Personalcontrolling

Einführung

Personalcontrolling ist ein noch junger Teilbereich der Betriebswirtschaft und soll eine systematische Planung und Kontrolle aller Personalfragen sowohl auf quantitativer als auch qualitativer Ebene ermöglichen. Wie auch in anderen Unternehmensbereichen werden dazu u. a. Abweichungsanalysen in Form von Soll/Ist-Vergleichen eingesetzt, Statistiken ausgewertet und Kennzahlen gebildet. Im Rahmen dieses Beitrags stellen wir Ihnen einige Ansatzpunkte und Arbeitshilfen in Form von Excel-Tabellen vor, die Sie bei Fragestellungen rund um das Thema Personalcontrolling unterstützen. Sie finden diese Arbeitshilfen unter dem Namen Personalcontrolling.xls in der Musterlösung ^[1] zu diesem Beitrag .

[1]

s. Arbeitshilfe "Personalcontrolling"

1 Personalcontrolling mit Excel

Personalcontrolling ist ein Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem im Personalwesen. Es umfasst alle personalwirtschaftlichen Funktionen und basiert in erster Linie auf quantifizierbaren Informationen wie z. B. Kosten oder Fehlzeiten. Es soll personalwirtschaftliche Ziele in Plandaten und konkrete Maßnahmen umsetzen. Anschließend sollen die Ergebnisse kontrolliert werden.

In kleinen und mittleren Unternehmen kann meist auf den Einsatz einer Spezialsoftware zur Einführung von Personalcontrolling verzichtet werden. Mit Hilfe von Microsoft Excel ist es möglich, aussagekräftiges Datenmaterial in Tabellenform zusammenzustellen. Im Rahmen dieses Beitrags liegt der Schwerpunkt auf folgenden Themen:

• Entwicklung von Mitarbeiterzahlen und Personalkosten einschließlich Abweichungen
• Einsparpotenziale durch das Umstellen von Abrechnungsformen
• Kostenvergleich Eigen-/Fremdpersonal

Das Datenmaterial kann in der Regel mit übersichtlichen und unkomplizierten Formeln aufbereitet und verdichtet werden.

2 Definition und Entwicklung von Personalcontrolling

Personalstatistiken bildeten in den siebziger und achtziger Jahren die Grundlagen für die Entscheidungen der Unternehmensleitung. Mit der wachsenden Bedeutung des Kostenfaktors Personal wurde das Auflisten von sturen Zahlenkolonnen den Anforderungen des Managements nicht mehr gerecht, sodass sich nach und nach das Personalcontrolling als eigene Funktion entwickelte. Das Ziel von Personalcontrolling ist es, durch rechtzeitige und umfassende Informationen Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Während in Großunternehmen eigene EDV-Systeme zum Einsatz kommen, reichen in kleinen und mittleren Unternehmen oftmals individuelle Anwendungen auf Basis von Microsoft Office aus. Oft genügt es, bereits vorhandene Ressourcen zu ergänzen.

Hinweis

Kleinere und mittlere Unternehmen können sich in der Regel keinen Personalcontroller leisten. Das ist auch gar nicht erforderlich. Der Aufgabenbereich kann zum Beispiel der Assistenz der Geschäftsführung zugeordnet werden.

Folgende Fragen und Themenbeispiele, zu denen die Führungsebene regelmäßig Berichte erhält, sollten im Zusammenhang mit Personalcontrolling analysiert werden:

• Personalkosten
• Personalentwicklung
• Fehlzeiten
• Arbeits- bzw. Projektnachweise
• Personalkennzahlen
• Kostenvergleich Eigen-/Fremdpersonal
• Fluktuationsrate und -kosten
• Einsparpotenziale
• Kosten von Arbeitsunfällen
• Durchschnittsalter der Belegschaft
• Durchschnittsdauer der Betriebszugehörigkeit
• Mitarbeiterzufriedenheit

Hinweis

Neben harten Faktoren wie den Kosten sollten auch weiche Faktoren wie die Mitarbeiterzufriedenheit berücksichtigt werden. Dazu empfiehlt es sich, beispielsweise Mitarbeiterbefragungen durchzuführen.

Da es den Rahmen dieses Beitrags sprengen würde, auf alle Fragestellungen des Personalcontrollings einzugehen, haben wir für das Tool Personalcontroling.xls folgende Auswahl getroffen:

• Personalentwicklung
• Personalplan
• Personalkostenplan
• Vergleich von Lohnformen
• Kostenvergleich Eigen-/Fremdpersonal

3 Personalentwicklung

Die Tabelle Personalentwicklung zeigt die Entwicklung der Personalzahlen ab einem von Ihnen frei zu definierenden Zeitpunkt als prozentualen Wert sowie in Form einer Grafik (s. Abb. 1). Dazu müssen Sie lediglich das Startjahr und die zugehörigen Mitarbeiterzahlen eingeben. Die Folgejahre werden automatisch mit Hilfe von Formeln fortgeschrieben (s. Tabelle 1).

Abb. 1: Diese Tabelle zeigt die Entwicklung des Personalbestands.

Zelle	Formel	Erläuterung
B5	=C4	Übernahme des Startjahres
B6	=B5+1	Ermitteln des Folgejahres
D5	=WENN(C5="";"";C5/$C$5)	Errechnen der prozentualen Entwicklung mit integrierter WENN-Funktion
D6	=WENN(C6="";"";C6/$C$5)	Errechnen der prozentualen Entwicklung für das dem Startjahr folgende Jahr

Tab. 1: Formeln der Tabelle Personalentwicklung

Hinweis

Zur Vermeidung von Fehlern, die durch die Division durch Null entstehen, werden fehlende Eingaben mit Hilfe einer WENN-Funktion abgefangen. Die Division wird nur dann durchgeführt, wenn die Mitarbeiterzahl für das Startjahr eingegeben wurde.

4 Personalplanung

Die Tabelle Personalplanung ist in erster Linie für mittlere Unternehmen interessant. Mit ihr können Sie Ihre Personalplanung nach Kostenstellen durchführen (s. Abb. 2). Gleichzeitig können Sie die Planzahlen mit den Ist-Daten vergleichen.

Tragen Sie, falls vorhanden, Ihre Kostenstellennummern in das Arbeitsblatt ein....