Vertriebscontrolling: Mit Excel die richtigen Informatio ... / 3.1 Die Datenverwaltung

Der im Tabellenblatt "Daten" vorgegebene Aufbau muss exakt eingehalten werden, damit die Verknüpfungen in den Auswertungsbereichen auch funktionieren. Veränderungen daran müssen sehr vorsichtig vorgenommen und in ihren Auswirkungen intensiv geprüft werden.

Die Dateninhalte

Der Datenbereich enthält für jede Bewegung, die einen Kunden und einen Artikel betrifft, einen Eintrag. Stammen die Daten aus der Fakturierung, entspricht dieser Eintrag einer Position in der Rechnung. Werden Daten aus der Lieferscheinschreibung verwendet, ist jede Zeile im Datenbereich eine Position aus dem Lieferschein. Bestimmend ist die Kunden/Artikel-Beziehung, die für die weiteren Auswertungen abgefragt wird. Jede Zeile enthält Angaben zum Kunden und zum Artikel (s. Abb. 1):

• Kundennummer und Kundenname identifizieren den Kunden, der den folgenden Artikel bezogen hat. Dabei dient die Kundennummer der Identifizierung durch die Excel-Tabelle, der Kundenname wird für das Erkennen des Lesers der Auswertung eingefügt.
• Artikelnummer und Artikelname identifizieren das Produkt, das der Kunde dieser Position gekauft hat. Wieder gilt: die Nummer identifiziert für die Tabelle, der Name für den Menschen.
• Belegnummer und Belegdatum bezeichnen den Vorgang, der zu dieser Buchung geführt hat. Das kann eine Rechnung, ein Lieferschein, ein Warenausgang oder ein anderes Datum sein. Die Belegnummer wird im Folgenden nur benötigt, um Unstimmigkeiten im Datenbereich klären zu können. Das Belegdatum dient der Zuordnung zum Zeitfenster.
• Neun Auswertemöglichkeiten sind im Standard vorgegeben. Es wird eine Kundengruppe erfasst (in Abhängigkeit vom Kunden), eine Artikelgruppe (abhängig vom Artikel) und ein Verkaufsbereich (wieder abhängig vom Kunden). Außerdem bietet die Tabelle die Möglichkeit, bis zu vier individuelle Merkmale zu erfassen und automatisch auszuwerten.
• Menge und Nettowert Stück enthalten die Werte, die für diesen Beleg, diesen Kunden und diesen Artikel gültig sind. Es wird also festgehalten, wie viel und zu welchem Wert geliefert wurde. Gutschriften werden mit negativem Wert oder negativer Menge dargestellt, auf keinen Fall mit zwei negativen Werten, da sich sonst bei der Multiplikation wieder ein positiver Wert ergibt.
• Die Herstellkosten pro Stück werden erfasst, um einen Deckungsbeitrag errechnen zu können. Bei Handelswaren werden hier die Anschaffungskosten eingetragen. Verfügen Sie nicht über diese Werte, lassen Sie die Spalte einfach frei. Sie können die dazugehörenden Spalten in den Auswertungen später einfach ausblenden.

Abb. 1: Der Datenbereich als Quelle für Ihre Auswertungen

Hinweis

Individuelle Kriterien können sowohl artikelbezogen (z. B. Leistung von Geräten, Farben, Lieferland …) als auch kundenbezogen (Branche, Kundengröße …) sein. Auch ereignisabhängige Kriterien sind denkbar. So kann z. B. für Messeaufträge ein Kennzeichen gesetzt werden. Dann ist später eine Auswertung nach der Höhe der Messeaufträge pro Kunde oder Artikel möglich.

Die folgenden 4 Felder Menge im Zeitfenster, Wert im Zeitfenster, Herstellkosten im Zeitfenster und Deckungsbeitrag im Zeitfenster entstehen automatisch, wenn im Blatt Zeitfenster Werte für die Auswertung eingetragen werden.

Der Deckungsbeitrag wird errechnet, indem vom Nettowert die Herstellkosten abgezogen werden. Die Wertfelder im Zeitfenster sind bereits auf den Positionswert bezogen und jeweils mit der Menge multipliziert. Das erleichtert die spätere Verwendung in den Auswertungen.

Die Erfassung

Die Excel-Tabelle kann manuell erfasst werden. So wird z. B. der Außendienstmitarbeiter seine Tabelle füllen, indem er die Daten von seinen Rechnungs- oder Lieferscheinkopien erfasst. Es ist einleuchtend, dass die manuelle Erfassung zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Daher ist sie nur für geringe Datenmengen z. B. auf der Ebene der einzelnen Außendienstbereiche zu empfehlen.

Besser ist die automatische Integration der Daten über eine Schnittstelle aus dem ERP-System. Moderne IT-Systeme verfügen über standardisierte Schnittstellen, die Daten zu Office-Anwendungen ausgeben können.

Abb. 2: Import von Daten

Eine solche Schnittstelle zwischen dem ERP-System und der Tabelle zum Vertriebscontrolling kann dauerhaft eingerichtet werden. Damit werden regelmäßig und zuverlässig die Daten für die Auswertungen aufbereitet. Der Erfassungsaufwand entfällt, Fehler werden vermieden.