Smart Working: Pluspunkte als attraktiver Arbeitgeber sammeln

Zusammenfassung

Die Digitalisierung macht es möglich: Arbeiten wann und wo man möchte. Wenn alle Unterlagen digitalisiert sind – bis hin zu den Mandantenbelegen – und über VPN-Zugang oder in der Cloud zur Verfügung stehen, steht dem nichts im Wege.

Ob das Szenario des hippen Mitarbeiters, der im Straßencafé seine E-Mails checkt und mit den Mandanten im Garten via Skype über Steuererklärung und BWA chattet, allerdings tatsächlich die wünschenswerte Arbeitswelt der Zukunft abbildet, ist fraglich. Die Vertraulichkeit der Daten hat oberste Priorität und auch wenn die junge Mitarbeiter- und Mandantengeneration damit entspannter umgeht, ist es nicht sinnvoll, eine Bilanz irgendwo von unterwegs aus zu erstellen.

Und auch aus Mitarbeitersicht ist das Prinzip "immer und überall" arbeiten eher abschreckend. Denn viele hören erst einmal nur "immer" und befürchten, dass die Arbeitsbelastung größer wird und sie ständig verfügbar sein müssen. Außerdem schätzen viele Mitarbeiter das soziale Umfeld, den Kontakt zu den Kollegen und möchten das gar nicht missen.

Worum geht es also bei einem modernen Arbeitsplatz?

Flexibilität aus Mitarbeitersicht bedeutet, unkompliziert private und berufliche Anliegen unter einen Hut zu bekommen. Eine Statista-Studie zeigt den Wunsch nach der Möglichkeit von zu Hause zu arbeiten:

Es geht um die Möglichkeit, im Bedarfsfall auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Flexibilität bedeutet für Mitarbeiter, das starre Arbeitszeitgerüst zu verlassen und private und berufliche Anforderungen leichter unter einen Hut zu bekommen. Work-Life-Balance und familienfreundliches Unternehmen sind in diesem Zusammenhang die wohl am häufigsten genannten Stichworte.

• Das Kind ist krank oder ein Arztbesuch steht an
• Die Großmutter feiert 80. Geburtstag und das Fest muss organisiert werden
• Ein Elternteil wird pflegebedürftig und künftig zu Hause versorgt
• Wetterbedingt schlechte Straßenverhältnisse, die die Anfahrt ins Büro erschweren

Es gibt viele Anlässe, warum ein Mitarbeiter für einen halben Tag mal nicht in die Kanzlei kommen will und das gern von zu Hause aus nacharbeitet. Doch in einem starren Arbeitszeitmodell muss er oder sie das vorplanen, nachfragen, Urlaub nehmen oder in der Kanzlei länger bleiben. Übrigens: Wie lautet eigentlich Ihre Antwort, wenn Sie von einem Mitarbeiter gefragt werden, ob er morgen familienbedingt 3 Stunden frei nehmen kann? Wenn Ihre Standardantwort ist: "Klar, wenn Du alle Termine im Griff hast und das später nacharbeitest.", warum muss der Mitarbeiter Sie dann eigentlich noch fragen?

Digitalisierung macht mehr Flexibilität möglich

Die gute Nachricht ist: Eine Kanzlei kann diesen Wunsch nahezu problemlos erfüllen, wenn die Unterlagen und Prozesse digitalisiert sind - und positioniert sich im Markt damit als besonders interessant für Jung und Alt. Nutzen Sie diese Chance und bieten Sie Ihren Mitarbeitern grundsätzlich die Möglichkeit eines Heimarbeitsplatzes. Das werden nicht alle nutzen, wie die Statistik oben zeigt. Doch für viele Mitarbeiter ist das ein echter Mehrwert.

Das 100 % Homeoffice wird in den seltensten Fällen gewünscht und macht auch nur unter ganz bestimmten Umständen Sinn. Z. B. wenn eine Mitarbeiterin wegzieht, doch weiterhin gern für Ihre Kanzlei tätig ist und die Aufgaben wenig kanzleiinterne Abstimmung erforderlich machen. Doch der "Spiegel"-Arbeitsplatz zu Hause, bei dem die Mitarbeiter nahtlos ihre Arbeit aus der Kanzlei fortsetzen können, ist eine Win-Win-Situation für beide Seiten.

Stimme aus der Praxis

StB Thomas Vellante aus Otterfing

"8 von 11 Mitarbeiterinnen nutzen die Homeofficemöglichkeit und schätzen die Flexibilität der Arbeitszeit- und -platzgestaltung. Von potenziellen Mitarbeitern werden wir dadurch als moderne, innovative Kanzlei wahrgenommen. Allerdings muss man hier sehr viel Vertrauen mitbringen."

Vertrauen ist Grundvoraussetzung

Damit die Arbeit auch von zu Hause funktioniert, brauchen Sie Spielregeln, die das Arbeitsergebnis, die Erreichbarkeit und Kommunikation sicherstellen. Doch Vertrauen ist der Grundpfeiler. Falls Sie befürchten, dass Ihre Mitarbeiter zu Hause eher Däumchen drehen, die Zeitaufschreibung missbrauchen oder sich zu leicht ablenken lassen, hilft Ihnen folgende Fragestellung:

"Woher wissen Sie, dass das die Mitarbeiter nicht bereits jetzt machen, wenn sie im Büro arbeiten?" Oder stehen Sie den ganzen Tag hinter den Mitarbeitern und schauen ihnen zu? Dieses Misstrauen ist in der Regel unbegründet – und natürlich bestätigen Ausnahmen die Regel. Doch Mitarbeiter die im Homeoffice arbeiten, empfinden das als Erleichterung und tun deshalb alles dafür, um Sie nicht zu enttäuschen. Und über die Fristen und Erledigungstermine steuern Sie den Arbeitsfortschritt.

Checkliste

Persönliche Voraussetzungen

Heimarbeit ist nicht für jeden Mitarbeitertyp geeignet. Deshalb liegt die erste kritische Hürde bei der Einschätzung des Mitarbeiters selbst. Klären Sie in einem Vorgespräch folgende Punkte:

1. Wie steht es mit der Selbstdisziplin?

   1. Ist der Mitarbeiter generel...