Reisekosten nach HGB und EStG / 4.3 Übernachtungskosten

Rz. 73

Die Abzugsfähigkeit von Übernachtungskosten der beruflich/betrieblich veranlassten Unterkunftskosten während einer Auswärtstätigkeit ist gesetzlich geregelt.^[1] Demnach sind notwendige Mehraufwendungen in ihrer tatsächlichen Höhe steuerlich berücksichtigungsfähig. Fallen höhere Übernachtungskosten an, weil die Unterkunft gemeinsam mit Personen genutzt wird, die nicht Arbeitnehmer beim selben Arbeitgeber sind, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären.^[2]

Rz. 74

Weiterhin ist gesetzlich geregelt, dass der Abzug von Übernachtungskosten, die nach Ablauf von 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte anfallen, nur noch begrenzt möglich ist. Die Begrenzung entspricht der im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung möglichen abzugsfähigen Aufwendungen in Höhe von 1.000 EUR pro Monat.^[3] Die Begrenzung gilt nicht nur bei einer auswärtigen Tätigkeitsstätte, die arbeitstäglich aufzusuchen ist (was den Fällen der doppelten Haushaltsführung vergleichbar ist), sondern auch dann, wenn an der auswärtigen Tätigkeitsstätte über einen Zeitraum von 48 Monaten hinweg regelmäßig an mindestens 3 Tagen wöchentlich tätig wird.^[4] Gleichzeitig wird gesetzlich – ähnlich der Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen – festgelegt, dass eine Unterbrechung der beruflichen/betrieblichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn führt, wenn die Unterbrechung mindestens 6 Monate dauert.^[5] Die Art der Unterbrechung, z B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, ist dabei unerheblich.^[6]

Rz. 75

Beispiel 19

Übernachtungskosten^[7]

Der Arbeitnehmer A ist seit dem 1.4. in der sich an seinem Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte in H an 2 Tagen in der Woche tätig. An den anderen 3 Tagen betreut er aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen eine 200 km entfernte Filiale in B. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich.

Da der Arbeitnehmer A längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an 3 Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte in B, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 EUR monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.

Rz. 76

Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden.^[8] Der Arbeitgeber darf die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 EUR/Nacht steuerfrei erstatten.^[9] Dies gilt allerdings nicht, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird oder der Arbeitnehmer in einem Fahrzeug übernachtet.^[10]

Rz. 77

Auch bei Auslandsübernachtungen sind nur die nachgewiesenen, tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Werbungskosten/Betriebsausgaben abzugsfähig; der Abzug der länderspezifischen Pauschalen scheidet dagegen aus. Bei der steuerfreien Erstattung von Übernachtungskosten an Arbeitnehmer gibt es allerdings ein Wahlrecht, die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die vom BMF festgelegten länderspezifischen Pauschalen zu erstatten.^[11] Letzteres gilt auch dann, wenn die tatsächlichen Übernachtungskosten geringer ausfallen. Allerdings wird die steuerfreie Erstattung dann abgelehnt, wenn sie wegen der deutlich niedrigeren tatsächlichen Übernachtungskosten zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führt. Das ist jedoch noch nicht der Fall, wenn die tatsächlichen Kosten nur 40 % unter den Pauschalen liegen.^[12] Dagegen soll eine offensichtlich unzutreffende Besteuerung dann vorliegen, wenn pauschale Übernachtungskosten für eine 13-wöchige Dienstreise angesetzt werden.^[13] Wurden einem Arbeitnehmer die tatsächlichen Übernachtungskosten erstattet, ist es ihm verwehrt, die Differenz zu den höheren Pauschalen als Werbungskosten abzusetzen.^[14]

Rz. 78

Kraftfahrer, die in der Schlafkabine ihres Lkw übernachten, dürfen die Pauschalen für Übernachtungen bei Auslandsdienstreisen nicht anwenden.^[15] Demgegenüber hat die Finanzverwaltung zugelassen, die Reisenebenkosten eines Kraftfahrers, z. B. Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten, Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine, über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten aufzuzeichnen und zu ermitteln und für eine Erstattung durch den Arbeitgeber bzw. Werbungskostenabzug so lange zuzulassen, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.^[16]

[1] Vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6a EStG.

[2] Vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 3 EStG.

[3] Vgl. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG i. V. m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG.

[4] Vgl. BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I...