Verfahrensdokumentation gemäß GoBD

Kurzbeschreibung

Um die Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen zu gewährleisten, muss für alle Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Darin sind Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig aufzuführen (Tz 151 GoBD). Die Verfahrensdokumentation ist Voraussetzung dazu, dass das ermittelte Buchführungsergebnis auch der Besteuerung zugrunde gelegt wird (§158 AO) d.h. kein Raum für Schätzungen des Finanzamts entsteht.

Zielsetzung und Aufbau

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation soll nach Tz 153 GoBD

• eine allgemeine Beschreibung,
• eine Anwenderdokumentation,
• eine technische Systemdokumentation sowie
• eine Betriebsdokumentation

umfassen.

Es geht allgemein um die W-Fragen

• Wo geschieht etwas?
• Was wird geregelt?
• Wie wird es durchgeführt?
• Wer macht etwas?
• Wer führt die Kontrolle aus?
• Welches System kommt zum Einsatz?

und um die Vorlage aller Herstellerangaben zum eingesetzten System.

Erstellen Sie für jede abgrenzbare EDV-Anwendung eine separate Verfahrensdokumentation. Anwendungsbeispiele sind z. B. Umsatzerfassung, Buchhaltung, Belegwesen mit Ablage und Scannen, etc.

Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die anzugebenen Inhalte. Beispielhaft sind dabei mögliche Eintragungen zu einem Kassensystem in der Gastronomie (kursiv) genannt:

Praxis-Tipp

Spalte 3 löschen

Nach der Übernahme der Mustervorlage in Ihre Textverarbeitung löschen Sie die rechte Spalte: Ihre individuellen Darstellungen geben Sie in der mittleren Spalte ein.

Muster

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Allgemeine Beschreibung

Beschreiben Sie kurz Ihr Unternehmen, die Aufgabe, welche bearbeitet werden soll und wer mit der Durchführung an welcher Stelle betraut ist. Abschließend vermerken Sie noch den zeitlichen Rahmen, ab wann und ggf. wie lange die Verfahrensdokumentation gilt. Dies ist besonders wichtig, wenn im Laufe der Zeit neue Programmteile erworben werden oder das Programm ein umfassendes Update bekommt.

Inhalte	Darstellung	Beispiel Gastronomie: Kassensystem
Darstellung des Unternehmens	Name: Spezifikation: Öffnungszeiten	Gasthof Zum Hirschen Speisegaststätte, Café, Pizzeria, Straßenverkauf
Aufgabenstellung der Software	Mit dem DV-System soll(en) bearbeitet werden	Bestellung, Erfassung der Umsätze, Warenbestandfortschreibung Kellner Abrechnungen
Einsatzgebiet	Die EDV wird eingesetzt in/im:	Gastraum: innen, außen, 1. Stock, mit/ohne Stadtfest
Grafiken (fakultativ)	Lagepläne, Ortspläne Flussdiagramm zum Arbeitsablauf	Tischplan
Mitarbeiter	Betraute Personen und deren Aufgaben: Chef: Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3	Name, Vorname, Tagesabschluss der Kassen Name, Vorname, Tresen, Ganztageskraft Name, Vorname, Kellner, Aushilfe Name, Vorname, Buchhaltung, Erfassen der Umsätze in Bh
Fortschreibung der Verfahrensdokumentation	Diese Version ersetzt die V. vom Diese Version beschreibt	TT.MM.JJJJ den Einsatz der neuen Kasse ab Programmversion 4.0

Anwenderdokumentation

Benennen Sie hier Ihr Datenverarbeitungssystem und stellen es nach den folgenden Kriterien dar. Sofern vorhanden, legen Sie auch Kopien der Arbeitsanweisungen an das Personal bei.

Inhalte	Darstellung	(Beispiel Gastronomie: Kassensystem)
EDV-System	Der Name des Systems lautet:	Kasse XY
Komponenten / Module	Das System umfasst:	Eigentliche Kasse 4 Orderman 4 Ladestationen Schlüssel (1 Administrator, 4 Mitarbeiter, ) PC-Anschluss, WLAN-Zugriff …
Umsetzung	Eigene Hardwaresystem / Cloud / externer Dienstleister Aufbewahrungsort Inland / EU Drittstaaten	Wo steht die Hardware, wo der Server, wo das Archiv? Bei Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist eine Zustimmung des Finanzamts erforderlich § 146 Abs. 2b AO
Einsatzzeitraum	Produktivsystem von .. bis Archivsystem von ... bis Systemwechsel am : .... Migration:	Nach einem Systemwechsel muss das alte System grundsätzlich 5 Jahre zwecks Datenzugriff vorgehalten werden. Danach genügt es die Daten lediglich auf Datenträger vorzuhalten (Z3-Zugriff) (vgl. § 147 Abs 5 Satz 4 AO)
Handbücher	Vorhandene Handbücher:	Schnelleinstieg Bedienungsanleitung Programmieranleitung Kontakt Servicepoint, Helpdesk
Programmfunktionen	Einloggen / Ausloggen:mit Passwort ?! Wirkung Steuerschlüssel:	Mit Passwort? Umsatzsteuer 7 % 19% Storno Trainingsmodus, Übungsspeicher
Zugang	Die Zugangskontrolle wird gewährleistet mittels:	Zimmerschlüssel Passwörter, bzw. Aufbewahrungsort Schlüsselsysteme für Zugriff (Chef, Mitarbeiter ….)
Liste der vorhandenen Dateien und Daten	Stammdaten Bewegungsdaten Dateien Schnittstellen Datenzugriff, -export Maschinelle Auswertungen, Reports: Festschreibung Darstellung von Stornos:	Betrieb, Produkte, Kellner, … Umsätze 19% / 7% , … Tagesumsätze, Warengruppen, Kellnerumsätze Tischumsätze, … USB, Kabel: HDMI, WLAN, … Zugangspfad, Programmaufruf Standardisierte ...