Steuerkanzleimanagement: Führung mit Vision und Leitbild / 4.2 Leitbild in der Kanzlei einführen und täglich leben

Entscheidend für den Einführungsprozess Ihres Leitbilds in der Kanzlei bleibt der Grundsatz: Ein Leitbild kann nicht verordnet werden. Ihr Team muss es von sich aus verstehen, akzeptieren, fühlen, voller Energie dahinter stehen. Teile des Leitbilds – die Ideologie aus Kern-Zweck und Kern-Werten – können nur intern erforscht werden. Die Vision aus GHWZ und feuriger Beschreibung kann nur durch die Kanzleispitze und im Führungskreis "schöpferisch und kreativ unternehmerisch erschaffen" werden. Das ist kein analytischer, sondern ein kreativer Prozess.

Es ist eine anspruchsvolle und die wichtigste Führungsaufgabe, ein Leitbild in einer Kanzlei mit dem gesamten Team zu entwickeln und vor allem dafür zu sorgen, dass es am Leben gehalten wird. Selbstredend besteht diese Führungsaufgabe permanent. Ein Leitbild lässt sich nicht wie ein Software-Update einrichten: Es muss authentisch und von allen aus ganzem Herzen geteilt werden, damit es seine positive Wirkung erzielen kann. Studien in Steuerberatungskanzleien belegen, dass bei ausgeprägtem Leitbild z. B. ein besserer Umgang mit Wissen bei der täglichen Arbeit erfolgt und die Kanzlei mithin rentabler arbeitet.^[1]

Hinweis

Was sind die Knackpunkte für einen Entwicklungsprozess zum Kanzleileitbild?

1. ,Kern-Zweck und Vision – insbesondere GHWZ – dürfen nicht vermischt sein. Das Leitbild muss klar und einfach vorstellbar für jeden im Team, die Vision muss herausfordernd aber erreichbar, das Leitbild für jeden kommunizierbar, und es muss strategisch integrierbar sein.
2. Alle Personen in der Kanzlei müssen in die Leitbildentwicklung einbezogen werden – wenn auch nicht alle in gleicher Intensität. Das trägt dazu bei, dass das Leitbild realistisch entwickelt wird und bessere Chancen hat, auch gelebt zu werden.
3. Klärung der Frage – in vielen Details –, woran Sie erkennen, dass das Leitbild gelebt wird. So konkret, dass es jede Person in der Kanzlei verstehen kann.
4. Es müssen nicht diskutierbare Regeln festgelegt werden, wie genau sich das Leitbild im Tagesgeschäft (z. B. Verhalten aller, Arbeitsprozesse, Arbeitsergebnisse) auswirkt. Gleichzeitig müssen Sanktionen festgelegt werden, die bei Nichteinhalten in Kraft treten. Auch wenn das die Folge hat, dass Personen die Kanzlei verlassen, die das Leitbild nicht leben wollen!
5. Das Leitbild muss inhaltlich konkret sein. Werte, Leitsätze und die aus dem Leitbild abgeleiteten Regeln müssen positiv und negativ abgegrenzt werden, um den nötigen Detailgrad und Genauigkeit für die tägliche Arbeit zu erreichen.
6. Benennen Sie verantwortliche Personen in der Kanzlei, die die Einhaltung des Leitbilds überwachen (Neben der Kanzleiführung – diese ist immer für das Leitbild verantwortlich).

Bei der Frage, wer von der Kanzlei an der Leitbildentwicklung beteiligt wird, kann auch folgende Überlegung helfen:

Stellen Sie sich vor, Sie können 5 bis 7 Personen aus der Kanzlei auf eine Jahrzehnte währende Mission auf den Mars mitnehmen – um die Kanzlei möglichst authentisch dort wieder aufzubauen. Die Personen, die Ihnen dafür in den Kopf kommen, sind diejenigen in Ihrer Marsgruppe, die Sie an der Leitbildentwicklung intensiver beteiligen sollten.

Die Checkliste zur Leitbildentwicklung, oder einzelne Teile daraus, können Sie als Workshop mit dem gesamten Kanzleiteam oder mit Teilen davon durchführen. Je nachdem, wie gut Ihre Moderationskompetenz und -erfahrung ist und wie üblich es in der Kanzlei ist, dass Workshops von der Kanzleiführung moderiert werden, können Sie die Fragen des Leitbilds mit dem Kanzleiteam erarbeiten.

Wichtig

Bei Kanzleien mit mehreren Inhabern...

...sollten Sie sich 1-2 Tage extra einplanen, um im Partnerkreis Einigkeit über Ihr Leitbild zu erreichen, damit das Leitbild wirklich von allen Partnern gleichermaßen geteilt wird. Sie können bei allen Schritten eine externe Moderation beauftragen, was häufig für den eigenen Entwicklungs- und Kreativitätsprozess förderlich ist. Das ist vor allem dann anzuraten, wenn Ihre Mitarbeiter in Teamsitzungen oder Workshops Ihnen gegenüber relativ zurückhaltend sind oder wenn Sie einschätzen, dass Sie für einen zielführenden Ausgleich unterschiedlicher Partnerinteressen eine neutrale externe Instanz benötigen (Letzteres ist eher Normal- als Ausnahmezustand in der Praxis.).

Wenn Sie mit dem Erstellungsprozess fertig sind, bewerten Sie alle Elemente Ihres Leitbilds – am besten anhand einer Skala von -1 (negativer Einfluss), 0 (kein Einfluss), bis 4 (starker Einfluss) – im Hinblick auf alle Interessengruppen innerhalb und außerhalb Ihrer Kanzlei, sowie bez. der Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Kanzlei. Damit ermitteln Sie, welche Elemente Ihres Leitbilds für alle Personen, die mit Ihrer Kanzlei zu tun haben, am bedeutendsten sind und ob alle Interessengruppen, die für Ihren Kanzleierfolg relevant sind, ausreichend durch Ihr Leitbild berücksichtigt sind.

Bedenken Sie bei der Bewertung der Elemente Ihres Leitbilds folgende Interessengruppen:

• Ihr Team
• Ihre Mandanten
• Inhaber der Kanzlei
• Kooperationspartner