Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 1.2 Gleichstellung von Papier ...

Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 1.2 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht

Für die Rechtslage bis einschließlich 2024 gelten die folgenden Ausführungen (ein Ausblick auf die künftige, ab 2025 geltende Rechtslage findet sich unter^{^[1]} Tz. 6.2): Seit etlichen Jahren dürfen Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden. Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist

die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungserteilung
und, dass
die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
die Unversehrtheit des Inhalts und
die Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.^{^[2]}

[1] Elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern, Tz. 6.2 Elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.

[2] § 14 Abs. 1 UStG.

1.2.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers

Für die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungserteilung bedarf es keiner besonderen Form.^{^[1]} Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis, also stillschweigend, erfolgen.^{^[2]}

[1] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[2] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 3 bis Satz 5 UStAE.

1.2.2 Echtheit der Herkunft

Mit dem Erfordernis der Echtheit der Herkunft soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.^{^[1]}

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE.

1.2.3 Unversehrtheit des Inhalts

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können.^{^[1]} Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, die Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE.

1.2.4 Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.^{^[1]} Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

[1] § 147 Abs. 6 AO.

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