Personalplanung: Aufgaben und Prozesse

Zusammenfassung

Überblick

Eine effiziente und möglichst genaue Personalplanung spielt eine zentrale Rolle für den Erfolg und die langfristige Stabilität eines Unternehmens. Sie trägt wesentlich dazu bei, dass Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Mitarbeiter effizient einsetzen und damit ihre Unternehmensziele erreichen. Denn wer ungenau oder unzureichend plant, muss mit überflüssigen Kosten und ineffektiven Arbeitsprozessen rechnen. In diesem Beitrag werden die Bedeutung der Personalplanung für Unternehmen erläutert und die wichtigsten Faktoren vorgestellt, die bei der Erstellung einer effektiven Personalplanung berücksichtigt werden sollten.

1 Warum ist Personalplanung wichtig?

1.1 Ziele und Aufgaben der Personalplanung

Der Einsatz von Personal im Unternehmen ist mit erheblichen Kosten verbunden. Daher ist eine systematische und in die Zukunft gerichtete Personalplanung unerlässlich. Dies gilt vor allem auch für kleine und mittelgroße Unternehmen, in denen die Personalplanung oftmals rudimentäre Formen aufweist und eher intuitiv erfolgt. Aufgabe der Personalplanung ist es dafür zu sorgen, dass die benötigte Anzahl von Mitarbeitern mit den erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen zu festgelegten Zeiten an bestimmten Standorten zur Verfügung steht und eingesetzt werden kann. Es geht also einerseits darum, eine personelle Unterdeckung zu vermeiden und andererseits darauf zu achten, dass nicht zu viel Personal vorgehalten wird, da dies unnötige Personalkosten verursacht. Ferner unterstützt die Personalplanung ein Unternehmen dabei, Konflikte zu reduzieren und die Anzahl von Fehlern auf ein Minimum zu senken.

Aus den genannten Zielen erwachsen der Personalplanung konkrete Aufgaben, die sich wie folgt hinterfragen lassen:^[1]

• Welcher quantitative und qualitative Personalbedarf wird voraussichtlich entstehen?
• Welche Mitarbeiter lassen sich auf welchen Stellen einsetzen?
• Welche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen sind erforderlich?
• Wie kann der jeweilige Personalbedarf gedeckt werden, intern oder extern?
• Wie kann ein personeller Überhang sozialverträglich abgebaut werden?
• Welcher Mitarbeiter kommt für eine Stelle in Frage?
• Können Mitarbeiter auch auf verschiedenen Stellen eingesetzt werden?
• Zu welchen Zeiten hat welches Personal verfügbar zu sein?
• Auf welche kostengünstige Weise können alle diese Aufgaben erledigt werden?

[1] Vgl. hierzu und im Folgenden Gerlach, D.: Crashkurs Personalplanung – Instrumente – Maßnahmen – Kosten, Freiburg et al. 2018, S. 18.

1.2 Bezug der Personalplanung zur Unternehmensstrategie

Den Ausgangspunkt für die Personalplanung bildet die Unternehmensstrategie, aus der eine HR- bzw. Personalstrategie abgeleitet wird. Diese stellt sicher, dass aus Sicht des Personalwesens die Unternehmensziele erreicht werden. Die Personalstrategie setzt wiederum die Rahmenbedingungen für die Personalplanung, der dann konkrete personenbezogene Maßnahmen folgen. Dies bedeutet auch, dass die Personalplanung mit den anderen durch die Unternehmensstrategie determinierten Planungsebenen abzustimmen ist. Dazu gehören insbesondere die Beschaffungs-, Absatz-, Produktions-, Lager-, Verwaltungs- sowie die Erfolgs- und Finanzplanung. Abbildung 1 zeigt den Bezug der Personalplanung zur Unternehmensstrategie.

Abb. 1: Bezug der Personalplanung zur Unternehmensstrategie

Quelle: In Anlehnung an Stelzer-Rothe, T./Hohmeister, F.: Personalwirtschaft, Stuttgart et al. 2001, S. 46

1.3 Einflussfaktoren auf die Personalplanung

Bei der Personalplanung sind eine Vielzahl von externen Faktoren zu berücksichtigen, die vom Unternehmen nicht beeinflusst werden können. Dies sind vor allem:

• die allgemeine wirtschaftliche Entwicklung,

• der gesellschaftliche Wertewandel, z. B. hin zu mehr Nachhaltigkeit und Diversität,

• eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus Mitarbeitersicht durch flexible Arbeitszeitgestaltung (Work-Life-Balance),

• technologische Veränderungen, insbesondere die zunehmende Digitalisierung,

• Veränderungen im Arbeitsrecht und bei Tarifverträgen und

• staatliche Maßnahmen, die sich z. B. auf die Personalzusatzkosten auswirken, z. B. Veränderungen bei den Arbeitgeberbeiträgen zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung.

Fachkräftemangel und demografische Entwicklung als besondere Herausforderungen

Als besondere Herausforderung für die Personalplanung gilt der akute Mangel an Fachkräften und Akademikern, insbesondere bei den MINT-Berufen, der sich nahezu durch alle Branchen in der Industrie zieht. Außerdem ist zu erwarten, dass sich der Fachkräftemangel durch die zu erwartende demografische Entwicklung in den nächsten Jahren noch verschärfen wird. Dies führt zu einer veränderten Altersstruktur der Bevölkerung: So lässt eine sinkende Geburtenrate bei gleichzeitig steigernder Lebenserwartung den Anteil älterer Menschen immer weiter anwachsen. Um die Finanzierung des Renten- und Sozialversicherungssystems sicherzustellen, dürfte das Renteneintrittsalter perspektivisch steigen.

Wettbewerb um qualifiziertes Personal

Sowohl der Fachkräftemangel als auch die demografische Entwicklung führen dazu, dass Unternehmen in einen immer intensiveren Wettbewerb um qualifiziertes Personal eintreten. Inwieweit dieser Entwicklun...