5. Planung und Controlling mit Excel

VUCA und Veränderungsgeschwindigkeit erschweren Planung mit Excel

Immer wieder ist zu lesen, Excel sei ein ungeeignetes und nicht mehr zeitgemäßes Tool. Wie im Rahmen dieser Serie angesprochen, sollte Excel nicht als Schatten-IT-System genutzt werden, sondern als sinnvolle Ergänzung zu den vorhandenen IT-Systemen (z.B. SAP uvm.). Viele Unternehmen setzen für die Planung spezialisierte Tools (z.B. Corporate Planner. LucaNet, Valsight uvm.) ein und verwenden zunehmend Verfahren der Predictive Analytics und Künstlichen Intelligenz. In Abhängigkeit vom Geschäftsmodell, der Treiber für die Planung und der Granularität der Daten, kann Excel natürlich auch für die Jahresplanung eingesetzt werden. Dies wird erschwert durch die zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUKA) in der Umwelt von Unternehmen, die einher geht mit einer hohen Veränderungsgeschwindigkeit in den Prozessen. Dies führt in einigen Geschäftsmodellen zu immer kürzeren Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen und zu einem größeren Datenvolumen, das für die Planung verarbeitet werden muss. Das bedingt höhere Anforderungen an das Management, die Qualität, die Konsistenz und die Sicherheit von Daten. Kann Excel dabei noch "mithalten"? Im Prinzip ja, wenn z.B. ein sinnvoller Ansatz im Dateiaufbau gewählt wird (siehe Optimale Modellierung von Excel-Dateien zur Automatisierung) In weiteren Beiträgen zum Thema "Modern Excel" sollen sinnvolle Möglichkeiten für eine effiziente Planung aufgezeigt werden.

Praxisbeispiel: Detaillierte Planung in stabilem Geschäftsmodell

Die Art und Weise wie in Unternehmen geplant wird, sollte weniger vom eingesetzten Tool abhängen als vielmehr vom den Notwendigkeiten und den Rahmenbedingungen für dieses Geschäftsmodell. Davon hängt auch die Granularität der Planung ab. Im folgenden realen Case aus dem Juli 2024 wird beschrieben,

1. wie dem Anspruch des Managements folgend unnötig detailliert geplant wird und wie dieser Anspruch mit Excel aktuell umgesetzt wird,
2. wie dieser Planungsprozess optimiert werden kann, so dass die Planung in viel kürzerer Zeit automatisiert erfolgen kann und der manuelle Aufwand weitestgehend eliminiert wurde.

Der Case

In einer Tochtergesellschaft eines Energiekonzerns wird auf Wunsch der Geschäftsleitung und des Bereichsmanagements sehr kleinteilig und detailliert geplant. Dazu müssen die Kostenstellenverantwortlichen ca. 36 Zahlen in eine Excel-Datei eintragen. Es gibt aber keinerlei Anweisung, wie diese Zahlen durch Planung ermittelt werden sollen. Die Mitarbeiter könnten genauso gut aus dem Fenster schauen und sich die geforderten Zahlen ausdenken. Daher nimmt das Ausfüllen viel Zeit in Anspruch, da die Kostenstellenverantwortlichen dieser  Aufgabe nur sehr widerwillig nachkommen. Das Controlling wird hier durch das Management instrumentalisiert, um die Informationen zu beschaffen und ist dadurch auch Projektionsfläche für den Unmut der Kostenstellenverantwortlichen. Die Planung wird berechtigterweise als sinnlos angesehen.

Das Geschäftsmodell ist sehr langlebig und sehr stabil. Es gibt, außer den Kostenanpassungen bei Preissteigerungen, kaum Veränderungen, so dass die geforderte Granularität nicht notwendig ist. Die einzige Kostenposition, die eine gewisse Variabilität (ca. 5%) von Jahr zu Jahr zeigt, sind die Kosten für Fremdpersonal, das zusätzlich für das Stammpersonal für technische Revisionen benötigt wird.

Das Controlling fasst die ausgefüllten Excel-Dateien per Copy & Paste zusammen, verdichtet die Zahlen mit Hilfe einer Pivot-Tabelle (Datenanalyse) verdichtet und danach wieder per Copy & Paste in einzelne Zell einer Datei für das Gesamtbudget eingetragen (s. Abb. 2).

Der neue Prozess

Bis das Management von einem anderen, treiberbasierten Planungsansatz überzeugt werden konnte, wurde mit Excel, das bisherige Verfahren in einem Workshop automatisiert und damit die Planung wesentlich beschleunigt.

1. Im Rahmen einer Vergangenheitsanalyse konnte festgestellt werden, dass alle zu planenden Kosten in Relation zum Ergebnis stehen und sich die Relation kaum verändert (1%-2%).
2. Der einzige Treiber für die Kosten ist eine Preissteigerung, die mit 1% jährlich angegeben werden kann.
3. Mit diesen Erkenntnissen lässt sich für jede Kostenstelle ausgehend vom Ergebnis ein Formelgerüst erstellen, dass über die Relationen die Kosten ermittelt.
4. Auf dieser Basis werden für jede Kostenstelle die detaillierten und vom Management gefordert Planwerte errechnet. Damit entsteht für jede Kostenstelle eine "Tabelle", die vollständig aus Formeln besteht und nicht überschrieben werden kann!
5. Diese Excel Tabellen werden in ein Power Query Modell importiert, wodurch die Formeln in Werte verwandelt werden.
6. Durch Parameter gesteuert wird für jede Kostenstelle eine Excel-Tabelle mit den 36 geforderten Planwerten als Vorschlag aus dem Power Query-Modell exportiert.
7. Die Kostenstellenverantwortlichen können nun die Feinplanung übernehmen  und die Werte bei Bedarf teilweise oder vollständig überschreiben oder aber unverändert lassen.
8. Diese Dateien werden wiederum in das Power Query Modell (Excel Datenimport mit Power Query) importiert und in ein tabellarisches Datenmodell übernommen.
9. Im Datenmodell werden die Daten aufbereitet und mittels einer Pivot-Tabelle (Power Pivot) in eine gewünschte vorläufige Struktur gebracht.
10. Mit Hilfe von CUBE-Funktionen werden die vom Management und der Geschäftsleitung gewünschten Zahlen in das Budget Blatt "verknüpft".

Die hier beschriebene Reihenfolge liest sich etwas umständlich und ist zunächst ein Kompromiss, bis das Management von einem anderen, treiberbasierten Planungsansatz überzeugt werden kann. Dieser Kompromiss hat drei wesentliche Vorteile:

1. Das Management und die Geschäftsleitung erhalten weiterhin die Zahlen in der gewünschten Granularität.
2. Die Kostenstellenverantwortlichen sind entlastet, zufriedener und können die gewünschten Zahlen deutlich schneller abliefern.
3. Die beschriebenen Schritte mussten nur einmal mit Excel-Techniken in einer oder mehreren Daten erstellt werden. Durch den Einsatz von Power Query und Power Pivot kann der gesamte Prozess nun ohne VBA automatisiert und tagesaktuell buchstäblich "auf Knopfdruck" durchgeführt werden.

Der beschriebene Prozess könnte die Blaupause für ein technisches Konzept ohne Excel für die zukünftige, treiberbasierte Lösung sein. Im nächsten Beitrag geht es dann darum, wie man mit Excel das Thema Szenarien und Simulationen in einer Treiberbasierten Planung umsetzen kann.