Prozessmanagement im HR-Bereich

Zusammenfassung

Überblick

Personalprozesse sind für den langfristigen Erfolg des Unternehmens kritisch. Als Personalmanager sind Sie daher gut beraten, sich mit den Techniken des Prozessmanagements vertraut zu machen, um die Abläufe des Personalmanagements richtig zu gestalten und zu optimieren. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Aufgabe, Veränderungsprozesse zu einer effizienteren Gesamtorganisation anzustoßen. In allen Produktions-, Vertriebs- und Verwaltungsprozessen wird eine ständige Produktivitätssteigerung erwartet, die sich kaum ohne die Kenntnisse des Prozessmanagement realisieren lässt. Dieses Know-how ist ein wesentlicher Bestandteil in der Personalentwicklung Ihrer Führungskräfte.

1 Prozessmanagement und HR

1.1 Rolle von HR für das Prozessmanagement

Mit Prozessen schauen wir anders auf das Unternehmen. Das Organigramm mit seinen Bereichen, Abteilungen und Stellen gilt nicht mehr der heilige Gral, wenn wir die Leistungen sehen, die mehrere Stellen und Teams zusammen erwirtschaften. Prozesse laufen horizontal durch das Unternehmen, während die hierarchisch gegliederte Aufbauorganisation eher die „vertikale“ Perspektive betont. Das Personalmanagement kann einen wesentlichen Beitrag leisten, diesen horizontalen Blick zu fördern.

Prozessverantwortung

Wo man über Prozesse spricht, wird "Prozessverantwortung" immer zu einem wichtigen Thema. Das bedeutet, dass Personen Verantwortung für Zusammenarbeit in einem größeren Zusammenhang übernehmen und nicht primär auf "Zuständigkeiten" in den Abteilungen schauen. Damit Menschen diese Verantwortung übernehmen und erfolgreich wahrnehmen, muss die HR-Arbeit einen Rahmen für diese Führungsfunktionen bereiten. Welche Anerkennung finden Mitarbeiter unabhängig vom "Aufstieg" in der Karriereleiter, wie wird Verantwortung für Prozesse vergütet, welche Kompetenzen brauchen Personen, die sich hier engagieren? Prozessverantwortung fordert die Personalentwicklung heraus. Wenn das HR-Management diese Herausforderung nicht annimmt, drohen Anstrengungen zum Prozessmanagement im Unternehmen zu ersticken.

1.2 Management der HR-Prozesse

HR leistet nicht nur einen wichtigen Beitrag für den Erfolg von Prozessmanagement im Unternehmen, die Personalarbeit profitiert auch selbst von der prozessorientierten Sichtweise. Wir betrachten die Leistung der HR-Teams nicht mehr isoliert nach speziellen Funktionen, sondern als Wertbeitrag der gesamten Personalarbeit.

Prozessmanagement strukturiert die Abläufe in HR und schafft die Voraussetzung, dass wir unsere Arbeit sinnvoll digitalisieren, ohne uns in einem Gewirr von Anwendungen und Schnittstellen zu verlieren. Wir erhöhen mit gut verstandenen Prozessen die Kompetenz im HR-Team und schaffen es, neue Kollegen schnellereinzuarbeiten. Führungskräfte bekommen mit vereinbarten Prozessen ein leicht handhabbares Instrument zur Beobachtung ihrer Teams und zum Feedback an die Mitarbeiter.

2 Einordnung der Personalprozesse

2.1 Was ist ein Prozess?

Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen".. So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "BPM Common Body of Knowledge". Dieses Verständnis ist also eine autorisierte Definition^[1].

Es geht um Kommunikation zwischen den Aktivitäten

Genau genommen stehen dabei nicht die Aktivitäten im Mittelpunkt, sondern die Kommunikation. In einem Prozess arbeiten mehrere Beteiligte zusammen, um für einen Kunden eine Leistung zu erbringen. Gemeinsam tragen sie die Verantwortung, dass der Kunde eine gute Leistung bekommt. Dazu teilen sie die Arbeit untereinander auf und müssen entsprechend kommunizieren. Immer, wenn wir auf Prozesse schauen, interessiert uns diese Kommunikation zwischen den Aktivitäten.

Prozesse sind wiederkehrend

Bei einem Prozess sehen wir ein regelmäßig wiederkehrendes Muster der Kommunikation. Ein Prozess ist nicht einmalig, sondern ein sich wiederholender Ablauf. Immer dann, wenn ein auslösendes Ereignis eintritt, ist der weitgehend gleiche Ablauf von Kommunikationen zu beobachten.

Ohne Kunde kein Prozess

Der Kunde ist ein weiteres Merkmal dieser Definition. Ohne Kunde kein Prozess. Die Kundenerwartung und das Kundenerleben sind der Maßstab für die Qualität des Prozesses. Gelingt es, mit den gegebenen Ressourcen die Erwartungen zu erfüllen, ist der Prozess gut.

Prozess bedeutet Beobachtung

Schließlich ist die Beobachtung maßgeblich für diese Definition. Nur wenn wir die Kommunikation beobachten, haben wir einen Prozess. Ohne Beobachtung ist es ein ablaufendes Muster, dessen sich niemand bewusst ist. Sehr viele Abläufe im Unternehmen funktionieren ganz gut in diesem „Autopilot“-Modus. Wir sprechen dann aber nicht von Prozessen. Erst wenn wir bewusst hinschauen, wird der Ablauf zum Prozess.

Denn mit dem Hinschauen beginnt Führung.

Prozessmanagement ist immer Veränderung

Ein Prozess ist eine "Reihe von festgelegten Tätigkeiten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um ein oder mehrere Ziele zu erreichen". So schreibt es die maßgebliche European Association of Business Process Management (EABPM) in ihrem "PM Common B...