Posteingangsbearbeitung (Steuerberater)

Kurzbeschreibung

Die Bearbeitung des Posteingangs in der Steuerberatungskanzlei birgt erhebliche Haftungsrisiken für den Steuerberater und muss (nachweisbar) perfekt organisiert sein. Der Posteingang umfasst dabei Briefpost, Faxe, Post per E-Mail vom Mandanten mit Anhang sowie persönliche Post-Abgabe vom Mandanten, und ab 1.1.2023 Posteingang über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt).

Wichtiger Hinweis

Wird ein Steuerbescheid durch die Post übermittelt, gilt er gem. § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post^[1] als bekannt gegeben, außer er ist (nachweislich) nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen.^[2] In diesem Fall kommt es für die Bekanntgabe auf den tatsächlichen Zugang an. Der tatsächlich spätere Zugang nach Ablauf der 3-Tage-Fiktion gilt auch dann als Bekanntgabe, wenn der Einwurf beim Empfänger an einem Samstag erfolgt (gilt auch für den 24.12.2022) und Adressat des Steuerbescheids ein Unternehmen ist, in dem samstags nicht gearbeitet wird. Der Steuerberater kann sich daher nicht darauf berufen, er habe erst am darauf folgenden Montag von dem Schreiben Kenntnis erlangt. Der 3-Tage-Zeitraum gilt nicht, wenn der letzte Tag des 3-Tage-Zeitraums auf einen Sonnabend, Sonntag oder gesetztlichen Feiertag fällt. Die Bekanntgabe erfolgt dann analog § 108 Abs. 3 AO erst am nächsten Werktag.^[3]

Lt. BFH verletzt ein Finanzgericht seine Sachaufklärungspflicht, wenn streitig ist, wann ein Steuerbescheid zugegangen ist und das Finanzgericht nicht ermittelt, wann ein streitiger Bescheid zur Post aufgegeben wurde.^[4]

Achtung: Die zeitweilige Schließung einer Kanzlei aufgrund von Corona und der damit verbundene Verzicht.auf eine sofortige Bearbeitung des Posteingangs beruht auf einem ungewöhnlichen Ereignis und ist für Außenstehende, zumal zum Zeitpunkt der Versendung des Schreibens, nicht erkennbar, sodass der Zugang ddes Bescheids dadurch nicht gehindert wird.^[5]

Der BFH muss klären, welche Wirkung dem Widerruf der Vollmacht des Steuerberaters innerhalb der 3-Tage-Fiktion des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO für den Lauf der Klagefrist zukommt.^[6] Der Verwaltungsakt soll gem. § 122 Abs. 1 Satz 4 AO dem Bevollmächtigten bekannt gegeben werden, wenn der Finanzbehörde eine schriftliche oder eine nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht vorliegt, solange dem Bevollmächtigten nicht eine Zurückweisung nach § 80 Abs. 7 AO bekanntgegeben worden ist. Die ordnungsgemäße Bekanntgabe eines Steuerbescheids erfolgt auch bei vermuteter Bevollmächtigung des Beraters.^[7] Wird ein Steuerberater ohne Einschränkung als Empfangsbevollmächtigter bestellt, gilt die Empfangsvollmacht auch für neue Steuernummern.^[8]

Die Zustellung eines Steuerbescheids im Wege der Ersatzzustellung durch Einlegung in den zu den Geschäftsräumen gehörenden Briefkasten des Steuerberaters ist in dem Zeitpunkt bewirkt, der vom Zusteller auf der Postzustellungsurkunde vermerkt wurde. Für den Beginn der Rechtsbefehlsfrist ist der Zeitpunkt der tatsächlichen Zustellung und nicht der dritte Tag nach Aufgabe des Verwaltungsakts zur Post maßgebend.^[9]

Ein elektronisch übermittelter Verwaltungsaktgem. § 122 Abs. 2a AO^[10] gilt am dritten Tag nach der Absendung als bekannt gegeben, außer wenn er nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsakts und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen.^[11]

Gem. § 122a AO kann die Bekanntgabe von erlassenen Verwaltungsakten auch durch Bereitstellung zum Datenabruf erfolgen.^[12] Dies setzt aber die Einwilligung des Beteiligten zum Verfahren nach § 122a AO voraus. Die Person, die den Datenabruf durchführt, muss authentifiziert sein gem. § 87a Abs. 8 AO. § 122a Abs. 4 AO regelt eine Bekanntgabefiktion. § 122a Abs. 5 AO regelt den Zugang bei Datenabruf des Verwaltungsakts im Postfach des Nutzerkontos nach dem Onlinezugangsgesetz.^[13]

§ 364b AO sieht vor, dass das Finanzamt im Einspruchsverfahren dem Einspruchsführer in bestimmten Fällen eine Frist mit ausschließender Wirkung setzen kann. Die Fristsetzung kann nur gegenüber einem Einspruchsführer ergehen.

Die Klagefrist gegen eine Einspruchsentscheidung mittels Anfechtungsklage beträgt gem. § 47 FGO einen Monat und beginnt gem. § 54 FGO i. V. m. § 187 Abs. 1 BGB.

Weist die Rechtsbehelfsbelehrung entgegen dem Wortlaut des § 357 Abs. 1 Satz 1 AO nicht auf die Möglichkeit der elektronischen Einreichung des Einspruchs hin, ist die Rechtsbehelfsbelehrung unrichtig i. S. d. § 356 Abs. 2 AO. Die Einspruchsfrist beträgt dann ein Jahr.^[14]

Fristversäumnisse führen zu Schadenersatzforderungen gegen den Steuerberater.^[15] Fehlende Vorkehrungen gegen Fristversäumnisse in plötzlichen Verhinderungsfällen gelten als Organisationsverschulden der Bevollmächtigten und führen regelmäßig zur Ablehnung der beantragten Wiedereinsetzung in die versäumte Frist.^[16]

Wiedereinsetzung scheitert regemäßig aufgrund des Verschuldens des Steuerberaters bzw. dessen Mitarbeiters.^[17] Den Berater trifft eine regelmäßige Pflicht ...