Controlling rockt! – Meetings nicht erdulden, sondern produktiv gestalten

Kosten einsparen durch produktive Meetings

Unproduktive Meetings verursachen in Unternehmen immense Kosten. In Meta-Analysen zeigt Kuhnt (2024) auf, dass allein in Deutschland jährlich bis zu 60 Milliarden Euro durch unproduktive Meetings verloren gehen. Dies entspricht etwa 1.500 bis 5.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Die Folgen sind nicht nur finanzielle Verluste, sondern auch sinkende Mitarbeiterzufriedenheit und erhöhtes Risiko für Stress und Burnout. Doch wie lässt sich das verhindern? Ein zentraler Ansatz zu Kostensenkung und Effizienzsteigerung liegt in der Optimierung von Meetings – und hier kommt das Meetingaudit ins Spiel.

Das Meetingaudit – Ein Ansatz für Controller

Ein Meetingaudit bietet eine systematische und strukturierte Möglichkeit, die Qualität von Meetings zu evaluieren und Optimierungspotenziale aufzudecken. Während viele Controller Audits aus Bereichen wie Finanzen oder Qualitätssicherung kennen, ist das Meetingaudit noch relativ neu. Es hilft jedoch, genau jene Faktoren zu identifizieren, die ein Meeting ineffizient und kostenintensiv machen.

Schritte eines Meetingaudits

1. Planung und Definition der Kriterien: Hier wird festgelegt, was genau im Meeting überprüft wird – sei es die Agenda, die Moderation oder die Anzahl der Teilnehmer.
2. Datenerhebung: Durch Beobachtungen, Feedbackbögen und Interviews werden Daten über den Ablauf und die Effektivität der Meetings gesammelt. Anbei ein beispielhafter Fragebogen, um die Meeting-Qualität zu bewerten (Abb. 1). Das Beispiel zeigt, dass es um die Bewertung der Ziele, Struktur, Moderation, von Zeitmanagement, Interaktion, Ergebnissen, verbindlichen Entscheidungen, Maßnahmen, Erwartungen und Bedürfnissen sowie um ein zusammenfassendes Fazit geht. 
3. Auswertung: Die gesammelten Daten werden analysiert, um Schwächen und Verbesserungspotenziale zu zu identifizieren.
4. Umsetzung: Auf Basis der Analyse werden konkrete Maßnahmen zur Optimierung der Meetings umgesetzt.

Positive Auswirkungen auf die Kennzahlen

Ein gut durchgeführtes Meetingaudit kann sich positiv auf diverse Unternehmenskennzahlen auswirken:

1. Reduktion der Meetingdauer: Indem nur relevante Themen besprochen werden und eine klare Struktur verfolgt wird, kann die Meetingzeit signifikant verkürzt werden.
2. Verbesserung der Entscheidungsqualität: Effiziente Meetings führen zu besseren, schnelleren Entscheidungen und reduzieren somit die Nacharbeit.
3. Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation: Strukturierte und wertschätzende Meetings steigern Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
4. Kostensenkung: Weniger und kürzere Meetings bedeuten geringere Opportunitätskosten und eine effizientere Nutzung von Arbeitszeit.

Aktivierung von Teilnehmenden in Meetings

In vielen Meetings neigen die Teilnehmenden dazu, sich passiv zurückzulehnen und abzuwarten, bis die Diskussion an sie herangetragen wird. Dies führt oft zu einem Mangel an Beteiligung, kreativen Ideen und produktiven Ergebnissen. Doch es gibt viele Möglichkeiten, Meetings so zu gestalten, dass alle Teilnehmenden aktiv mitwirken, ihre Ideen einbringen und gemeinsam an Lösungen arbeiten.
Aktive Meetings sind nicht nur effektiver, sie steigern auch die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Durch gezielte Techniken und Methoden kann der Moderator das volle Potenzial der Gruppe nutzen und gleichzeitig den Verlauf des Meetings dynamisch und spannend gestalten. Im Folgenden werden einige erprobte Strategien vorgestellt, die dafür sorgen, dass Meetings produktiver und interaktiver verlaufen. Folgende konkrete Tipps zur Aktivierung von Teilnehmenden nach Kuhnt (2024):

