Der Anlass für die Aufnahme administrativer Prozesse kann zunächst in einer Dokumentation der Prozesse liegen. Dies kann z. B. erfolgen, um die Prozesse im Falle eines Mitarbeiterwechsels leichter an den neuen Mitarbeiter übergeben zu können. Aus der steuerlichen Perspektive kann die Erstellung einer Verfahrensdokumentation Anlass für die Aufnahme der Prozesse sein.
Die Notwendigkeit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist in der Literatur nicht unumstritten. Die Dokumentation soll dann nicht erforderlich sein, wenn das Verfahren auch ohne eine entsprechende Dokumentation erforderlich ist. Da heutzutage auch bereits bei Unternehmen, die als mittelständisch bezeichnet werden können, der Einsatz von Software nicht mehr wegzudenken ist, ergibt sich meines Erachtens im realen Leben schon daher die Notwendigkeit, eine entsprechende Dokumentation zu erstellen.
Ein weiterer wesentlicher Anlass für die Aufnahme von Prozessen liegt häufig in der Dokumentation vorhandener Prozesse und Abläufe als Basis für die Analyse und Optimierung der Prozesse, z. B. auch im Vorfeld der Einführung von IT-Systemen. Insbesondere auf diesen Anlass soll im Folgenden an verschiedenen Stellen eingegangen werden.
Darüber hinaus ist die Aufnahme und Dokumentation der Prozesse wesentliche Voraussetzung zur Zertifizierung von Prozessen, z. B. nach der Norm DIN EN ISO 9000:1000.[1]
Deutlich ablehnend Brete in DStR 2019 S. 258; differenzierter Klein/Rätke, AO, 15 Aufl. 2020, § 147 Rn. 21 und Kromer/Kling, beck.digitax 2021 S. 32
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