Steuerkanzleimanagement: Strategische Analyse, Planung u ... / 5 Das persönliche Erfolgstagebuch als einfaches Tool zur ganzheitlichen strategischen Steuerung der Kanzlei

Um einen Überblick über die strategische Planung, alle relevanten Projekte, Ziele und den jeweiligen Fortschritt in unterschiedlichen Kanzleientwicklungsaktivitäten zu behalten, ist dringend ein schriftliches System – im Sinne eines Kanzleimanagementsystems – erforderlich. "Wer schreibt, der bleibt" ist die Devise. "Ich habe meine strategischen Ziele im Kopf" reicht wegen der Komplexität der Herausforderungen sowie der Notwendigkeit, möglichst viele Personen der Kanzlei in die Umsetzung zu integrieren, nicht aus.

Bei der Frage, welches Tool oder Kanzleimanagementsystem einzusetzen ist, ist die größte Schwierigkeit in der Praxis einerseits die einfache Handhabbarkeit sowie andererseits die Anforderung, viele Aktivitäten, Projekte und Ziele über einen Langzeitverlauf im Überblick zu behalten und unter einen Hut zu bekommen.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie überlegen, mit welchem Tool oder Managementsystem Sie Ihre Kanzlei strategisch (ggf. auch operativ) steuern wollen:

• Welche Anforderungen an unser Kanzleimanagement-Tool ergeben sich aus dem Strategieprozess generell?
• Wie können wir die interne Kommunikation aller beteiligten Personen im Gesamtprozess bzw. in einzelnen Projekten mit einem Tool gewährleisten?
• Welche Personen in unserer Kanzlei sollten auf welche Inhalte im System Lesezugriff haben? Wer darf Inhalte ändern oder ergänzen?
• Über welchen Zeitraum brauchen wir Überblick über den Umsetzungsverlauf?
• Können wir mit unserem Tool oder Kanzleimanagementsystem möglichst einfach Meetings und Besprechungen vorbereiten, protokollieren und nachbereiten?
• Brauchen wir digitalen und mobilen Zugriff auf die Informationen?
• Ist eine einfache Papier-Lösung für uns die beste?
• Können wir Standardsoftware – MS Office oder die Kanzleisoftware – für unsere strategische Steuerung praktikabel einsetzen?

Entwicklung und Pflege des Kanzleimanagementsystems

Zielsetzung

• Das Kanzleimanagementsystem unterstützt die strategische Entwicklung der Kanzlei substanziell. Es ist in die operative Arbeit der Personen in der Kanzlei integriert, wird aktiv genutzt und als unterstützend wahrgenommen.

Input

• Statusaufnahme
• Best Practices
• Literatur
• während des Jahres beobachtete Defizite, bzw. Ideensammlung für Verbesserung

Wesentlicher Output

• konkrete Verbesserung bzw. Weiterentwicklung des Kanzleimanagementsystems
• besseres Verständnis der Nutzer z. B. durch kurze interne Schulungen

Prozessbeschreibung

1. Mindestens jährliche Bestandsaufnahme unter Beteiligung aller Nutzer des Kanzleimanagementsystems (z. B. kurze Arbeitsbesprechung, vorab Sammlung Plus- und Minuspunkte, Verbesserungsideen per E-Mail)
2. Berücksichtigung von Konsequenzen aus dem Strategieprozess sowie des Führungsverständnisses der Führungskräfte
3. Zielsetzung zu Veränderungen, Weiterentwicklung und Verbesserung des Kanzleimanagementsystems
4. Umsetzung der Veränderungen
5. Verknüpfungen mit den Controllingprozessen berücksichtigen
6. Information/Schulung der Nutzer

Tools und Methoden

Die Auswahl der medialen und technischen Infrastruktur lässt sich für alle Bereiche der Steuerung der Kanzlei höchstwahrscheinlich nicht mit einem Tool bewerkstelligen. Die folgenden Tools werden sowohl zur operativen wie strategischen Steuerung in Kanzleien eingesetzt:

• Magnetplantafel (z. B. JA-Planung lfd. Jahr, Übersicht strategischer Projekte, Kanban für agile Arbeitsplanung von kleinen Arbeitspaketen)
• MS Word und MS Excel (z. B. für Projektpläne, Dokumentation des Umsetzungsfortschritts, Detailpläne)
• Cloud-Lösungen für Projektmanagement
• Social-Intranetlösungen für interne Kommunikation, Aufgaben-und Projektmanagement inklusive mobiler Anwendung als App
• Stand-Alone-Applösungen für interne Kommunikation
• persönliches Notizbuch für handschriftliche Notizen
• Flipcharts, Post-Its und Moderationskarten, offen sichtbar
• täglich oder wöchentlich ausgedruckte Arbeits- oder Projektfortschrittslisten, die in der Kanzlei aushängen

Hinweis

Passgenau Auswahl finden dauert seine Zeit

Bei der für Ihre Kanzlei und Ihre Anforderungen möglichst passgenauen Auswahl muss sicherlich auch einiges ausprobiert und getestet, wieder verworfen und geändert werden.

Persönliches Erfolgstagebuch: Mit Transparenz und Fokussierung zum Erfolg

In der Praxis des Selbstmanagements hat sich seit etlichen Jahren – auch in Kanzleien – als Methodik die des persönlichen Erfolgstagebuchs durchgesetzt.^[1] Gerade für Steuerkanzleien, die sowohl inhabergeführte als auch freiberufliche Organisationen sind, bietet sich die Grundlogik des persönlichen Erfolgstagebuchs als methodische Basis für das Kanzleimanagementsystem an, insbesondere da durch die Zuordnung zu einer Person – üblicherweise auf Partnerebene – die Frage der Verantwortung zur Umsetzung eindeutig geklärt ist. Es gibt Erfolgscoaches und Trainer, die auf eine handschriftliche Nutzung eines Erfolgstagebuchs schwören, sodass man es tatsächlich physisch jeden Tag bei sich hat. Es gibt auch empirische Untersuchungen, die diese These unterstützen.

Es bleibt Ihre Entscheidung, wie Sie Ihr pe...