Projektmanagement-Methodik für die Steuerkanzlei / 1.3 Projektplan

Elemente eines Projektplans mit OKR Logik^[1]:

• Projektleitung, Zeitrahmen
• Zweck (á la Mission)
• Ziele & Ergebnisse (SMART)
• Zusammenhang wichtigste Kanzleiziele
• Bedürfnisse Interessengruppen
• Priorisierung Zeit/Kosten/Qualität
• Budget, Ressourcen, Personen
• Berichte & Meetings
• Meilensteine, Aktionen, Maßnahmen

Wenn Sie einen Projektplan aufstellen, brauchen Sie zunächst eine Projektleitung, ggf. weitere Rollen im Projektteam und einen klaren Zeitrahmen. Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende, das unterscheidet es grundlegend von einem laufenden Prozess. Um Ihr Team zu motivieren, an dem Projekt mitzuwirken, ist es hilfreich, den Zweck (Mission) des Projekts gleich zu Beginn zu kommunizieren und so die Beweggründe des Projekts eindeutig zu vermitteln. Der Projektplan sollte daher den Zusammenhang zu den wichtigsten strategischen Kanzleizielen möglichst genau herausarbeiten. Das hilft Ihrem Projektteam, sich diesbezüglich auszurichten und die Relevanz des Projekts zu erkennen, wie auch im Projekt Dinge umzusetzen, die wirklich in Richtung der strategischen Kanzleiziele Wirkung entfalten. Gleichzeitig geht es darum, inhaltlich zu überlegen, welche Interessengruppen von dem Projekt betroffen sind, und deren Bedürfnisse zu bedenken.

Außerdem gilt es, die Projektziele und Ergebnisse möglichst "smart" festzuhalten:

S	Specific (präzise)
M	Measurable (messbar)
A	Attainable (erreichbar)
R	Realistic (realistisch)
T	Time-phased (zeitlich planbar)

Ziele…

• ... sind klare Aussagen darüber, was man erreichen will;
• ... sind auf alle Zeitebenen bezogen (5-30 Jahre [Vision], 1-5 Jahre [strategisch], 1 Woche bis 1 Jahr [operativ]
• … geben die nötige Orientierung für die tägliche Arbeit.

Praxis-Tipp

Bei der Zielsetzung sollten Sie beherzigen:

• Nur mit Zielen ist eine Erfolgsmessung möglich (Umsetzungskontrolle!); wenn Ziele gesetzt werden, muss die Ziel-Erreichung dokumentiert werden – das allein hilft schon bei der Umsetzung!
• Beachten Sie dabei die "System-Ökologie": Ziele können auch mit negativen Konsequenzen behaftet sein, die zu berücksichtigen sind!
• Zielbezogene Anreizsysteme in der Kanzlei schaffen: eine Belohnung/Wertschätzung sollten Sie bereits für den Versuch geben, Ziele zu erreichen; auch sich selbst gegenüber.
• [Operativ: Arbeit effektiv delegieren mit gut formulierten Zielen (den Mitarbeitern Ergebnisverantwortung übertragen – nicht Einzelaufgaben delegieren)]

Zu Beginn eines Projekts priorisieren

Was ist Ihnen am wichtigsten:

• Dass die Zeit eingehalten wird?
• Dass die Kosten eingehalten werden?
• Dass die höchstmögliche Qualität erreicht wird?

Üblicherweise können Sie nur eines dieser drei Dinge erreichen.

Schließlich gehören zu einem guten Projektplan auch die Fragen nach dem Budget, den Ressourcen, dem Personenplan und dem Austausch innerhalb des Projektteams in Form von Berichten und Meetings. Erst dann erfolgt das, was Sie üblicherweise schon in Ihrer Kanzlei umsetzen: die Maßnahmen- und Aktionsplanung, strukturiert in Meilensteinen.

[1] in Anlehnung an Stephen R. Covey, "Management", 1. Auflage 2014