Reisekosten bei Arbeitnehmern / 6.5.1 Umfang der begünstigten Übernachtungskosten

Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der Einzel­nachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.

Praxis-Tipp

Steuerfreie Inlands- und Auslandspauschalen für Arbeitgeberersatz

Im Unterschied zu den Werbungskosten darf der Arbeitgeber Übernachtungskosten im In- und Ausland mit Pauschbeträgen steuerfrei ersetzen.^[1]

Zu den Übernachtungskosten der beruflichen Auswärtstätigkeit zählen neben den Rechnungsbelegen für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen). Der Gesetzeswortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bzgl. der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Unterkunftsgröße, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung^[2] nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen. Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.

Wichtig

Reisekosten nur für auswärtige Zweitunterkunft

Die Unterkunftskosten sind im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit nur dann notwendig i. S. d. beruflichen Veranlassung und dürfen damit abgezogen bzw. steuerfrei ersetzt werden, wenn daneben noch eine andere Wohnung besteht, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Diese "Hauptwohnung" muss anders als bei der doppelten Haushaltsführung nicht die Kriterien eines eigenen Hausstands erfüllen. Ausreichend ist auch der Lebensmittelpunkt in der elterlichen Wohnung, wo der Arbeitnehmer ein Zimmer bewohnt. Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung bzw. Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor, der als Reisekosten abgezogen oder steuerfrei erstattet werden kann. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung.

Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Nicht abziehbar sind somit Mehrkosten, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat und nicht beruflich veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Wird der Arbeitnehmer jedoch durch einen Kollegen aus dienstlichen Gründen begleitet, kann jeder Arbeitnehmer seinen Pro-Kopf-Anteil von den Kosten des Mehrbettzimmers als Werbungskosten abziehen, soweit seitens des Arbeitgebers keine steuerfreie Kostenerstattung erfolgt.

Bei Nutzung einer Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort gilt eine Vereinfachungsregelung. Nutzt der Arbeitnehmer zur Übernachtung während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit eine Wohnung, kann im Inland aus Vereinfachungsgründen – entsprechend der Regelungen für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit von mehr als 48 Monaten^[3] – bei Aufwendungen bis zu einem Betrag von 1.000 EUR monatlich von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung der Übernachtungskosten ausgegangen werden.

Betragen die Aufwendungen für die auswärtige inländische Wohnung mehr als 1.000 EUR monatlich, können nur die Aufwendungen berücksichtigt werden, die durch die beruflich veranlasste, alleinige Nutzung des Arbeitnehmers verursacht werden. Dazu kann die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm als Vergleichsmaßstab herangezogen werden.^[4]

Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten des Frühstücks, müssen diese herausgerechnet werden. Die Kosten für die Verpflegung sind nur in Höhe der Verpflegungspauschbeträge begünstigt, während die verbleibenden Kosten der Übernachtung in tatsächlicher Höhe Reisekosten sind. Weist die Hotelrechnung nur einen einheitlichen Gesamtbetrag für Unterkunft und Verpflegung aus, muss der auf die Verpflegung entfallende Betrag geschätzt werden. Die Lohnsteuer-Richtlinien enthalten hierzu...