Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: längerfristige Ausw ... / 4 Besonderheiten bei Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit einer längerfristigen auswärtigen Tätigkeit

Eine auswärtige Tätigkeit kann sich auch über einen längeren Zeitraum erstrecken. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer vorübergehend in eine andere Betriebstätte abordnet. Die Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort sind als "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" zu erfassen.

Es handelt sich um beruflich veranlasste Übernachtungen,

• wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet,
• die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist.^[1]

[1] § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG.

4.1 Länger als 48 Monate dauernde auswärtige Tätigkeit: Maximal 1.000 EUR abziehbar

Es können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte wird der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 EUR pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.

4.2 Sachgerechter Maßstab zur Ermittlung des beruflich veranlassten Anteils

Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur die Aufwendungen abziehbar, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären.

Bei einer länger andauernden auswärtigen Tätigkeit übernachtet der Arbeitnehmer am Tätigkeitsort, wenn eine tägliche Heimfahrt nicht zumutbar ist. Muss der Arbeitnehmer am Ort der auswärtigen Tätigkeit über einen längeren Zeitraum bleiben, wird er oft von seiner Familie begleitet. Die Übernachtungskosten sind, wenn die Familie ihn begleitet, nicht abzugsfähig, soweit die Kosten auf die übrigen Familienangehörigen entfallen.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat den beruflichen Anteil unabhängig von der Zahl der Personen mit 20 % geschätzt. Im Übrigen sind die verbleibenden Kosten nach Köpfen auf die Familienmitglieder zu verteilen.^[1]

Praxis-Beispiel

Aufteilung der Unterkunftskosten

Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer für die Zeit der Abordnung ein Haus zur Verfügung, das der Arbeitnehmer während der Zeit der Abordnung mit seiner Ehefrau und seiner Tochter bewohnt. Für die Miete dieses Hauses sind monatlich 1.800 EUR angefallen. Die 1.800 EUR sind laut Finanzgericht wie folgt aufzuteilen:

• Mietaufwand 1.800 EUR x 20 % = 360 EUR
• verbleiben (1.800 – 360 =) 1.440 EUR : 3 Personen 480 EUR
• steuerfrei können erstattet bzw. übernommen werden 840 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4666/6660	Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	840	1200/1800	Bank	840

Trägt der Arbeitgeber den Gesamtbetrag, muss der verbleibende Betrag von 960 EUR als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Das Finanzgericht hatte die Revision zugelassen. Im Beschluss v. 3.7.2018^[2] hat der BFH entschieden, dass die Auffassung des Finanzgerichts nicht zu beanstanden ist, wonach die Aufwendungen für Übernachtungen nur anteilig als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG zu berücksichtigen sind, wenn der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit von Familienangehörigen begleitet wird.^[3]

[1] Niedersächsisches FG, Urteil v. 30.10.2015, 9 K 105/12.

[2] BFH, Beschluss v.3.7.2018, VI R 55/16.

[3] Az. beim BFH: VI R 55/16.