Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.9.3 Praxisbeispiel globalDocSolution für MF, LF

Seit der Einführung der Dokumentationsvorschriften wurden verschiedene Expertentools entwickelt, mit denen die VP-Dokumentationserstellung digitalisiert werden kann. Als Pionier und Marktführer in diesem Bereich ist hier globalDoc Solution(r) von PwC zu nennen. Diese VP-Dokumentationssoftware ist bereits seit mehr als 16 Jahren auf dem Markt und wird seither ständig weiterentwickelt. Aber auch andere Beratungshäuser und diverse Softwareunternehmen bieten zwischenzeitlich ähnliche Lösungen an.

Abb. 47: VP-Dokumentationssoftware: globalDoc Solution(r)

TP report writer:

Die Grundidee von globalDoc ist es, Dokumentationsinhalte in einer modularen Form zu verwalten. Jedes Modul enthält einen Textblock und die dazugehörigen Anlagen. Jede Änderung an einem Modul erfolgt wahlweise im Tool selbst oder durch Download/Upload als Word-Dokument und wird revisionssicher im Modul dokumentiert.

Je nach Modulklasse kann ein Modul (nur) in der Zentrale, in zentralisierten Abteilungen oder lokal editiert werden. Im ›globalen‹ Bereich von globalDoc werden daher alle Module verwaltet, die für alle Local Files verwendet werden sollen. Im ›lokalen‹ Bereich von globalDoc werden alle Module verwaltet, deren Inhalte nur für ein einzelnes Local File relevant sind. Außerdem kann eine beliebige Anzahl sogenannter ›Divisionen‹ angelegt werden. In diesen ›divisionalen‹ Bereichen von globalDoc werden dann alle Module verwaltet, deren Inhalte für eine bestimmte Kategorie von Local Files relevant sind, beispielsweise für bestimmte Funktionen (Produktion, Vertrieb etc.), bestimmte Regionen oder einzelne Transaktionsgruppen.

Abb. 48: globalDoc Solution: In-Tool-Editor, lokales Modul mit Variablen

So entsteht im Laufe der Zeit eine Bibliothek von ›globalen‹, ›divisionalen‹ und ›lokalen‹ Modulen, also jeweils verschiedenen Textblöcken und dazugehörige Anlagen, aus der jeder VP-Dokumentation (MF, LF) genau diejenigen Module automatisch durch das Tool zugeordnet werden, die in der jeweiligen Dokumentation benötigt werden.

Im Tool selbst kann außerdem der gesamte Erstellungsprozess dieser Dokumente verwaltet werden. So können den lokalen Nutzern von globalDoc in den Tochtergesellschaften konkrete Aufgaben zugewiesen werden, die sie mit Unterstützung des Tools auch ohne tiefgreifende VP- oder Tool-Kenntnisse bearbeiten können. Für jeden Dokumentationszeitraum wiederkehrende Aufgaben werden nur einmal angelegt, damit muss der i. d. R. jährlich zu durchlaufende Dokumentationsprozess nur einmal geplant werden. Während es in der Konzernzentrale in der Regel darum geht, Aufgaben zu definieren, an die Mitarbeiter zu verteilen und den Gesamtüberblick zu behalten, benötigen die lokalen Mitarbeiter eine Unterstützung bei der Bearbeitung ihrer im Workflow-Prozess zugeordneten Aufgaben (Aufgabenverwaltung mit Wizard-Funktion).

Für eine weitergehende Automatisierung der Nutzung von globalDoc besteht die Möglichkeit, Zusatzmodule einzusetzen. Des Weiteren können Schnittstellen zu bereits im Konzern bestehenden IT-Systemen und Datenbanken (Beteiligungs-, Mitarbeiter-, Vertragsdatenbank etc.) eingerichtet werden.

TP matrix:

Das Zusatzmodul TP matrix unterstützt die Erstellung einer konsistenten Transaktionsmatrix, die in der VP-Dokumentation verwendet werden kann. Es erlaubt ein regelbasiertes Mapping der Transaktionsvolumina zu Transaktionsgruppen aus den in der Finanzbuchhaltung vorhandenen Buchungsdaten. In TP matrix werden Regeln zur automatischen Zuordnung des Buchungsstoffes definiert. Die relevanten Transaktionsdaten werden per Schnittstelle vom ERP-System in TP matrix importiert, fehlende bzw. falsch vorbefüllte Daten können durch Daten aus anderen Systemen oder durch eine manuelle Datenerfassung der lokalen Controller ergänzt werden. Nicht automatisiert zugeordnete Buchungen oder falsch zugeordnete Buchungen ordnet der Bearbeiter per ›Drag & Drop‹ manuell der richtigen Transaktionsgruppe zu. Zur Sicherstellung einer konsistenten und fehlerfreien Dokumentation erlaubt TP matrix zudem die Abstimmung der Transaktionsvolumina zwischen an der Geschäftsbeziehung beteiligten Berichtsunternehmen (Leistungserbringer und Leistungsempfänger; sog. Mapping und Matching). Sämtliche Dateieingaben, Zuordnungen und Abstimmungsergebnisse werden im Tool nachvollziehbar protokolliert. Später kann damit lückenlos nachvollzogen werden, aus welchen Einzelbuchungen sich die in der VP-Dokumentation aggregiert ausgewiesenen Beträge zusammensetzen, was vor allem bei Betriebsprüfungen im Ausland zunehmend nachgefragt wird.

TP questionnaire:

Das Zusatzmodul TP questionnaire ermöglicht eine lokale Datenabfrage mithilfe individuell erstellter Fragebögen sowie den zentralen oder dezentralen Import von Daten aus bestehenden Systemen. Die Antworten auf die TP questionnaire Fragen können automatisiert als Variablen direkt in die Dokumentationsinhalte von globalDoc übernommen werden.

CbC2 Go:

Das Zusatzmodul CbC2 Go ist eine spezifische Weiterentwicklung von TP questionnaire, welche die Erstellung der l...