Umsatzsteuer in Luxemburg / 5.1 Vorschriften zur Rechnungserteilung

Abgesehen von den Fällen, in denen obligatorisch eine Rechnung zu erteilen ist (Leistungen von Unternehmern an andere Unternehmer und juristische Personen, Versandhandel, Lieferungen neuer Fahrzeuge und Anzahlungen) muss jeder Unternehmer mit Ausnahme

• der Unternehmer, die nur unecht steuerfreie (nicht zum Vorsteuerabzug berechtigende) Umsätze tätigen,
• Kleinunternehmer,
• pauschalierende Landwirte

Rechnungen ausstellen und zwar.

• bei Umsätzen an einen anderen Unternehmer oder eine nichtsteuerpflichtige juristische Person;
• bei Versandhandelslieferungen;
• bei Lieferungen von neuen Fahrzeugen und
• bei Anzahlungen von anderen Unternehmern.

Die Rechnung muss bis zum 15. Tag des auf den Umsatz folgenden Monats und bei Vorauszahlungen für noch nicht erbrachte Umsätze bis zum Inkasso dieser Vorauszahlung ausgestellt werden.

Die Rechnung muss grundsätzlich die in Artikel 226 MwStSystRL aufgeführten Angaben enthalten.

Die Abrechnung mittels Gutschrift ist zulässig, wenn beide Parteien im Voraus eine entsprechende Vereinbarung geschlossen haben, die neben den Anforderungen und Modalitäten für diese Art der Fakturierung auch ein Annahmeverfahren festlegt, und sofern jede Rechnung dem Steuerpflichtigen, der den Umsatz bewirkt, gemäß diesem Verfahren zur Annahme unterbreitet wird. Die Vereinbarung und das für jede Rechnung anzuwendende Annahmeverfahren sind in Papierform und in elektronischer Form niederzulegen.

Die MwSt-Nummer des Empfängers muss nur bei der innergemeinschaftlichen Lieferung von Gegenständen angegeben werden oder wenn der Empfänger die MwSt schuldet (reverse-charge). Bei Lieferungen im Rahmen so genannter "Dreiecksgeschäfte") und Dienstleistungen (z. B. innergemeinschaftliche Beförderung beweglicher körperlicher Gegenstände, Arbeiten an bzw. Begutachtung von beweglichen körperlichen Gegenständen, so genannte "immaterielle Leistungen"), für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, sowie bei befreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen und in Verbringensfällen muss ebenfalls die MwSt-Nummer des Kunden angegeben sein.

Obwohl das Gemeinschaftsrecht diese Möglichkeit bietet, ist nicht vorgeschrieben, dass die MwSt-Nummer des Kunden neben den ausdrücklich in Artikel 226 MwStSystRL genannten Fällen auch in jedem anderen Fall anzugeben ist. In Rechnungen für Umsätze luxemburgischer Steuerpflichtiger mit in Luxemburg niedergelassenen oder ansässigen Kunden, Steuerpflichtigen oder nichtsteuerpflichtigen juristischen Personen muss folglich die MwSt-Nummer des Kunden nicht angegeben werden.

Wenn dies zu Kontrollzwecken erforderlich ist, kann die Verwaltung verlangen, dass Rechnungen, die sich auf Umsätze im Inland beziehen, sowie Rechungen, die von gebietsansässigen Steuerpflichtigen empfangen werden, ins Französische oder Deutsche übersetzt werden, wenn sie nicht in einer Landessprache abgefasst sind. Werden mehrere Rechnungen auf elektronischem Wege gesammelt an denselben Empfänger übermittelt, reicht es aus, wenn Angaben, die für alle Rechnungen identisch sind, nur einmal aufgeführt sind, unter der Voraussetzung, dass für jede einzelne Rechnung die Gesamtheit der Informationen abgerufen werden kann.

Wenn der Rechnungsbetrag einschließlich Steuer 100 EUR nicht übersteigt, muss die Rechnungsnr. die folgenden Angaben enthalten:

• das Ausstellungsdatum;
• Name und Anschrift des Lieferanten bzw. Dienstleisters;
• Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang der erbrachten
• Dienstleistungen;
• Preis einschließlich MwSt;
• MwSt-Satz.

Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen ist zulässig. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dieser Rechnungen sowie deren Lesbarkeit müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrung gewährleistet sind. Grundsätzlich kann der Unternehmer den Ort der Aufbewahrung selbst bestimmen, wenn er der Finanzbehörde auf deren Verlangen alle so aufbewahrten Rechnungen unverzüglich zur Verfügung stellen kann. Die in Luxemburg ansässigen Steuerpflichtigen müssen die Rechnungen im Inland aufbewahren, soweit es sich nicht um eine elektronische Aufbewahrung handelt, die einen vollständigen Online-Zugriff auf die betreffenden Daten gewährleistet. Die Aufbewahrung darf nicht in einem Land außerhalb der Gemeinschaft erfolgen, mit dem keine Rechtsvereinbarung über die gegenseitige Amtshilfe besteht.

Existieren Rechnungen, die auf Verlangen der Verwaltung vorzuweisen sind, nur in elektronischer Form, so müssen sie der Verwaltung auf Verlangen in lesbarer und unmittelbar verständlicher Form, beglaubigt und in Papierform oder nach jedem anderen von der Verwaltung festzulegenden technischen Verfahren vorgelegt werden.

Ab 18.3.2023 müssen alle Wirtschaftsbeteiligten im Rahmen eines öffentlichen Beschaffungs- oder Konzessionsvertrags ihre Rechnungen nur noch in Form einer konformen elektronischen Rechnung ausstellen und übermitteln. Diese Anforderung gilt bereits für Großunternehmen seit dem 18.5.2022 und mittelständische Unternehmen seit dem 18...