Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 2.2 Die Planung selbst – nicht nur Arbeit für die anderen

Der Planungsprozess selbst spielt sich vorwiegend in den Fachabteilungen und Kostenstellen ab. Die Rolle der Kostenrechnung beschränkt sich jedoch nicht nur darauf, für die pünktliche Angabe der Planwerte zu sorgen. Durch intensive Unterstützung der Planenden und durch die Prüfung der Planwerte kann sie die Qualität und die Geschwindigkeit der Budgetierung wesentlich beeinflussen.

2.2.1 Unterstützung in den Fachabteilungen

Die beste Unterstützung der planenden Fachabteilungen sind gute Planungsunterlagen aus der Vorbereitungszeit. Trotzdem muss die Kostenrechnung engen Kontakt halten und Abhängigkeiten der Kosten von den Leistungen und mögliche Veränderungen der Kosten und Leistungen durch Preisveränderungen oder Verfahrensanpassungen erklären.

Informationen sammeln

Durch die intensive Mitarbeit der Kostenrechnung bei der Planung selbst baut sie sich ein umfangreiches Wissen über die Kostenstrukturen ihres Unternehmens auf. Dieses kann sie auch außerhalb des Budgets nutzen und ihre Arbeit optimieren.

2.2.2 Prüfung der Planergebnisse

Wenn die Fachabteilung ihre Planung in der Kostenrechnung abgibt, sei es als manuell ausgefülltes Formular oder als digital erfasste Werte im Planungssystem, müssen die Planwerte geprüft werden. Zwei Ergebnisse muss diese Prüfung bringen:

1. Sind die Planwerte aus der Kostenstelle plausibel? Veränderungen von Kosten und Leistungen müssen in einem sinnvollen Rahmen bleiben. Verständnis- und vor allem Eingabefehler sind hier das größte Problem.
2. Entsprechen die Ergebnisse den Vorgaben aus den übergeordneten Stellen, z. B. der Geschäftsführung? Sind die gewünschten Umsatzsteigerungen geplant? Wurde die erwartete Lohnsteigerung berücksichtigt? Solche Fragen müssen geklärt werden, bevor der nächste Schritt erfolgt.

2.2.3 Die Kosten der Kostenrechnung

Selbstverständlich muss die Kostenrechnung auch die eigenen Kosten planen. Wie bei vielen Verwaltungskostenstellen ist das relativ einfach, da vor allem Personalkosten anfallen und die Leistung nicht in Einheiten gemessen werden kann.

Als zweiten Planbereich für die Kostenrechnung gibt es übergeordnete Kosten, die keiner Kostenstelle zugeordnet werden können und dennoch geplant sein wollen. Welche Kostenarten dies sind, hängt von der individuellen Auffassung im jeweiligen Unternehmen ab. Oft werden Versicherungsbeiträge oder andere Gebühren und Beiträge in der Kostenrechnung selbst geplant.

2.2.4 Genehmigungen durch die Geschäftsleitung

Der Planungsvorgang ist für alle Beteiligten sehr aufwändig. Eine Wiederholung aufgrund von Fehlern in vorgelagerten Prozessen verursacht eine hohe Beanspruchung und viel Zeit. Daher ist es sinnvoll, die einzelnen Planungsergebnisse von der Geschäftsleitung genehmigen zu lassen. Das geschieht in Abschnitten und logischen Zusammenhängen:

1. Zunächst werden Absatz und Umsatz geplant. Diese müssen als grundsätzliche Voraussetzung für die weitere Planung als Erstes genehmigt werden.
2. Ein immer wieder heiß diskutierter Punkt in allen Budgets ist die Investitionsplanung, die von den einzelnen Stellen eingereicht wird. Hier spielt selbstverständlich das verfügbare Kapital eine wichtige Rolle. Die Investitionen haben aber auch wesentlichen Einfluss auf die Leistungserbringung der Kostenstellen. Daher sollten sie noch vor der eigentlichen Kostenplanung genehmigt werden.
3. Aus der Umsatzplanung und den Planinvestitionen ergeben sich die notwendigen Mitarbeiter für die einzelnen Kostenstellen. Für die Fertigung ist dies zumindest bei den Produktionsmitarbeitern ein reines Rechenspiel. Alle anderen Kopfplanungen sind Anlass heftiger Diskussionen. Auch hier lohnt sich eine eigene Genehmigung.
4. Im letzten Punkt muss die Geschäftsführung die einzelnen Kostenstellenkosten genehmigen, damit das Budget aufgestellt werden kann.