1. „Kopfstand“-Methode zur Ideenfindung (Online- und Präsenz-Meetings)
   Diese Technik setzt auf provokative Fragen, um kreative Denkprozesse in Gang zu setzen. Fragen wie „Wie schaffen wir es, das Projekt zum Scheitern zu bringen?“ helfen, eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen. Die Teilnehmenden sollen in kleinen Gruppen Lösungen entwickeln, die anschließend vorgestellt werden.
2. Think – Pair – Share (Online- und Präsenz-Meetings)
   Diese Methode zur Ideensammlung ist besonders interaktiv. Die Teilnehmenden schreiben zunächst ihre Gedanken auf und besprechen sie dann mit einem Partner. Am Ende präsentieren beide ihren gemeinsamen Vorschlag an die Gruppe. Bei Online-Meetings können Break-out-Räume genutzt werden, um die Gruppenarbeit durchzuführen.
3. Walking Meetings (Online- und Präsenz-Meetings)
   Manchmal hilft Bewegung, um neue Gedanken zu aktivieren. In einem Walking-Meeting können die Teilnehmenden den Meetingraum verlassen und im Freien oder entlang eines Flurs neue Ideen sammeln. Auch bei Online-Meetings können die Teilnehmenden auf ein Telefongespräch wechseln und dies als 'Ge'h'spräch' nutzen. Diese Methode fördert Kreativität und eine entspanntere Atmosphäre.

Umgang mit Zuspätkommen in Meetings

Zuspätkommen in Meetings kann die Dynamik und Produktivität erheblich stören. Der Umgang damit erfordert klare Regeln, Kommunikation und manchmal ein gewisses Maß an Konsequenz. Hier sind einige Ansätze, um Zuspätkommen effektiv zu managen und sowohl Effizienz als auch Respekt gegenüber den pünktlichen Teilnehmern zu gewährleisten. Konkrete Tipps zum Umgang mit Zuspätkommen nach Kuhnt (2024):

1. Gesangseinlage (für Online- und Präsenz-Meetings)
   Diese Methode ist inspiriert aus dem Fußball: Spieler müssen eine Gesangseinlage bringen, wenn sie neu im Team sind. Übertragen auf Meetings bedeutet dies, dass Zuspätkommende direkt beim Betreten des Raums etwas vorsingen müssen. Dies schafft eine humorvolle Atmosphäre und bringt positive Energie in das Meeting. Die Regel wird klar vorab kommuniziert, und es wird von den anderen Teilnehmenden bejubelt, sobald jemand zu spät kommt. Wichtiger Hinweis: Nach dem Meeting wird das Thema nicht mehr angesprochen, um zu signalisieren, dass die Angelegenheit erledigt ist.
2. Spezieller Stuhl (für Präsenz-Meetings)
   Hier wird ein Stuhl in der Nähe der Tür positioniert, auf den sich Zuspätkommende setzen müssen. Der Moderator bittet sie höflich, dort Platz zu nehmen, ohne dass sie die Möglichkeit haben, sich an ihrem ursprünglich vorgesehenen Platz niederzulassen. Dies signalisiert, dass die Struktur und Führung des Meetings gewahrt bleibt. Am Ende des Meetings sollte der 'Zuspätkommer' wie alle anderen verabschiedet werden, ohne weitere Kommentare zur Verspätung.
3. Verschlossene Tür bzw. Meeting sperren (für Online- und Präsenz-Meetings)
   Diese Methode erfordert, dass der Meetingraum pünktlich zu Beginn verschlossen wird. Zuspätkommende können das Meeting dann nicht mehr betreten und müssen warten, bis es vorbei ist oder bis eine Pause stattfindet. Dies sorgt dafür, dass das Meeting nicht unterbrochen wird und die Teilnehmenden sich voll auf die Inhalte konzentrieren können.

Für Online-Meetings gibt es die Möglichkeit, das virtuelle Meeting nach Beginn zu sperren. Ähnlich wie bei der verschlossenen Tür bei Präsenz-Meetings, können sich Zuspätkommende nicht mehr zuschalten. Auch hier wird darauf geachtet, dass die Agenda nicht unterbrochen wird und alle Teilnehmer fokussiert arbeiten können.

Zusammenfassung

Meetings sind ein zentraler Bestandteil der Unternehmensführung. Sie sollten jedoch nicht als notwendiges Übel, sondern als strategisches Instrument gesehen werden. Mit einem Meetingaudit können Controller einen wichtigen Beitrag zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung leisten. Effiziente Meetings bedeuten weniger Zeit- und Ressourcenverschwendung – und wirken sich positiv auf das gesamte Unternehmen aus. Durch die regelmäßige Anwendung eines Meetingaudits wird nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern es werden auch die Kosten gesenkt, was sich letztlich in einer verbesserten Performance und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zeigt.

Quellenangabe:
Hubertus Kuhnt, Meetings produktiv gestalten - so nutzen Sie Ihre Zeit und Ressourcen optimal, 2024.