Reisekosten, Auswärtstätigkeit in Drittunternehmen, Fahr ... / 4 Erste Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern

Die Entfernungspauschale ist bei Arbeitnehmern (also auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind) nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen.

Wichtig

Es kann nur eine Tätigkeitsstätte "erste Tätigkeitsstätte" sein

Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.^[1] Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer regelmäßig den Betrieb seines Arbeitgebers aufsucht, sagt noch nichts darüber aus, ob es sich um eine erste Tätigkeitsstätte handelt. Wenn ein Arbeitnehmer fortdauernd immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht, kann maximal nur eine Betriebsstätte seine erste Tätigkeitsstätte sein.

Es kommt nicht darauf an, ob und welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer am Betriebssitz ausübt. Vielmehr ist die erste Tätigkeitsstätte maßgebend, wobei in erster Linie auf die Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers abgestellt wird. Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist von zentraler Bedeutung, weil Arbeitnehmer (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine erste Tätigkeitsstätte haben können. Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dürfen nicht die tatsächlichen Kosten, sondern nur die Entfernungspauschale von 0,30 EUR pro Entfernungskilometer geltend gemacht werden.

Für die Jahre 2021 bis 2026 gilt ab dem 21. Entfernungskilometer eine erhöhte Entfernungspauschale von 0,35 EUR und ab 2022 von 0,38 EUR. Für die Entfernungen bis zu 20 km ist unverändert eine Entfernungspauschale von 0,30 EUR zu berücksichtigen.

• Für das Jahr 2021 ist die anzusetzende Entfernungspauschale in Fällen, in denen die Entfernung mindestens 21 Kilometer beträgt, somit wie folgt zu berechnen: Zahl der Arbeitstage x 20 Entfernungskilometer x 0,30 EUR zuzüglich Zahl der Arbeitstage x restliche Entfernungskilometer x 0,35 EUR.
• Für die Jahre 2022 bis 2026 ist in diesen Fällen die anzusetzende Entfernungspauschale somit wie folgt zu berechnen: Zahl der Arbeitstage x 20 Entfernungskilometer x 0,30 EUR zuzüglich Zahl der Arbeitstage x restliche Entfernungskilometer x 0,38 EUR

Wann von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen ist, ist in § 9 Abs. 4 EStG gesetzlich geregelt. Danach ist die erste Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

• des Arbeitgebers,
• eines verbundenen Unternehmens^[2] oder
• eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten,

der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Eine erste Tätigkeitsstätte setzt also eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers voraus. Ein häusliches Arbeitszimmer kann somit keine erste Tätigkeitsstätte sein, weil es keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber einen Raum oder mehrere Räume anmietet, die zur Wohnung des Arbeitnehmers gehören. Die gemieteten Räume sind als häusliches Arbeitszimmer zu beurteilen, weil sie Teil der Wohnung des Arbeitnehmers sind.

Baucontainer sind in der Regel keine ortsfesten Einrichtungen.^[3] Arbeitnehmer, die zu Bauausführungen und Montagen eingesetzt werden, haben in den Containern keine erste Tätigkeitsstätte. Allerdings können lt. BMF auch Baucontainer ortsfeste betriebliche Einrichtungen sein, wenn diese z. B. auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und sich in den Baucontainern z. B. Baubüros, Aufenthaltsräume oder Sanitäreinrichtungen befinden. Bei mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen auf einem Betriebs- oder Werksgelände handelt es sich nur um eine erste Tätigkeitsstätte.

Ergebnis: Legt der Arbeitgeber nicht oder nicht eindeutig fest, wo der Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, kann es dazu kommen, dass die Großbaustelle automatisch zur ersten Tätigkeitsstätte wird.

Praxis-Tipp

Verbindliche Auskunft einholen

In welchen Fällen es sich um Baucontainer mit Baubüros, Aufenthaltsräumen oder Sanitäreinrichtungen handelt, die auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind, ist im BMF-Schreiben nicht ausgeführt. Um die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zutreffend durchführen zu können, sollte zur eigenen Sicherheit eine (kostenlose) verbindliche Auskunft (Anrufungsauskunft) beim Finanzamt eingeholt werden.

Die erste Tätigkeitsstätte befindet sich an der betrieblichen Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Treffen die Voraussetzungen auf mehrere betrieblichen Einrichtungen zu, befindet sich die erste Tätigkeitsstätte an der betrieblichen Einrichtung, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

[1] § 9 Abs. 4 EStG.

[2] § 15 AktG.

[3] FG Münster, Urteil v. 14.9.2013, 10 K 2037/10E.

4.1 Tätigkeitsstätte bei einem Dritten

Es muss sich nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des eigenen Arbeitgebers handeln, um von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgehen zu können. Bei einer dauerhalten Zuordnung kann auch ...