriterium (erster Funktionsparameter Daten) dient das zuvor errechnete Alter in der gleichnamigen Spalte.
• Aus der Summe der Mitarbeiterzahlen in den einzelnen Klassen wird mit der Funktion SUMME() die Gesamtzahl der Mitarbeiter errechnet. An dieser Stelle sollte bereits eine Plausibilitätsprüfung erfolgen, welche sicherstellt, dass die Importdaten alle auszuwertenden Mitarbeiter beinhalten.
• Direkt darunter wird der Altersdurchschnitt errechnet. Er ist ein wichtiger Indikator für die anstehende Altersfluktuation und kann zusammen mit der darüber berechneten Altersverteilung Hinweise auf den Rekrutierungsbedarf geben.
• Das durchschnittliche Alter berechnet Excel mit der Funktion MITTELWERT(). Erneut werden die Daten aus der Spalte Alter als Datengrundlage genutzt. Die Lesbarkeit der Altersstruktur kann über die Bildung der prozentualen Anteile der Altersklassen an der Unternehmensgesamtheit gesteigert werden. Ergänzend dazu bieten die kumulierten Anteile, wie sie aus ABC-Analysen bekannt sind, eine zusätzliche Information. Beide Werte werden in den rechts angrenzenden Spalten berechnet.

Abb. 4: Verteilungsrechnung – Excel-Funktion HÄUFIGKEIT() zur Verdichtung von Daten zu Klassen

4.3 Einbindung der Daten zur Betriebszugehörigkeit

Betriebszugehörigkeit und durchschnittliche Verweildauer

Analog zur beschrieben Vorgehensweise kann die Betriebszugehörigkeit mit Bezug auf die gleich benannte Spalte analysiert werden. Da die Funktion HÄUFIGKEIT() anders als die Pivot-Tabelle unregelmäßige Intervalle zulässt, können die unteren Intervalle kleinschrittiger betrachtet werden.

Die Betriebszugehörigkeit ist nicht nur ein Gradmesser für das Mitarbeiterklima, sondern auch ein Indiz für die Bedeutung von firmenspezifischen Kenntnissen und der Mitarbeiterbindung. Eine geringe durchschnittliche Verweildauer im Unternehmen kann in Einzelfällen durchaus gewünscht sein; mit Blick auf die Rekrutierungskosten und den Arbeitszeitverlust durch Einarbeitungs- und Integrationsphasen sollte sie allerdings...