Umsatzsteuer in Polen / 8 Elektronische Rechnungsstellung

Rechnungen können in elektronischer Form ausgestellt, versendet und aufbewahrt werden – unter der Voraussetzung, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch

• eine sichere elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Punkt 2 des Gesetzes vom 18.9.2001 über die elektronische Signatur (Gesetzblatt Nr. 130, Pos. 1450, mit späteren Änderungen), die mit Hilfe eines qualifizierten Zertifikats auf deren Richtigkeit hin überprüft wird, oder
• durch den elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß der Vereinbarung über das europäische Modell zum Austausch von elektronischen Daten, sofern die abgeschlossene Vereinbarung über diesen Austausch die Anwendung von Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit der Daten sicherstellen,

gewährleistet sind.

Es ist nicht erforderlich, die in elektronischer Form ausgestellten Rechnungen in Papierform zusammenzustellen. Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung sind in der Verordnung des Finanzministers vom 14.7.2005 über die Ausstellung und Versendung von Rechnungen auf elektronischem Wege sowie die Aufbewahrung und das Verfügbarmachen dieser Rechnungen für die Steuerbehörde oder die Finanzkontrollbehörde (Gesetzblatt Nr. 133, Pos. 1119) enthalten. Die Verordnung ist auf der Internetseite des Finanzministeriums (www.mf.gov.pl) abrufbar.

Polen wollte ursprünglich zum 1.7.2024 obligatorische strukturierte eRechnungen einführen. Ausgenommen sollten Kleinunternehmer und Unternehmer mit steuerbefreiten Umsätzen sein. Für diese Gruppe sollte das System ab dem 1.1.2025 verpflichtend sein. Die Nichtbeachtung der verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung wäre bußgeldbewehrt. Die Einführung des obligatorischen strukturierten E-Rechnungssystems hat sich jedoch verzögert.

Mit dem Gesetz 852/2024 ist nunmehr vorgesehen, dass Unternehmer mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN im Jahr 2025 das System ab dem 1.1.2026 nutzen müssen. Für andere Unternehmer soll das System ab dem 1.4.2026 gelten.

Als Echtzeit-Reporting-Tool würde das nationale E-Invoicing-System (Krajowy System E-Faktur) dienen. Dadurch wird die Möglichkeit für Steuerzahler, nicht elektronische Rechnungen zu verwenden, erheblich verringert. Eine strukturierte Rechnung (faktura strukturyzowana) ist das Herzstück des Rechnungssystems. Es handelt sich um eine Rechnung, die mit einer E-Rechnungsnummer ausgestellt wurde (Art. 2 Abs. 32a PL-MwStG). Die strukturierte Rechnung wird über das System ausgestellt und empfangen (Art. 106g Abs. 3a PL-MwStG). In der Praxis handelt es sich bei der strukturierten Rechnung um eine standardisierte elektronische Rechnung, die elektronisch vom Lieferanten an den Empfänger übermittelt wird. Dadurch soll es den Steuerbehörden ermöglicht werden, sich über alle wesentlichen Merkmale einer dokumentierten Transaktion zu informieren, noch bevor der Empfänger die Rechnung erhält. Das System verwendet Dokumente im XML-Format. Steuerpflichtige können entweder vom Finanzministerium kostenlos zur Verfügung gestellte Tools nutzen oder auf kommerzielle Software ihrer Wahl zurückgreifen.