Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 2.3 Was bei der Speicherung beachtet werden muss

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ausgeführt, dass als Speicherort auch ein Cloud-System zulässig ist.^[1]

Grundsätzlich soll der Speicherort im Inland^[2] oder im EU-Raum^[3] liegen. Ein Speicherort im Drittland (Nicht-EU-Land) ist genehmigungspflichtig.^[4]

Bei einer Außenprüfung bzw. Nachschau kann die Finanzbehörde die Daten im System (sog. "Z1-" bzw. "Z2-Zugriff") prüfen oder die Überlassung eines Datenträgers (sog. "Z3-Zugriff") verlangen.^[5] Probleme entstehen bei einem Systemwechsel und dem Vorhalten der alten Soft- bzw. Hardware. Die Daten müssen nach Ablauf von 5 Jahren nach einem Systemwechsel nur noch auf Datenträgern vorgehalten werden.^[6]

Wird die elektronische Rechnung als E-Mail-Anhang versandt, gilt für die Speicherung Folgendes:^[7]

• Dient die E-Mail nur als "Briefumschlag", kann sie gelöscht werden.
• Enthält die E-Mail steuerrelevante Daten – z. B. einen Hinweis auf Skonto – ist sie aufzubewahren und abzuspeichern.

Grundsätzlich muss beachtet werden, dass beim Speichern keine Informationen verloren gehen dürfen. Sämtliche Anhänge und Verknüpfungen sind mit abzuspeichern.

Achtung

Vorsicht beim PDF-Format

Für Ausgangsrechnungen ist folgender Grundsatz relevant:

Das Anforderungskriterium der maschinellen Auswertbarkeit ist bei Belegen (wozu auch Rechnungen zählen), die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden, nicht gegeben, wenn diese nur im grafischen PDF-Format abgespeichert werden. Hier ist eine Archivierung im ursprünglichen Datenformat bzw. im ASCII-, CSV-Format etc. erforderlich.

Bei Eingangsrechnungen gilt Folgendes:

Geht eine Rechnung als eigene E-Mail oder als auswertbarer digitaler E-Mail-Anhang ein, ist sie in diesem Format abzuspeichern. Eine Archivierung nur als Bild-PDF ist nicht zulässig.

Geht die Rechnung in Papierform ein, ist von Beginn an keine maschinelle Auswertbarkeit gegeben. Eine Archivierung im PDF-Format ist zulässig. Betriebe sind nicht verpflichtet, bei der Archivierung eine maschinelle Auswertbarkeit herbeizuführen.^[8] Die Archivierung im PDF-Format ist hier also zulässig.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 unter Berücksichtigung der Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, Rn. 20.

[2] § 146 Abs. 2 AO.

[3] § 146 Abs. 2a AO.

[4] § 146 Abs. 2b AO.

[5] § 147 Abs. 6 Satz 1 AO.

[6] § 147 Abs. 6 Satz 5 AO.

[7] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 unter Berücksichtigung der Änderungen durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, Rn. 121.

[8] BFH, Beschluss v. 26.9.2007, I B 53, 54/07.