Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 6 Erstattung der ausländischen Übernachtungskosten

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat.

Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im Ausland entweder die tatsächlichen Aufwendungen abziehen oder aber die Übernachtungspauschalen, die für das jeweilige Land gelten. Die tatsächlichen Übernachtungskosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungspauschalen, sind Rechnungen nicht erforderlich. Die ausländische Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

Praxis-Beispiel

Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer

Ein Unternehmer unternimmt zusammen mit seinem Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen eine 3-tägige Geschäftsreise nach Belgien. Die Kosten pro Übernachtung betragen pro Person 80 EUR:

• Der Unternehmer kann für sich selbst pro Übernachtung 80 EUR geltend machen (bei 2 Übernachtungen also 160 EUR),
• seinem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für Belgien (141 EUR × 2 =) 282 EUR erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten zunächst selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen abrechnet.

6.1 Wann keine Übernachtungspauschale erstattet wird

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein Arbeitnehmer die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat. So z. B. dann, wenn er bei einer Rückkehr mit dem Flugzeug nachts um 3 Uhr ein Hotelzimmer bezieht.

Der Arbeitgeber darf keine Übernachtungspauschalen erstatten, wenn er oder seine Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen.

Übernachtung im Lkw: Bei einer Übernachtung im Lkw sind die tatsächlichen Kosten abziehbar. Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern, die in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachten, keine lohnsteuerfreie Übernachtungspauschale erstatten. Allerdings entstehen einem Kraftfahrer Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind. Derartige Aufwendungen kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. die Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten in Betracht.

Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Übernachtung im Kraftfahrzeug entstehen, kann seit 2024 im Kalenderjahr einheitlich eine Pauschale von 9 EUR für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 und 2 sowie Satz 5 zu Nr. 1 und 2 beanspruchen könnte.

Praxis-Beispiel

Lkw-Fahrer übernachtet im Lkw

Der Arbeitnehmer hat mit einem Lkw folgende Fahrten unternommen, bei denen er im Lkw übernachtet hat (Nachweis durch Belege des Arbeitgebers):

Monat Januar 01	14 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	126,00 EUR
Monat Februar 01	10 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	90,00 EUR
Monat März 01	16 Übernachtungen im Lkw × 9 EUR	144,00 EUR
Summe		360,00 EUR

Für das 1. Quartal des Jahres 01 kann der Lkw-Fahrer, der in seiner Schlafkabine übernachtet hat, 320 EUR als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer diesen Betrag steuerfrei erstatten.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	360,00	1800	Bank	360,00

6.2 Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten, müssen die Aufwendungen, die auf das Frühstück entfallen, nur dann herausgerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen Verpflegungspauschbetrag hat.

6.3 Unterscheidung bei Übernachtungen im Ausland

• Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten.
• Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.^[1]
• Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück entha...