Schwarz/Pahlke/Keß, AO, VwZG § 3 Zustellung durch die Post mit Zustellungsurkunde

1 Zustellung mittels Zustellungsurkunde – Begriff und Bedeutung (§ 3 Abs. 1)

1.1 Zustellungsauftrag

Rz. 1

Grundlage der Zustellung ist der Zustellungsauftrag, den die Behörde, die den zuzustellenden Verwaltungsakt erlassen hat (zustellende Behörde), dem Erbringer von Postdienstleistungen (Post) erteilt. Dieser Zustellungsauftrag dokumentiert, dass die Post nur im Auftrag der zustellenden Behörde tätig wird. Die öffentlich-rechtlichen Wirkungen der Zustellung lassen sich daher auf den Auftrag der Behörde zurückführen; die Post als privatrechtliches Unternehmen wird nur als Gehilfe der zustellenden Behörde tätig.

Die Form des Zustellungsauftrags ergibt sich aus dem entsprechenden Vordruck der Zustellungsvordruckverordnung v. 12.2.2002, BGBl I 2002, 671, zuletzt geändert durch G. v. 23.4.2004, BGBl I 2004, 619 (dazu Rz. 37).

1.2 Zuzustellende Dokument in verschlossenem Umschlag

Rz. 2

Das zuzustellende Schriftstück ist der Post in einem verschlossenen Umschlag zu übergeben. Damit wird sichergestellt, dass kein Unbefugter (Postbediensteter) von dem Inhalt des Schriftstücks Kenntnis nehmen kann.

Der Umschlag der zuzustellenden Sendung muss richtig und vollständig adressiert sein.^[1] Die Angabe der Anschrift kann in der Adresse des Geschäftslokals oder der Wohnung, aber auch in der des Postfachs bestehen.^[2]

Eine Zustellung kann immer nur an eine einzelne Person erfolgen; die Zustellung einer Sendung an mehrere Personen (d. h. Adressierung an mehrere Personen) ist unwirksam.^[3] Das gilt auch für Ehegatten, wenn nicht ein Ehegatte Bevollmächtigter des anderen Ehegatten ist

Rz. 3 einstweilen frei

Rz. 4

§ 3 VwZG enthält keine ausdrücklichen Regelungen mehr, welche Angaben zur Identifizierung der Sendung auf dem Umschlag vorhanden sein müssen. Auf dem Umschlag der zuzustellenden Sendung muss neben der Anschrift des Empfängers und der Bezeichnung der absendenden Behörde auch das Aktenzeichen (Geschäftsnummer) angegeben sein. Die Angabe der Geschäftsnummer ist Wirksamkeitsvoraussetzung der Zustellung, da nur auf diese Weise bewiesen werden kann, dass eine Sendung mit einem bestimmten Inhalt zugestellt worden ist.^[4] Bei Zustellung eines Bescheids über eine gesonderte Feststellung ist auch der Gegenstand der Feststellung anzugeben.^[5]

Rz. 5

Die vorstehenden Angaben (Angaben zum Empfänger und seiner Anschrift, das Aktenzeichen des zuzustellenden Dokuments sowie die Angabe der auftraggebenden Finanzbehörde) müssen zwingend enthalten sein.^[6] Ganz oder zum Teil fehlende Angaben führen zur Unwirksamkeit der Zustellung.^[7]

Rz. 6

Die Postzustellungsurkunde selbst beurkundet nur, dass eine Sendung zugestellt wurde, nicht welchen Inhalt die Sendung hatte; dies wird erst durch das Aktenzeichen (Geschäftsnummer) festgestellt. Das gilt auch für Zustellungen eines FG; die Angabe des finanzgerichtlichen Aktenzeichens genügt nicht.^[8]

Ist keine Geschäftsnummer (Aktenzeichen) angegeben oder die Angabe fehlerhaft, so ist die Zustellung unwirksam.^[9] Allerdings ist eine Heilung des Fehlers nach § 8 VwZG möglich. Dazu muss die Behörde beweisen, dass der Empfänger gerade dasjenige Schriftstück, dessen Zustellung fraglich ist, erhalten hat. Andererseits erbringt die Angabe des Aktenzeichens (der Geschäftsnummer) auf dem Umschlag der zuzustellenden Sendung den vollen Beweis durch öffentliche Urkunde, dass sich die durch die Geschäftsnummer bezeichnete Sendung oder Sendungen in dem Umschlag befinden.^[10]

Rz. 7

Das Aktenzeichen (die Geschäftsnummer) muss die Identifizierung der Sendung ermöglichen und dazu den Inhalt des zuzustellenden Verwaltungsakts erkennen lassen. Es genügt, wenn die Identifizierung durch die Geschäftsnummer zuzüglich weiterer auf dem Umschlag der Sendung und der Zustellungsurkunde angebrachter Vermerke möglich ist.^[11] Nach der Ansicht des BFH ist ausreichend, wenn die Bezeichnung des Sendungsinhalts durch Auslegung ermittelt werden kann.^[12] Diese Auffassung ist nicht ohne Weiteres nachvollziehbar. Einer Auslegung zugänglich sind grundsätzlich Willenserklärungen oder – bezogen auf das öffentliche Recht – Verwaltungsakte bzw. Bescheide. Gemeinsam ist derartigen Äußerungen, dass sie eine Entscheidung zur Regelung eines Sachverhalts bzw. zur Herbeiführung von Rechtsfolgen beinhalten. Dies beinhaltet auch den Willen des Absenders. Die Auslegung gleicht das Interesse des Absenders, dass das von ihm Gewollte trotz fehlerhafter Kommunikation berücksichtigt wird, und das Interesse des Empfängers, nämlich die begrenzte Möglichkeit, den Willen des Absenders zu erkennen, aus. Ein derartiger Wille des Absenders fehlt bei einer bloßen Kennzeichnung wie der Identifizierung einer Sendung. Daher kann m. E. nicht von einer Auslegung im eigentlichen Sinne gesprochen werden. Vielmehr handelt es sich dabei um die Vermeidung reiner Förmelei und damit um einen Aspekt der missbräuchlichen Inanspruchnahme von Formvorschriften.

Dennoch sind m. E. die Grundsätze der Auslegung von Willenserklärungen anzuwenden, um einen angemessenen Interessenausgleich zu finden. An den Absender dürfen keine unnötigen Formerfordernisse gestellt werden, wenn für den Empfänger trotz fehlerhafter Bezeichnung die Identifizierung ...