Projektmanagement-Methodik für die Steuerkanzlei / 1 Projektmanagement: Grundlagen

1.1 Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist möglicherweise ein einmaliges Vorhaben, das bestimmte Ergebnisse produzieren und Ziele erreichen soll und bei dem verschiedene Tätigkeiten koordiniert und gesteuert werden müssen. Häufig sind mehrere Personen an der Umsetzung beteiligt und von den Ergebnissen betroffen. Ein Projekt hat im Gegensatz zu einem Prozess einen Anfangs- und einen Endtermin. Es wird bezüglich Zeit, Ressourcen, Zielen und Ergebnissen sowie der an der Umsetzung beteiligten und für die Zielerreichung verantwortlichen Personen geplant – und zwar schriftlich in einem Projektplan.

In Kanzleien trifft man üblicherweise eine Aufgabenplanung vor, die sehr praxisorientiert ist und sich üblicherweise auf eine Aufzählung von Maßnahmen beschränkt, die nacheinander umgesetzt werden können. Diese Vorgehensweise ist auch für die kleinen täglichen Aufgaben in der Kanzlei effektiv und sinnvoll. Bei komplexeren Aufgabensachverhalten – wie der Einführung einer digitalen Belegführung, der Einführung eines Qualitätsmanagements oder auch der Entwicklung neuer Dienstleistungen – ist es sinnvoll, eine etwas detailliertere Projektmanagementmethodik einzusetzen.

1.2 Praxisorientiertes Projektmanagement als Grundverständnis

Ich möchte Ihnen hier im Detail vorstellen, wie Sie Projektmanagement etwas differenzierter vornehmen können. Das Ziel dabei ist, ein komplexeres Verständnis von Projektmanagement zu vermitteln, das es Ihnen ermöglicht, auf ein breiteres Methodik-Spektrum zurückzugreifen, wenn Sie ihr nächstes Projekt planen. Anders als bei Steuergesetzen obliegt es Ihnen in der Anwendung, die Detailtiefe der Methodik auf Ihre jeweils aktuellen Anforderungen zu adaptieren.

Es gibt keine Projektmanagementmethodik, die sich zu 100 % auf alle Projekte sinnvoll übertragen lässt – mal braucht es mehr, mal braucht es weniger. Das im folgenden vorgestellte Beispiel aus der Praxis eines Projekts zur Einführung der digitalen Belegführung in einer Steuerkanzlei folgt dabei der Methodik, die Stephen R. Covey in seinem Buch "Management" vorstellt. Diese Methodik trifft auch schon die Anforderungen der aus dem New Work-Ansatz stammenden "Objectives and Key Results (OKR)"-Logik.

1.3 Projektplan

Elemente eines Projektplans mit OKR Logik^[1]:

• Projektleitung, Zeitrahmen
• Zweck (á la Mission)
• Ziele & Ergebnisse (SMART)
• Zusammenhang wichtigste Kanzleiziele
• Bedürfnisse Interessengruppen
• Priorisierung Zeit/Kosten/Qualität
• Budget, Ressourcen, Personen
• Berichte & Meetings
• Meilensteine, Aktionen, Maßnahmen

Wenn Sie einen Projektplan aufstellen, brauchen Sie zunächst eine Projektleitung, ggf. weitere Rollen im Projektteam und einen klaren Zeitrahmen. Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende, das unterscheidet es grundlegend von einem laufenden Prozess. Um Ihr Team zu motivieren, an dem Projekt mitzuwirken, ist es hilfreich, den Zweck (Mission) des Projekts gleich zu Beginn zu kommunizieren und so die Beweggründe des Projekts eindeutig zu vermitteln. Der Projektplan sollte daher den Zusammenhang zu den wichtigsten strategischen Kanzleizielen möglichst genau herausarbeiten. Das hilft Ihrem Projektteam, sich diesbezüglich auszurichten und die Relevanz des Projekts zu erkennen, wie auch im Projekt Dinge umzusetzen, die wirklich in Richtung der strategischen Kanzleiziele Wirkung entfalten. Gleichzeitig geht es darum, inhaltlich zu überlegen, welche Interessengruppen von dem Projekt betroffen sind, und deren Bedürfnisse zu bedenken.

Außerdem gilt es, die Projektziele und Ergebnisse möglichst "smart" festzuhalten:

S	Specific (präzise)
M	Measurable (messbar)
A	Attainable (erreichbar)
R	Realistic (realistisch)
T	Time-phased (zeitlich planbar)

Ziele…

• ... sind klare Aussagen darüber, was man erreichen will;
• ... sind auf alle Zeitebenen bezogen (5-30 Jahre [Vision], 1-5 Jahre [strategisch], 1 Woche bis 1 Jahr [operativ]
• … geben die nötige Orientierung für die tägliche Arbeit.

Praxis-Tipp

Bei der Zielsetzung sollten Sie beherzigen:

• Nur mit Zielen ist eine Erfolgsmessung möglich (Umsetzungskontrolle!); wenn Ziele gesetzt werden, muss die Ziel-Erreichung dokumentiert werden – das allein hilft schon bei der Umsetzung!
• Beachten Sie dabei die "System-Ökologie": Ziele können auch mit negativen Konsequenzen behaftet sein, die zu berücksichtigen sind!
• Zielbezogene Anreizsysteme in der Kanzlei schaffen: eine Belohnung/Wertschätzung sollten Sie bereits für den Versuch geben, Ziele zu erreichen; auch sich selbst gegenüber.
• [Operativ: Arbeit effektiv delegieren mit gut formulierten Zielen (den Mitarbeitern Ergebnisverantwortung übertragen – nicht Einzelaufgaben delegieren)]

Zu Beginn eines Projekts priorisieren

Was ist Ihnen am wichtigsten:

• Dass die Zeit eingehalten wird?
• Dass die Kosten eingehalten werden?
• Dass die höchstmögliche Qualität erreicht wird?

Üblicherweise können Sie nur eines dieser drei Dinge erreichen.

Schließlich gehören zu einem guten Projektplan auch die Fragen nach dem Budget, den Ressourcen, dem Personenplan und dem Austausch innerhalb des Projektteams in Form von Berichten und Meetings. Erst dann erfolgt das, was Sie üblicherweise schon in Ihrer Kanzlei umse...