Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.8.2 Anforderungen an eine Leistungsverrechnungssoftware

Um die vorgenannten Defizite zu beseitigen, gehen immer mehr Konzerne dazu über, ihre Dienstleistungsverrechnungen zu standardisieren, zu optimieren und zu automatisieren.

Dabei hat sich in der Praxis gezeigt, dass eine Standardisierung und Optimierung der bestehenden Verrechnungen unerlässlich für eine erfolgreiche Automatisierung ist. Ohne vorherige Optimierung kann das mögliche Potenzial im Rahmen der Einführung einer softwaregestützten VP-Setzung bei Dienstleistungen nicht vollständig gehoben werden – gemäß dem Motto ›Garbage in – Garbage out‹. Mehr dazu im nachfolgenden Kapitel ›Projektvorgehen‹.

Bei der Einführung einer Dienstleistungsverrechnungssoftware stehen unterschiedliche Ansätze zur Verfügung. Wichtig dabei ist, dass die Lösung den Abrechnungsprozess ganzheitlich, also ›end-to-end‹ unterstützt. Das heißt, die Lösung muss in der Lage sein, die Lücke zwischen den eingangsdatenführenden Systemen (Stamm- und Bewegungsdaten) sowie den im Konzern bereits vorhandenen Abrechnungssystemen (z. B. SAP SD) komplett zu schließen und dabei die Kosten-Allokation steuerlich fremdüblich durchzuführen.

Im Konkreten sind dabei folgende wesentliche Funktionalitäten erforderlich:

• Datenimport: Es bedarf einer Importfunktionen und direkter Schnittstellen zu den Eingangsdaten (Stamm- und Bewegungsdaten, wie z. B. Leistungsempfänger, Kostenstellendaten und -werte, Allokationsschlüsseldaten etc.). Diese Daten müssen ohne vorherige manuelle Bearbeitung/Anpassung in die Lösung geladen werden können. Das heißt, die Lösung muss in der Lage sein, die Datenaufbereitung selbst durchzuführen. Jeglicher manuelle Eingriff belastet die Effizienz sowie die Qualität negativ. Äußerst vorteilhaft ist es, wenn die Lösung in der Lage ist, Eingangsdaten aus unterschiedlichen ERP-Systemen oder ERP-Instanzen zu lesen. Diese Importfunktionen eliminieren bereits mögliche Fehler zu Beginn der Berechnung. Vor allem dann, wenn sich die Daten häufig ändern und Anpassungen der Leistungsverrechnung entsprechend häufig vorgenommen werden müssen.
• Parametrisierung: Da die Dienstleistungsverrechnung ein dynamischer Vorgang ist, sollten weiterhin Funktionalitäten bereitstehen, die Anpassungen am Allokationsmodell ermöglichen, ohne dass dies gleichzeitig zu einer Umprogrammierung der Lösung führt. Erwähnenswert ist hierbei z. B. die zentrale Verwaltung von Allokationsschlüsseln, Empfängergruppen und das Mapping von Kostenstellen, Schlüsseln und Empfängern etc. Die Parametrisierung dieser Variablen direkt in der Lösung durch dafür verfügbare Funktionalitäten ist von großem Vorteil bei der Durchführung der Berechnung.
• Validierung: Da die beste Lösung nur so gut ist, wie die Datenqualität, die ihr zur Verfügung steht, sind Daten- und Berechnungsvalidierungsfunktionen sehr entscheidend. Hier wird bereits beim Datenimport oder spätestens bei der Durchführung der Berechnung automatisch geprüft, ob die Daten konsistent und vollständig sowie die Berechnungen logisch sind. Auffälligkeiten werden dem Anwender in Form von Fehlerlisten mitgeteilt. Im Vergleich zu einer nur eingeschränkten Stichprobenprüfung, die üblicherweise bei der manuellen Berechnung vollzogen wird, kann hier eine Vollprüfung automatisch durchgeführt werden. Dies führt zu einer wesentlichen Verbesserung der Berechnungsqualität.
• Nachvollziehbarkeit: Da die durch die Lösung durchgeführte Berechnung auch Dritten (z. B. der Betriebsprüfung) zugänglich und verständlich gemacht werden muss, ist es entscheidend, dass alle Berechnungsalgorithmen (Formeln) sowie die Parametrisierung direkt in der Lösung oder zumindest mittels Übersichten nachvollzogen werden können. Daher ist darauf zu achten, dass keine ›Black Box‹-Softwarelösung eingeführt wird. Um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, sollte die Lösung ebenfalls in der Lage sein, die Datenimporte, die Berechnungen und die erzeugten Berichte und Ausgangsdaten mit Zeitstempeln zu versehen und ggf. zusammen mit der Benutzerinformation in Log Files zu speichern.
• Bedarfsgerechte Archivierung: Für die Rekonstruierbarkeit der Berechnung ist es notwendig, dass alle im Zeitpunkt der Verrechnung verwendeten Daten und Berechnungen in der Lösung archiviert werden. Da insbesondere die ERP-Systeme einer ständigen Veränderung unterliegen, kann nur so sichergestellt werden, dass z. B. die vor drei Jahren gültige Kostenstellenstruktur noch nachvollzogen werden kann, auch wenn diese bereits durch die gegenwärtig gültige Struktur ersetzt wurde. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass die Daten und Berechnungen nach der finalen Ermittlung nicht mehr geändert werden können.
• Basisinformationen für die VP-Dokumentation: Bei der Erstellung der Verrechnungspreisdokumentation werden neben dem Zahlenwerk weitere Informationen zum Leistungsinhalt und Nutzennachweis (›Benefit Test‹)^[46] benötigt. Sollten die Leistungserbringer direkt in den Abrechnungsprozess eingebunden sein, ist es sehr von Vorteil, wenn diese Informationen direkt mit der Lösung erfasst und für die VP-Dokumen...