UStR 2005 / 255. Ordnungsgrundsätze

(1) ¹Die allgemeinen Vorschriften über das Führen von Büchern und Aufzeichnungen der §§ 140 bis 148 AO gelten in Übereinstimmung mit § 63 Absatz 1 UStDV auch für die Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke. ²Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Geltungsbereich des Umsatzsteuergesetzes zu führen (§ 146 Absatz 2 Satz 1 AO). ³Sie sind dort mit den zugehörigen Belegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 147 Absatz 3 AO) geordnet aufzubewahren. ⁴Das Finanzamt kann jederzeit verlangen, dass der Unternehmer diese Unterlagen vorlegt. ⁵Zur Führung der Aufzeichnungen bei Betriebsstätten und Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs des Umsatzsteuergesetzes vgl. § 146 Absatz 2 Sätze 2 ff. AO.

(2) ¹Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger – z. B. Mikrofilm – oder auf anderen Datenträgern – z. B. Magnetband, Magnetplatte oder Diskette – aufbewahrt werden (vgl. § 147 Absatz 2 AO). ²Das bei der Aufbewahrung von Bild- oder anderen Datenträgern angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2.1984 (BStBl I S. 155) und den diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS –" (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995 – BStBl I S. 738), entsprechen. ³Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden. ⁴Diese Aufbewahrungsformen bedürfen keiner besonderen Genehmigung. ⁵Für das Lesbarmachen der nicht im Original aufbewahrten Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen ist § 147 Absatz 5 AO zu beachten. ⁶Zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vgl. BMF-Schreiben vom 16.7.2001 – BStBl I S. 415.

(3) ¹Die Mikroverfilmung kann auch auf zollamtliche Belege – z. B. Quittungen über die Entrichtung von Einfuhrumsatzsteuer – angewandt werden. ²Mikrofilmaufnahmen der Belege über Einfuhrumsatzsteuer bzw. Mikrokopien dieser Belege sind als ausreichender Nachweis für den Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 UStG anzuerkennen. ³Dies gilt auch für die Anerkennung von mikroverfilmten Zollbelegen zur Ausstellung von Ersatzbelegen oder zur Aufteilung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs, wenn die vollständige oder teilweise Ungültigkeit des Originalbelegs auf der Mikrofilmaufnahme bzw. der Mikrokopie erkennbar ist.

(4) ¹Die am Schluss eines Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnenden Beträge (§ 63 Absatz 2 UStDV) müssen auch für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zusammengerechnet werden. ²Die Entgelte für empfangene Leistungen des Unternehmers (§ 22 Absatz 2 Nr. 5 UStG) und die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen, die für das Unternehmen bestimmt sind (§ 22 Absatz 2 Nr. 6 UStG), brauchen für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zusammengerechnet zu werden.

(5) Die Verpflichtung zur Aufzeichnung der nach § 14c Absatz 2 UStG geschuldeten Steuer und zur Zusammenrechnung dieser Beträge (§ 63 Absatz 2 Satz 1 UStDV) gilt auch für Personen, die nicht Unternehmer sind (§ 22 Absatz 1 Satz 2 UStG).