Richtig delegieren

Kurzbeschreibung

Durch Delegieren können Arbeiten sinnvoll verteilt werden. Wer es versteht, richtig zu delegieren, spart Zeit und arbeitet effektiver. Wie Sie die Aufgabendelegation richtig vorbereiten, kommunizieren und kontrollieren, stellt diese Checkliste dar.

Richtig delegieren

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Die Aufgabendelegation ist ein Führungsinstrument, das Ihnen Entlastung bei Ihrer täglichen Arbeit verschafft. Doch wie delegieren Sie richtig?

Bevor Sie sich entschließen, bestimmte Arbeiten anderen zu übertragen, sollten Sie die folgenden Punkte durchgehen und soweit wie möglich beantworten, z.B.:

• Welche fachlichen Informationen müssen vorliegen?
• Welche innere Einstellung haben Sie zu dem Mitarbeiter, an den Sie Aufgaben delegieren wollen?
• Welche Rückmeldungen brauchen Sie, damit Sie als Führungskraft "loslassen" und die Verantwortung wirklich abgeben können?

Die folgenden 30 Fragen unterstützen Sie bei der Vorbereitung, Durchführung, Kontrolle und Nachbereitung Ihres Delegationsvorhabens:

Delegation vorbereiten
1.	Sind Ihre inneren Vorbehalte gegen das Delegieren ausgeräumt und sind Sie überzeugt davon, dass das Delegieren auch für Sie vor allem Vorteile hat? Sind Sie bereit die Verantwortung zu übertragen?	□
2.	Haben Sie sich einen guten Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft und haben Sie entschieden, welche davon Sie delegieren wollen?	□
3.	Wissen Sie, welches Know-how oder welche Fähigkeiten für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nötig sind?	□
4.	Wissen Sie, wer von Ihren Mitarbeitern über das notwendige Know-how und die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die Aufgaben übernehmen zu können?	□
5.	Weisen diese Mitarbeiter die erforderlichen Persönlichkeitsmerkmale auf?	□
6.	Vertrauen Sie diesen Mitarbeitern und vertrauen diese Ihnen? Vertrauen Sie darauf, dass sie die delegierten Aufgaben bewältigen?	□
7.	Haben diese Mitarbeiter keine Vorbehalte gegenüber der Delegation und sind sie dazu bereit?	□
8.	Verfügen diese Mitarbeiter über ausreichende Ressourcen und die notwendigen Befugnisse (z.B. Zeichnungsberechtigung)?	□
9.	Haben Sie alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen (z.B. technisch, räumlich) geschaffen, damit die Aufgabe ordnungsgemäß erledigt werden kann?	□
10.	Werden diese Mitarbeiter durch die Delegation nicht überlastet?	□
11.	Existiert eine Stellvertretungsregelung für den Fall Ihrer Abwesenheit?	□
12.	Wie gehen Sie mit etwaigen Fehlern um und wie motivieren Sie den Mitarbeiter?	□

Aufgaben übertragen
13.	Haben Sie mit dem Delegationsempfänger ein Delegationsgespräch geführt?	□
14.	Haben Sie sichergestellt, dass die Aufgabe vom Delegationsempfänger auch tatsächlich verstanden wurde?	□
15.	Steht fest, welches Ziel der Mitarbeiter mit der jeweiligen Aufgabe erreichen soll und haben Sie die zu erreichenden Ergebnisse genau definiert? Kennt der Mitarbeiter den unternehmerischen Sinnzusammenhang für die Aufgabe?	□
16.	Müssen Sie Zwischenziele festlegen, falls die Aufgabe zu umfangreich ist?	□
17.	Haben Sie Eingriffsgrenzen festgelegt?	□
18.	Hat der Mitarbeiter alle nötigen Informationen und weiß, welche Bedeutung die Aufgabe im Gesamtzusammenhang hat?	□
19.	Haben Sie bekannte Schwierigkeiten oder Fehlerquellen angesprochen, um diese schon im Vorfeld zu vermeiden?	□
20.	Haben Sie für eine konstruktive Fehlerkultur gesorgt?	□
21.	Haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für Rückfragen oder bei Schwierigkeiten zur Verfügung stehen? Haben Sie konkrete Hilfestellungen angeboten?	□
22.	Haben Sie klar kommuniziert, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss?	□
23.	Weiß der Mitarbeiter, was zu tun ist, falls er oder sie merkt, dass die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit zu erledigen ist?	□
24.	Sind Sie darauf vorbereitet, dass der Mitarbeiter z. B. durch Krankheit ausfallen kann? Wer übernimmt dann die Aufgabe?	□
25.	Haben Sie, falls erforderlich, die Beteiligungsrechte Ihres Betriebsrats beachtet?	□

Delegation kontrollieren und nachbereiten
26.	Wurde die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?	□
27.	Haben Sie mit dem Delegationsempfänger eine Nachbesprechung durchgeführt?	□
28.	Fiel es dem Delegationsempfänger leicht oder schwer, die Aufgabe zu erfüllen?	□
29.	Konnten Erfahrungen gesammelt werden, die es in Zukunft leichter machen, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird?	□
30.	Haben Sie den Delegationsempfänger für die Erledigung der Aufgabe gelobt?	□