Ständige Erreichbarkeit / 4.2 Gestaltungsansätze aus Sicht des Betriebs

In vielen Betrieben bzw. Abteilungen kann auf Erreichbarkeitsanforderungen nicht verzichtet werden. Dann muss durch transparente und umsetzbare Organisationsstrukturen dafür gesorgt werden, dass es nicht zu unzuträglichen Belastungen der Beschäftigten kommt. Es macht keinen Sinn, den Kommunikationsbedarf außerhalb der regulären Arbeitszeiten vollkommen freizugeben. Arbeitsfreie Zeit muss grundsätzlich arbeitsfrei bleiben, sonst ist es Arbeits- oder mindestens Bereitschaftszeit und muss entsprechend arbeits- und tarifrechtlich behandelt werden.

Daher sollten folgende Punkte geklärt werden:

Was muss zwingend außerhalb der üblichen Arbeitszeiten geregelt werden?

Aufschiebbare Aufgaben sollten grundsätzlich nicht im Rahmen einer Erreichbarkeitsregelung als "versteckte Mehrarbeit" angefordert oder geleistet werden. Stattdessen sollte definiert und kommuniziert werden, was als nicht aufschiebbare Kontakte anzusehen ist.

Bei sehr hohem Bedarf können Rufbereitschaften oder vergleichbare Regelungen erforderlich sein, die dann ebenfalls den dafür üblichen arbeits- und tarifrechtlichen Regelungen entsprechen müssen.

Wann und wie können Beschäftigte bzw. Vorgesetzte bei Bedarf kontaktiert werden?

Mögliche hilfreiche Regeln können sein:

• Kein Mailkontakt abends/am Wochenende. Nicht aufschiebbare Kontakte sind dann ausschließlich telefonisch zu regeln.
• Kontaktzeiten festlegen (z. B. nicht vor/nach einer bestimmten Uhrzeit, nur in einem bestimmten Zeitraum).
• Reaktionszeiten festlegen (Mails müssen nur einmal am Tag abgerufen werden, Telefonanrufe müssen nicht sofort, sondern innerhalb von 2 Stunden beantwortet werden u. Ä).
• Im Rahmen einer Erreichbarkeitsregelung nur kurze Anfragen und Nachrichten vorsehen, keine Rechercheaufträge, Bearbeitung von Unterlagen usw.

Wer wird kontaktiert?

• Bei regelmäßigem Kontaktbedarf außerhalb der regulären Arbeitszeiten ist zu klären, ob die Anforderungen auf mehrere Personen verteilt werden können, damit für jeden bestimmte Zeiten/Tage zuverlässig frei von arbeitsbedingten Kontakten bleiben.
• Bei längerer Abwesenheit (Urlaub) sollten reguläre Vertretungs- den Erreichbarkeitsregelungen vorgezogen werden. Schließlich sind diese auch bei einem krankheitsbedingten Ausfall unvermeidlich.

Praxis-Beispiel

E-Mails checken im Urlaub

Wer damit rechnen muss, nach einem 2-wöchigen Urlaub mehr als 1.000 Mails vorzufinden, wird der Rückkehr an den Arbeitsplatz mit unguten Gefühlen entgegensehen und u. U. schon im Urlaub versuchen, der Flut Herr zu werden. Das ist nicht Sinn des Erholungsurlaubs. Hier sind effektive Vertretungsregelungen und eine generelle Reduktion des Mailaufkommens erforderlich, damit ein sinnvoller Umgang mit dem Mailpostfach möglich bleibt.

Praxis-Beispiel

Weitere Bausteine von Erreichbarkeitsregelungen

Finanzieller Ausgleich:

Dies kann ein Anreiz sein, Erreichbarkeit bei Beschäftigten sicherzustellen und deren Einsatz zu honorieren. Allerdings ersetzt das nicht die Notwendigkeit, Erreichbarkeitsregelungen organisatorisch zu strukturieren, damit Belastungen für die Beschäftigten vermieden werden. Ggf. haben solche Zahlungen außerdem bestimmte arbeitsrechtliche Auswirkungen, die zu bedenken sind.

Technische Lösungen:

Lösungen, wie das Herunterfahren von Mailservern oder das automatische Löschen von Mails während Abwesenheitszeiten, sind oft nicht durchgängig durchzuhalten. Da es nahezu immer irgendwo Kontaktmöglichkeiten geben muss, stören solche Automatismen dann mehr, als sie nützen, bzw. werden durch Ausnahmen unterhöhlt oder umgangen.

Es scheint sich abzuzeichnen, dass solche Regelungen am sinnvollsten auf mittleren Ebenen (Teams, Abteilungen) zu klären sind. Unternehmensweit einheitliche Regelungen bieten sich mindestens bei größeren Unternehmen eher nicht an, weil die Organisations- und Tätigkeitsanforderungen in unterschiedlichen Bereichen zu weit voneinander abweichen.