Planung im Mittelstand: Alternativen zu Excel in der Praxis / 3 Komponenten einer Planungslösung

Eine moderne Planungslösung benötigt eine Vielzahl von Komponenten. Dabei wird möglicherweise für eine erste Projektumsetzung nicht jede Komponente benötigt, aber Änderungen im Geschäftsmodell werden auch neue Anforderungen an die Planungsunterstützung stellen. Ein Unternehmen, das seine Planungsunterstützung neu ausrichtet, sollte daher eine Lösung wählen, die alle Komponenten abdecken kann (s. Abb. 3).

Abb 3: Komponenten einer Planungslösung

3.1 Der Kern des Planungssystems

Die zentrale Datenhaltung ist der Kern eines modernen Planungssystems. Dabei sind neben der Speicherung der Daten auch die Abbildung des Geschäftsmodells in einer adäquaten Struktur sowie die Abbildung der Beziehungen zwischen den Elementen der Planung in einem logischen Modell entscheidend. Relationale Datenbanken und spaltenorientierte Datenbanken können diese Anforderungen nur bedingt erfüllen. Mehrdimensionale Datenbanktechnologien wie bspw. Oracle Essbase oder IBM Planning Analytics (früher IBM TM1) sind hier wesentlich besser geeignet, da sie sowohl Datenspeicherung als auch Modellierung in einem n-dimensionalen Datenraum ermöglichen.

3.2 Strukturierte Erfassung

In den meisten Planungsprozessen gibt es die Anforderung, bestimmte Daten in der gleichen Struktur von verschiedenen Benutzern zu erfassen. Typische Beispiele sind die Kostenstellen/-artenplanung oder die Investitionsplanung. Hier muss es das Planungssystem ermöglichen, dem Planer vordefinierte Formulare zur Verfügung zu stellen, die dieser so einfach wie möglich ausfüllen kann.

Eine Vorbelegung der Daten ist je nach Planungsprozess und -ansatz hilfreich und sollte vom Planungssystem unterstützt werden. Je näher sich die Eingabeoberfläche an Bedienungskonzepte von Excel anlehnt, desto höher ist die Akzeptanz bei den Planern. Intuitiv ist, was der Endanwender kennt und bei dem er nicht über die Art der Bedienung nachdenken muss.

3.3 Lokale Modelle

In manchen Planungsbereichen ist die Herleitung der Daten bereits von einer Organisationseinheit zur nächsten unterschiedlich.

Praxis-Beispiel

Unterschiede bei der Umsatzplanung in einem Unternehmen

Während der Produktbereich A über Absatzmengen und Preise plant, möchte der Produktbereich B über Wachstum in verschiedenen Produktbereichen gegenüber dem Vorjahr planen. Im gleichen Unternehmen möchte der Servicebereich A über Servicekapazitäten und Auslastungsgrade planen, während der Servicebereich B sich an den verkauften Stückzahlen des Produktbereichs A orientieren möchte.

Eine zu starre Vorgabe in der Umsatzplanung durch das Planungssystem führt zu Nebenrechnungen in Excel. Wenn nur die Gesamtergebnisse in das Planungssystem eingegeben werden, geht die Herleitung der Planwerte als Ausgangspunkt für die nächste Iteration, als Dokumentation für den Ist-/Plan-Vergleich und als Basis für den ersten Forecast verloren.

Ein Planungssystem muss daher entweder individuelle Planungsansätze der Planer zulassen oder die lokalen Planungsmodelle in das Planungssystem integrieren und so abspeichern, dass sie für Planer, Controller und das Management verfügbar sind.

3.4 Kommentierung

Die Kommentierung ist eine zentrale Anforderung für ein modernes Planungssystem. Der Planer muss in der Lage sein, seine Annahmen, Gedanken und Erläuterungen für Dritte nachvollziehbar in Textform, idealerweise auch mit Grafiken oder Dateianhängen, zu dokumentieren.

Diese Dokumentation muss nicht nur bei der Analyse der Planzahlen durch Controlling und Management verfügbar sein, sondern auch später im Plan-Ist-Vergleich und als Grundlage für den nächsten Forecast vorliegen.

3.5 Analyse und Reporting

Bereits im Planungsprozess werden moderne Self-Service-Analyseinstrumente benötigt. Eine Analyse von Abweichungen zwischen den Daten unterschiedlicher Iterationsschleifen ist dabei genauso wichtig, wie der Abgleich zu vorangegangenen Planungs-, Forecast- und Ist-Daten. Dies betrifft den Planer, aber insbesondere das Controlling und die Gremien, die den Plan verifizieren und schlussendlich genehmigen.

Nach dem Abschluss der Planung beginnt die Monitoring-Phase. In einem regelmäßigen Ist-/Plan-Abgleich muss das Unternehmen prüfen, ob Richtung und Geschwindigkeit korrekt sind und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen einleiten. Dies könnte auch eine Überarbeitung des Plans aufgrund veränderter Rahmenbedingungen oder einer neuen Faktenlage bedeuten.

Eine Trennung der Planungsunterstützung vom Reporting-Werkzeug bedeutet zusätzliche Medienbrüche und stellt eine erhebliche Schwachstelle in der Systemlandschaft dar. Das Reporting- und Analyse-Werkzeug muss mindestens auf die gleiche zentrale Datenhaltung zugreifen wie das Planungssystem. Dabei ist auch eine Analyse der Kommentare in Verbindung mit den Zahlen wichtig.

3.6 Governance/Workflow

Je stärker der Planungsprozess am Geschäftsmodell ausgerichtet ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass viele Beteiligte im Planungsprozess involviert sind. Je mehr Fachverantwortliche in den Planungsprozess eingebunden werden, desto höher ist das "Buy-In" im Unternehmen bei der Umsetzung des Plans. Allerdings generiert dies einen hohen zeitlichen Aufwand für die Beteiligten und einen zusätzlichen...