Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung, Fragen und Antworten

BMF, Schreiben v. 26.7.2011, IV D 2 - S 7287-a/2010004

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Das vom Deutschen Bundestag beschlossene Steuervereinfachungsgesetz 2011 sieht eine rückwirkende Anwendung der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1.7.2011 vor. Allerdings hat der Bundesrat am 8.7.2011 diesem Gesetz nicht zugestimmt. Die Anrufung des Vermittlungsausschusses wird zurzeit geprüft. Eine rechtssichere Anwendung der vorgesehenen Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung (z.B. Versendung einer Rechnung per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur) ist erst mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 möglich.

Im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens wurde eine Vielzahl von Fragen zur konkreten Ausgestaltung der geplanten Regelung an das Bundesministerium der Finanzen herangetragen. Die Wichtigsten sollen hier in einem Frage-Antwort-Katalog gesammelt und interessierten Bürgern und Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

• Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?
• Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?
• Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?
• Was bedeutet Echtheit der Herkunft einer Rechnung?
• Was bedeutet Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung?
• Was bedeutet Lesbarkeit einer Rechnung?
• Welche Verfahren können für die elektronische Übermittlung von Rechnungen verwendet werden? Können elektronische Rechnungen auch per De-Mail oder E-Post versendet werden?
• Was ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?
• Was ist ein verlässlicher Prüfpfad im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG?
• Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG und der Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens im Sinne des § 14 Abs. 3 UStG?
• Was muss bei der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen beachtet werden?
• Ist es zulässig, eine elektronische Rechnung in Papierform aufzubewahren?
• Ab wann ist die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden? Gibt es eine Übergangsregelung?

Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen?

Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.

Die Rechnungsausstellung ist eine zivilrechtliche Nebenpflicht aus dem zugrunde liegende Schuldverhältnis. Umsatzsteuerlich ist der leistende Unternehmer zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine der Umsatzsteuer unterliegende Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, ausführt. Gegenüber Privatpersonen ist der leistende Unternehmer nur zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn er eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird; ausgenommen sind Dokumente des Zahlungsverkehrs, z.B. Mahnungen.

Was ist eine elektronische Rechnung in Abgrenzung zu einer Papierrechnung?

Es ist vorgesehen in § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG erstmalig eine Definition der elektronischen Rechnung aufzunehmen. Hiernach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax gilt zukünftig als Papierrechnung.

Eine Unterscheidung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird demnach zukünftig nicht mehr erforderlich sein, da Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Dadurch erhöhen sich aber nicht die Anforderungen an Papierrechnungen.

Wann wird eine Papier- oder elektronische Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke anerkannt?

Papier- und elektronische Rechnungen sollen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt werden, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. § 14 Abs. 4, § 14a UStG).

Was bedeutet Echtheit der Herkunft einer Rechnung?

Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.

Was bedeutet Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung?

Die Unversehrtheit...