Unternehmensplanung: Langfristplanung auf Kostenrechnung ... / 2.2 Weniger Details erleichtern die Arbeit

Im Jahresbudget wird jede wirtschaftliche Einheit des Unternehmens geplant. Nur wenige Ausnahmen wie z. B. Ersatzteile im Produktprogramm entziehen sich aus Kostengründen der individuellen Berechnung. Ansonsten wird jedes Produkt, in vielen Fällen auch jeder Kunde, jeder Rohstoff, jedes Verpackungsmaterial ebenso geplant wie jede Kostenart in jeder Kostenstelle. Diese detaillierten Planungen übereinstimmend über alle Produktgruppen, Kundengruppen, Kostenstellen und Kostenträger zu bekommen ist die große Herausforderung der Budgetplanung.

Bei der Mehrjahresplanung liegt die Problematik darin, diese detaillierten Planungsdaten zu beschaffen. Auch wenn dies nicht unmöglich ist, so ist es in der Regel nicht wirtschaftlich, die Planung für die nächsten fünf Jahre auf der gleichen Ebene durchzuführen wie die für das kommende Jahr. Daher gilt es, globaler zu planen. Selbstverständlich geht dabei ein Teil der Informationen und damit ein Teil der Planungsaussagen verloren. Dadurch wird jedoch die Mehrjahresplanung wirtschaftlicher, wenn nicht sogar erst ermöglicht.

2.2.1 Unterschiedliche Detaillierungsgrade möglich

Je nach Unternehmensart, Branche und Anforderungen kann der Grad der Detaillierung zurückgefahren werden. So kann z. B. auf die Planung jedes einzelnen Kunden in Absatz und Umsatz verzichtet werden, geplant wird auf der Ebene der Verkaufsgebiete. Es kann durchaus sinnvoll sein, für gleiche Planungsobjekte unterschiedliche Detaillierungen zu nutzen. Für den Vertriebsweg "traditionelle Möbelhäuser" reicht vielleicht eine Planung auf Bereichsebene, während die Discounter-Umsätze für jeden Kunden einzeln geplant werden.

Planungsvorgehen beachten

Die detaillierten Angaben bei der Planung können trotz aller Mehrarbeit auch dazu dienen, die Planung für die betroffenen Mitarbeiter selbst einfacher zu machen. Der Außendienstmitarbeiter kann die Entwicklung in einem Bereich vielleicht besser einschätzen, wenn er zumindest seine großen Kunden einzeln plant. Daher sollte die Struktur der Mehrjahresplanung mit den betroffenen Planern abgestimmt werden.

Je weiter der Planungszeitraum in der Zukunft liegt, desto schwieriger ist die Ermittlung der Daten für die einzelnen zu planenden Parameter. In der Praxis wird daher der Grad der Detaillierung in Abhängigkeit von der Zeit verändert:

• Das Einjahresbudget plant z. B. die einzelnen Kunden hinsichtlich Absatz und Umsatz.
• Die Jahre zwei und drei der Mehrjahresplanung werden mit den Absätzen und Umsätzen der einzelnen Verkaufsbezirke geplant.
• Die Jahre vier und fünf arbeiten mit Absatz- und Umsatzplänen für die einzelnen Vertriebswege.

2.2.2 Mengen zusammenfassen

Bereits beschrieben wurde die Zusammenfassung der Verkaufsmengen, wenn es um die Senkung der Detaillierung in der Mehrjahresplanung geht. Doch das ist nicht alles. Es gibt viele Stellen in der Planung, wo Einzelpositionen zu Summen zusammengefasst werden können, um den Planungsaufwand zu reduzieren. Dabei darf nie vergessen werden, dass ein Informationsverlust entsteht. Werden z. B. Absätze nur in der Produktgruppe geplant, kann keine Aussage zu Planumsätzen der einzelnen Artikel gemacht werden.

Beispiele für die Mengenzusammenfassung

Planobjekt	starke Detaillierung	mittlere Detaillierung	schwache Detaillierung
Absatz und Umsatz	Kunde	Verkaufsgebiet	Vertriebsweg
Absatz und Umsatz	Artikel	Artikelgruppe	Gesamtunternehmen
Beschaffung	Rohstoff	Materialgruppe	Gesamtunternehmen
Personalkosten	Mitarbeiter	Mitarbeitergruppe	Bereich (Fertigung, Verwaltung, Vertrieb etc.)
Kostenarten	Kostenstelle	Kostenstellenbereich	Kostenart
Zinsen	Kredit	Kreditart	Gesamtunternehmen

Tab. 2: Beispiele für die Zusammenfassung von Einzelpositionen

Die Zeit schreitet innerhalb des Planungszeitraumes weiter fort. Schnell wird ein Jahr, das bisher noch weit entfernt lag, zum nächsten Planungsjahr. Dann muss die Detaillierung der Planung wieder auf die notwendige Höhe gebracht werden. Aus der Planung der Vertriebswege wird z. B. wieder eine Planung der Verkaufsgebiete, aus der Planung der Verkaufsgebiete wird die Vorhersage der Kundenabsätze und -umsätze. Die Planwerte aus den jeweils übergeordneten Summen der langfristigen Planungen dienen als Vorgabe, von der nur mit Begründung bei der kurzfristigen Planung abgewichen werden darf.

2.2.3 Preise global betrachten

Ähnlich wie bei der Mengenplanung kann auch die Planung von Preisen und Kosten innerhalb der Mehrjahresplanung mit einer weniger detaillierten Betrachtung erfolgen als bei der kurzfristigen Planung. Die Verkaufspreise werden nicht mehr individuell für jedes Produkt geschätzt, vielmehr wird global für eine Produktgruppe eine Preisentwicklung unterstellt. So kann z. B. angenommen werden, dass die erzielbaren Verkaufspreise für die Produktgruppe X in den kommenden fünf Jahren jeweils um 2,5 % sinken, die der Produktgruppe Y bleiben stabil.

Ähnlich kann der Einkäufer mit den Einkaufspreisen für seine Rohstoffe, Materialien und Waren verfahren oder der Personalplaner mit den Lohn- und Gehaltskosten der nächsten fünf Jahre. Bei dieser Vorgehensweise wird unterstellt, dass sich Unterschiede in den einzelnen Pla...