Dipl.-Finanzwirt (FH) Nikolaus Zöllner
Gemietete Räumlichkeiten
Bei gemieteten Geschäftsräumen werden die anteiligen Aufwendungen für das Archiv oder den Lagerraum zur Berechnung der Rückstellung herangezogen. Diese Kosten machen in der Praxis den größten Teil der Rückstellung aus. Zur Ermittlung der anteiligen Mietkosten kann aus Vereinfachungsgründen auf das Verhältnis der Nutzflächen Bezug genommen werden – es sei denn, die Aufteilung führt zu einem unangemessenen Ergebnis. Die Nutzfläche des genutzten Archivs wird ins Verhältnis zur gesamten Nutzfläche gesetzt und mit der jährlichen Gesamtmiete multipliziert:
Nutzfläche des Archivs / Gesamtnutzfläche × Gesamtjahresmiete
Diese Vereinfachung scheidet jedoch grundsätzlich aus, wenn im Mietvertrag unterschiedliche Quadratmeterpreise für verschiedene Gebäudeteile oder Raumarten (z. B. Büroräume und Lagerräume) vereinbart worden sind. In diesen Fällen ist zwingend auf die tatsächliche Quadratmetermiete für die jeweiligen Archivräume abzustellen.
Unterschiedliche Wertansätze bei Staffelmieten
Bei Staffelmietverträgen, bei denen die Miethöhe mit zunehmender Laufzeit steigt oder bei denen bereits bei Abschluss des Mietvertrages zukünftige jährliche Mietsteigerungen vereinbart werden, sind diese zukünftigen Kostensteigerungen in der Handelsbilanz bei der Rückstellungsberechnung zu berücksichtigen. In der Steuerbilanz dürfen zukünftige Preis- und Kostensteigerungen und damit auch Staffelmieten nicht berücksichtigt werden. Bei Staffelmietverträgen kommt es im Rahmen der Rückstellungsbewertung somit immer zu einer Abweichung zwischen Handels- und Steuerbilanz.
Eigene Geschäftsräume
Für Geschäftsräume, die im Eigentum des Bilanzierenden stehen, sind die Kosten zu ermitteln, die voraussichtlich für die Erfüllung der Aufbewahrungspflichten während der Aufbewahrungsfrist anfallen werden. In Betracht kommen beispielsweise folgende Kosten:
- Gebäudeabschreibung
- Grundsteuer
- Gebäudeversicherung
- Gebäudeinstandhaltung und -reparatur
- Gebäudefinanzierungskosten
Anteilige Finanzierungskosten, beispielsweise für Server, Computer oder Archivräume, sind bei der Bemessung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen als notwendiger Teil der Gemeinkosten i. S. d. § 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe b EStG zu berücksichtigen. Voraussetzung ist, dass die Finanzierungskosten durch eine Kostenschlüsselung verursachungsgerecht der Anschaffung/Herstellung der Räume zugeordnet werden können und angemessen sind. Soweit im Rahmen der Aufbewahrung Leasingkosten anfallen, z. B. für technische Geräte, ist der Zinsanteil der Leasingraten bei der Bildung der Rückstellung zu berücksichtigen. Voraussetzung ist jedoch, dass der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.
Schätzung von Instandhaltungs- und Reparaturkosten
Die Bewertung und Berücksichtigung von Instandhaltungs- und Reparaturaufwendungen sind in der Praxis mitunter schwierig. Größere Reparaturen fallen regelmäßig nur in größeren Zeitabständen an oder die Notwendigkeit der Instandhaltung folgt in der Regel nicht regelmäßig aufeinander. Dies bedeutet, dass Perioden mit geringem oder gar keinem Aufwand, Perioden mit hohem Aufwand für Instandhaltung und Reparaturen gegenüberstehen. Fraglich ist auch, wie mit bereits in der Vergangenheit durchgeführten größeren Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen zu verfahren ist.
Darüber hinaus lässt sich beobachten, dass mit zunehmendem Alter eines Gebäudes die Instandhaltungskosten erfahrungsgemäß (überproportional) ansteigen. In der Praxis muss daher häufig auf langjährige Durchschnittswerte zurückgegriffen werden. Alternativ kann auch auf andere Verfahren wie z. B. die Ermittlung von Bewirtschaftungskosten gemäß § 18 der Wertermittlungsverordnung (WertV) im Rahmen der Verkehrswertermittlung von Gebäuden zurückgegriffen werden.