Total Cost of Ownership (TCO) / 1 TCO im IT-Bereich

Angeregt durch den steigenden Wert der Informationsverarbeitung in Unternehmen, begannen Analysten Mitte der 80er Jahre, Modelle zur Erfassung der Gesamtkosten von IT-Systemen zu entwerfen, die über die reine Betrachtung der Anschaffungskosten von Hard- und Software hinausgehen. Bei PCs, Notebooks und anderen so genannten Commodity-Produkten fallen neben der Hard- und Software noch zahlreiche weitere Kosten wie

• Anwenderschulungen,
• Systemadministration oder
• Support und Entstörung

an. Allgemein werden die Bestrebungen, die Gesamtkosten über den gesamten Lebenszyklus (life cycle costs) zu betrachten, unter dem Schlagwort Total Cost of Ownership (TCO) zusammengefasst. Dieses Lebenszyklus-Kostenmanagement bezieht sowohl den IT-Bereich als auch den internen IT-Kunden (z. B. Endanwender) ein und betrachtet somit die kumulierten Kosten, die beim Betreiber und beim Nutzer vom Entwicklungsbeginn bis zum Ende der technischen und wirtschaftlichen Nutzungsdauer eines Systems entstehen.

1.1 Ziele und Aufgaben des TCO-Ansatzes

Die Kenntnis der TCO eines Systems (z. B. Entwicklungskosten eines Systems; Kosten für den laufenden, betreuten Betrieb eines Systems; Kosten pro User des Betriebs einer Applikation; …) ist eine der wichtigsten Handlungsgrundlagen sowohl für den IT-Manager als auch für den Prozess-Verantwortlichen beim IT-Kunden.

• In der kurz- bis mittelfristigen TCO-Perspektive steht nicht die Kostenreduktion im Mittelpunkt, sondern vielmehr die Nutzensteigerung, d. h., man sucht nach Optimierungspotenzial, um eine größere Effizienz mit dem vorhandenen Equipment und den anfallenden Kosten zu erzielen.
• Mittel- bis langfristig rücken die Betriebskosten verstärkt in den Mittelpunkt der Betrachtung. Im Hinblick auf die Verteilung der IT-Kosten über den Lebenszyklus (vgl. Abb. 1) gilt es zu berücksichtigen, dass die Weichen für die Betriebskosten, die einen wesentlichen Anteil an den Gesamtkosten haben, bereits in den Bereichen Einkauf und Administration gestellt werden.

Abb. 1: Verteilung der IT-Kosten über den Lebenszyklus (lt. Gartner Group)

Anhand der Abb. 2 kann man erkennen, dass die eingeschränkte Betrachtung nur einzelner Kostenkategorien verzerrte Entscheidungsgrundlagen liefert.

Abb. 2: Lifecycle-Kostenstruktur

Während bei einfachen Bürogeräten (z. B. Locher, Tischrechner) das Heranziehen der Anschaffungskosten zur Beurteilung unterschiedlicher Alternativen ausreicht, würde dies im Falle von Farbdruckern oder auch Software zu komplett falschen Entscheidungen führen.

Abhängig vom Rechnungszweck werden unterschiedliche Anforderungen an den Inhalt der TCO gestellt. Je nach Fragestellung aus Sicht des IT-Bereichs sind folgende Kostenkategorien (vgl. Abb. 3) in eine TCO-Kalkulation mit einzubeziehen:

• projektbezogene Kosten der Entwicklung und Einführung:

  • Kosten der Konzeption und Realisierung,
  • Kosten für Auswahl und Beschaffung,
  • Kosten der Einführung.

• produktbezogene Kosten des laufenden Betriebes:

  • Kosten der Nutzung und Wartung,
  • Kosten für das Management des Systems.

• projektbezogene Kosten der Entsorgung:

  • Kosten für Entsorgung (Ausmusterung),
  • ersatzbedingte Kosten (z. B. Datenhaltung nach Ersatz).

Abb. 3: Total Cost of Ownership (Life cycle costs)^[1]

Auf Basis dieser Kostenkategorien und der darauf aufbauenden Kalkulationen werden Handlungsalternativen ("make or buy"-Entscheidungen) bewertet, Systeme und Konzepte evaluiert, kundenspezifische IT-Produktangebote erarbeitet und auch Jahresplanungen für den IT-Bereich durchgeführt.

[1] Vgl. Jaeger, F. (2000).

1.2 Vorgehensweise bei der TCO-Ermittlung

Im Vorfeld muss sich der IT-Manager entscheiden, ob er lediglich eine einmalige TCO-Untersuchung durchführen will oder ob er eine grundsätzliche TCO-Ausrichtung seines IT-Controlling anstrebt.

• Eine einmalige TCO-Untersuchung hat den Nachteil, dass sie einen relativ hohen Aufwand verursacht, dem ein nur kurzfristiger Nutzen gegenübersteht. Darüber hinaus erfolgt auch keine Überprüfung der Entscheidung mithilfe einer Nachkalkulation.
• Bei einer ganzheitlichen TCO-Ausrichtung ist der Einführungsaufwand zwar auch hoch, dem steht allerdings ein geringer Fortführungsaufwand entgegen. Entscheidungsrelevante Informationen sind dann jederzeit verfügbar. Ein Kostenbewusstsein wird geschaffen, d. h., eine "TCO-Kultur" wird gelebt und somit ist ein langfristiger Nutzen sichergestellt.

Die zentrale Aufgabe des IT-Controlling ist der Aufbau von TCO-orientierten Kalkulationen für die einzelnen IT-Produkte und Projekte, um den Status quo zu ermitteln. Auf dieser Grundlage werden dann im Vergleich mit marktüblichen Preisen (Benchmarks) erreichbare Ziele gesetzt und die erforderlichen Maßnahmen eingeleitet.

Folgende Schritte charakterisieren ein typisches TCO-Projekt:^[1]

1. IT-Prozessanalyse und Produktbildung,
2. Strukturierung der IT-Infrastruktur,
3. Ermittlung der Leistungsstandards je IT-Produkt,
4. Aufbau einer leistungsbezogenen Kostenplanung,
5. Kalkulation der IT-Produkte (Stückkostenkalkulation),
6. Kostenträgerrechnung (monatliche Nachkalkulation der IT-Produkte) und Produktergebnisrechnung.

[1] Vgl. Jaeger, F. (2000).

1.3 TCO-Modell der Gartner Group

Aufbauend auf dem M...