Planung im Mittelstand: Alternativen zu Excel in der Praxis / 5.1 Neues Konzept für die Steuerung eines schnell wachsenden Dienstleisters

Am Beispiel eines schnell wachsenden Unternehmens aus dem Dienstleistungssektor soll aufgezeigt werden, welche Auswirkungen die bisher dargestellten Herausforderungen in einem konkreten Anwendungsfall haben und welche Lösungsansätze gewählt wurden.

Das Unternehmen wuchs von 150 Mio. EUR Umsatz im Jahr 2012 konstant auf derzeit knapp 400 Mio. EUR Umsatz und ist in seinem Segment eines der marktführenden Dienstleistungsunternehmen in Deutschland.

In Deutschland ist das Unternehmen an zahlreichen Standorten vertreten, expandierte in den letzten Jahren aber auch in das europäische Ausland. Das ursprüngliche Kerngeschäft wurde um weitere Business-Segmente erweitert. Neben dem organischen Wachstum wurden auch weitere Firmen hinzugekauft. In Deutschland basierte das Geschäft neben der zentralen Holding auf zahlreichen GmbHs; die Expansion ins Ausland brachte weitere legale Einheiten. Die Steuerung erfolgte bis vor wenigen Jahren durch Planung und Berichtswesen aus diesen legalen Einheiten heraus.

Vor 2 Jahren wurde ein neues Steuerungsmodell beschlossen, um das weitere Wachstum besser voranzutreiben. Es wurde entschieden, die Steuerung von den legalen Einheiten komplett abzukoppeln und in ein neues, zweidimensionales Steuerungssystem zu überführen. Für die Planung wurde eine Trennung in die Umsatzplanung und die Ergebnisplanung definiert. In beiden Prozessen gibt es unterjährig auch einen Forecast-Prozess, der beim Umsatz monatlich und beim Ergebnis quartalsweise durchgeführt wird.

Die bisherige Sicht der legalen Einheiten wird in die Dimensionen "Standort" und "Leistungssegment" geändert. Es gab bisher sowohl Überschneidungen zwischen den Standorten und den legalen Einheiten, als auch zwischen den Leistungssegmenten und legalen Einheiten. Die Loslösung von den legalen Einheiten stellt eine große, auch kulturelle Herausforderung für das gewachsene Unternehmen dar.

Abb 4: Abstimmung des Umsatzes für die Standorte

Die Besonderheit in diesem Steuerungsmodell ist, dass keine der beiden Matrix-Dimensionen eine Priorität hat. In der Konsequenz sind beide Verantwortliche eines Punktes in der Matrix aufgefordert, einen eigenen Plan zu erstellen und diesen mit dem jeweils anderen Verantwortlichen abzustimmen und sich auf einen finalen Plan-Wert zu einigen. Daraus entstehen im ersten Schritt 2 komplette Planungen für den gleichen Sachverhalt. Dies generiert zwar einen hohen Aufwand für die Planung, sorgt aber andererseits für die größtmögliche Zustimmung zum Endergebnis.

Im ersten Jahr entschied man sich, den neuen Planungsprozess mit Excel durchzuführen, da die meisten in Kap. 1 aufgeführten Argumente auch hier für eine Excel-Lösung sprachen. Das Know-how im Controlling war vorhanden und der Zeitdruck für eine Einführung sehr hoch. Für das Management ist oft nicht überschaubar, welche Auswirkungen eine solch tiefgreifende Entscheidung kurz vor dem Beginn der Planungsphase auf die IT-Planungsunterstützung hat.