Professionelles Berichtswesen: Variable Daten mit dynami ... / 3 Hinweise für den Export nach Word, PowerPoint & Co.

Die Gestaltung dieses Beispiels ist vorwiegend auf eine Verwendung mittels Ausdruck gerichtet. Dies geschieht direkt aus Excel oder, und das ist der gedachte Hauptzweck, durch Einbindung der Excel-Elemente in Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen und ähnlich geeignete Zielmedien.

3.1 Markieren, Druckbereiche erstellen, Ansichtsbereiche ausblenden

Alle Informationsbereiche (also die einzelnen Tabellen und das Diagramm) sind so eingerichtet, dass sie sämtliche zum Ausdruck benötigten Hauptinformationen in einem geschlossenen, rechteckigen Block enthalten. Weiterhin sind alle Zellen, die diese Rechtecke umranden, leer. Dadurch werden folgende Arbeitsweisen ermöglicht bzw. begünstigt:

• Zum raschen Markieren eines einzelnen Informationsbereichs markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb des Blocks und benutzen dann Strg + Shift + * (Stern), die Tastenkombination zur Blockmarkierung. Alternative: Sie markieren den Überschriftenbalken (verbundene Zellen in Blockbreite) und benutzen Strg + Shift + Pfeil abwärts.
• Um einen markierten Bereich zum Druckbereich zu machen, wählen Sie den Befehlsweg Seitenlayout → Seite einrichten → Druckbereich.
• Um einen definierten Druckbereich anzusteuern, öffnen Sie links in der Bearbeitungsleiste das sog. Namenfeld und klicken dort auf den Eintrag Druckbereich (Name wird von Excel automatisch festgelegt und blattweise definiert bzw. verwaltet).
• Um für Präsentationszwecke im Arbeitsblatt bestimmte Bereiche von der Bildschirmansicht auszublenden, markieren Sie die entsprechenden (ganzen) Zeilen oder (ganzen) Spalten, und wählen nach Rechtsklick in die Zeilenköpfe/Spaltenköpfe im Kontextmenü den entsprechenden Befehl. Schneller geht das Ausblenden nach dem Markieren ganzer Spalten mit Strg + 8 bzw. ganzer Zeilen mit Strg + 9.
• Zum vollständigen Wiedereinblenden ausgeblendeter Bereiche ist der schnellste Weg die Gesamtmarkierung des Blattes (Strg + A) mit den folgenden Tastenkombinationen Strg + (also Strg + Shift + 8 für die Spalten und Strg + Shift + 9 für die Zeilen).

3.2 Zusammenarbeit mit Word und anderen Office-Programmen

Beim Kopieren und Einfügen eines Excel-Bereichs in ein anderes Office- oder Windows-Programm ist die wichtigste Grundregel, beim Einfügen niemals die Tastenkombination Strg + V oder ungeprüft den Einfügebutton zu nutzen. Am Beispiel von Word (s. Abb. 6) ist auf Folgendes zu achten:

Abb. 6: Nutzen Sie auf jeden Fall die differenzierten Einfügeoptionen

• Wählen Sie nach Klick auf den Pfeil unten im Einfügesymbol den Befehl Inhalte einfügen und entscheiden Sie dann im Dialogfeld die Art, wie der Inhalt der Zwischenanlage an Word übergeben werden soll.
• Wenn Sie in Word keine inhaltlichen Veränderungen mehr vornehmen möchten, wählen Sie am besten die Einfügeoption Bild (Erweiterte Metadatei). Das dabei benutzte Format EMF liefert eine hohe Bildqualität und ermöglicht stufenloses Vergrößern oder Verkleinern ohne wesentliche Qualitätsverluste.
• Fügen Sie den Bereich als Excel-Arbeitsmappe-Objekt ein, wenn Sie in Word noch inhaltliche und formale Veränderungen des Excel-Objekts vornehmen möchten und dazu die Ressourcen von Excel benutzen wollen, ohne Word verlassen zu müssen. Dazu doppelklicken Sie in Word auf das Objekt und gelangen dadurch in einen Excel-Arbeitsmodus. Zum Abschluss der Arbeiten klicken Sie dann in Word neben das Excel-Objekt. Es ist arbeitstechnisch jedoch günstiger, alle gestalterischen Arbeiten komplett in Excel zu erledigen und erst dann das Gesamtergebnis in das Zielprogramm zu kopieren.
• Fügen Sie den Bereich als Excel-Arbeitsmappe-Objekt mit zusätzlich der Option Verknüpfung … ein, wenn in Word jede Veränderung des Excel-Objekts unmittelbar erscheinen soll, die Sie in der zugrunde liegenden Excel-Arbeitsmappe vornehmen. Im Gegensatz zur vorgenannten Variante verändern Sie hier also nicht das nach Word kopierte Objekt, sondern dessen Quelle.

3.3 Als PDF speichern

Unter Excel können Sie Excel-Inhalte direkt als PDF-Datei speichern. Im günstigsten Fall markieren Sie einfach einen Bereich (also z. B. wie oben beschrieben einen Block) und wählen den Befehl Speichern unter. Öffnen Sie im Speicherdialogfeld (s. Abb. 7) die bei Dateityp vorhandene Liste. Dort ziemlich weit unten finden Sie die Vorgabe PDF.

Abb. 7: Mehr Komfort als vielleicht gedacht: Einstellungsmöglichkeiten beim Speichern als PDF-Datei