Elektronische Rechnungen: Prüfpfad als Nachweispflicht

Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung

Grundsätzlich gilt eine Rechnung als echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung immer noch derselbe ist.

Die Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass sich der Inhalt einer elektronischen Rechnung auf dem Übermittlungsweg nicht verändern darf.

Wenn der Unternehmer diese beiden Punkte nachweisen kann, ist die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Das bedeutet u. a., dass der Unternehmer hieraus die Vorsteuer geltend machen darf.

Möglichkeit 1: Technische Verfahren als Nachweis

In § 14 Abs. 3 UStG werden die qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16.5.2001 (BGBl. I S. 876) oder der elektronische Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) genannt. Beide Verfahren sind aufwändig bzw. schwerfällig. Einfacher kann der Nachweis mit einem innerbetrieblichen Kontrollverfahren geführt werden.

Möglichkeit 2: Verlässlicher Prüfpfad als Nachweis

Den Nachweis über die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts muss der Unternehmer mithilfe eines sog. "verlässlichen Prüfpfads" führen. Ein verlässlicher Prüfpfad ist eine Art innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellt.

Im Klartext: Der Unternehmer kontrolliert vom Eingang der Leistung bis zur Bezahlung der Rechnung, ob die erhaltene Leistung mit der in der Rechnung fakturierten Leistung identisch ist.

Im Einzelnen bedeutet dies:

• (Leistungs-)Eingangskontrolle
• Vergleich von Lieferschein und erhaltener Rechnung
• Prüfung der Kontenverbindung auf der Rechnung

Kaufmännisches Rechnungswesen oder manueller Abgleich

Eine innerbetriebliche Kontrolle bzw. ein innerbetriebliches Kontrollverfahren kann der Unternehmer mit einem kaufmännischen Rechnungswesen sicherstellen. Es genügt aber auch, wenn kleine Unternehmen ganz einfach einen manuellen Abgleich vornehmen. Es muss sich nicht um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln.

Eigeninteresse des Unternehmers an innerbetrieblicher Kontrolle

Solche mehr oder weniger ausgeprägten Prüfungsstrukturen und -modalitäten sind i. d. R. in jedem Unternehmen in irgendeiner Form anzutreffen und mussten auch schon vor der Gesetzeserleichterung für elektronische Rechnungen vorgenommen werden, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen. Außerdem: Eine solche innerbetriebliche Kontrolle liegt schon allein im Interesse des Unternehmers selbst, um sicherzustellen, dass

• die berechneten Leistungen korrekt in Qualität und Quantität ausgeführt worden sind,
• der Rechnungsaussteller den abgerechneten Zahlungsanspruch zu Recht hat und
• die vom Rechnungsaussteller genannte Kontoverbindung ebenfalls korrekt und zutreffend ist.

Somit erfüllt eigentlich jeder ordentliche Kaufmann bzw. Unternehmer per se die Nachweispflichten für die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Echtheit der Herkunft.