Versandmöglichkeiten für elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen können versendet werden
- als E-Mail mit und ohne PDF- oder Textanhang
- über Computer-Fax
- über Fax-Server
- per Web-Download
- via De-Mail
- via E-Post
Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte gelten nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant.
Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich
Da auch der Empfänger elektronischer Rechnungen bzgl. des Vorsteuerabzugs die einschlägigen Voraussetzungen erfüllen muss, sollte er dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen. Ebenso sollte eine Übereinkunft darüber getroffen werden, ob ein Verschlüsselungsverfahren (und ggf. welches) zum Einsatz kommt. Dies hat praktische Erwägungen hinsichtlich der Lesbarkeit und der Archivierung der elektronischen Belege beim Rechnungsempfänger.
Praxis-Tipp: Zustimmung durch Bezahlung Die Zustimmung kann auch durch eine sog. "stillschweigende Willenserklärung", hier in Form der Bezahlung, erfolgen. Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen. |
Einsparung von Zeit und Kosten
Durch das Steuererleichterungsgesetz 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht (EU-Rechnungsrichtlinie vom 13.7.2010, 2010/45/EU). Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmen im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, da
- der zeitaufwändige Weg der Papierdokumente über den Zustelldienst entfällt,
- das Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt,
- die Ablage der Papierrechnung entfällt,
- die notwendigen Informationen zeitlich schneller übermittelt werden und somit wesentlich weniger Archivierungsfläche verbraucht wird,
- auf die elektronisch archivierten Rechnungen später schneller zugegriffen werden kann.
Hinweis: Keine elektronische Signatur erforderlich Für die Versendung elektronischer Rechnungen ist eine elektronische Signatur - gleich welcher Art - nicht zwingend erforderlich. Solche aufwändigen Verfahren dürfen aber natürlich verwendet werden. |
Anforderungen an eine "ordentliche" Rechnung
Nach wie vor muss der Unternehmer im Besitz einer "ordentlichen" Rechnung sein, um die Vorsteuer hieraus abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist demnach nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Echtheit der Herkunft
- Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
- Lesbarkeit der Rechnung
- Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung in umsatzsteuerlichem Sinne
Hinweis Der Gesetzgeber unterscheidet hierbei nicht zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen. |
Buchung einer E-Rechnung
Elektronische Rechnungen werden wie Papierrechnungen gebucht. Für sie gelten ebenfalls die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Die Europäische Union erklärte die elektronische Rechnung (E-Rechnung, X-Rechnung) für die Abrechnung des öffentlichen Auftragswesens als verbindlich. Bis 2020 sollte die elektronische Rechnung in Europa Standard sein. In Deutschland ist geregelt, dass eine Abrechnung von öffentlichen Aufträgen nur noch in elektronischer Form bei allen Behörden ab 27.11.2020 erfolgt. Dies ist normiert in der sog. "Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes" (E-Rechnungsverordnung, ERechV).
Praxis-Tipp: Trennung empfehlenswert Aus praktischen Erwägungen heraus ist es empfehlenswert, elektronische Vorgänge von Papiervorgängen kontenmäßig zu trennen. Dadurch wird der Zugriff von den Aufzeichnungen zur Registratur erleichtert. |
Online Redaktion Finance