Im Geschäftsverkehr ist es auch üblich, dass eine Partei (oder beide Parteien) bereits mündlich getroffene Vertragsabreden, aber auch sonstige Vereinbarungen, nachfolgend in einem sogenannten kaufmännischen Bestätigungsschreiben, das Beweiszwecken dient, schriftlich bestätigt. Es entspricht einem Handelsbrauch, dass der Empfänger eines solchen kaufmännischen Bestätigungsschreibens unverzüglich widersprechen muss, wenn er den Inhalt des Schreibens nicht gegen sich gelten lassen will. Nimmt der Empfänger das Bestätigungsschreiben widerspruchslos hin, kommt der Vertrag mit diesem durch sein Schweigen bestätigten Inhalt zustande. Diese Grundsätze können ausnahmsweise auch für geschäftsgewandte Nichtkaufleute gelten, wenn sie "wie Kaufleute" am Geschäftsverkehr teilnehmen, also eine entsprechende Betriebsorganisation aufweisen und die kaufmännischen Verkehrssitten kennen.
Abzugrenzen ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben von einer bloßen Auftragsbestätigung, wobei hier nicht die äußere Bezeichnung entscheidend ist, sondern das, was inhaltlich mit dem Schreiben zum Ausdruck gebracht werden soll:
| Kaufmännisches Bestätigungsschreiben |
Auftragsbestätigung |
... gibt einen nach Auffassung des Absenders bereits zuvor geschlossenen Vertrag wieder; hält getroffene Absprachen schriftlich fest; wird durch Schweigen verbindlich. |
... ist die Annahme eines vorangegangenen Angebots (des "Auftrags") bzw. ihrerseits ein neues Angebot, wenn der "Auftrag" unter veränderten Bedingungen bestätigt wird. |
Die Wirkung des kaufmännischen Bestätigungsschreibens umfasst auch darin enthaltene kleine Änderungen oder Ergänzungen, wenn der Empfänger nicht widerspricht. Dagegen kommt der darin fixierte Vertrag nicht zustande,
- wenn der Bestätigende das Verhandlungsergebnis bewusst unrichtig wiedergibt oder
- wenn die Bestätigung so weit ab vom tatsächlich Verhandelten liegt, dass der Absender vernünftigerweise nicht mit dem Einverständnis des anderen rechnen konnte und durfte.